第一講：圖書館組織

1. 組織的意義

定義：藉由分工合作和分層負責，達到一定目標而組成的集合體

1-1 圖書館組織：

• 目標：滿足社群對圖書館需求
• 組成：人員和各種文獻資源
• 活動：透過該系統行動、履行職責、相互協調

1-2 構成基本要素：

1. 共同目標：共同的目標和目的
2. └─活動目的：組織活動在實現共同的目標和任務。
3. 規則組成：按一定規則組成的有機的整體
4. └─職權分工： 組織內部有不同層次的分工與合作， 有明確的責任與權力。

1-3 圖書館組織模式(可能會考)：

• 二分式：讀者服務部、技術服務部
  
  
• 三分式：加上行政部
  
  

2. 組織的設計

2-1 組織結構的原則(6點) (可能會考)

1. 專業分工
   1. 優點：專一有效、不浪費、易訓練
   2. 缺點：不人性
2. 指揮統一化：
   1. 一個部屬→一個上司
   2. 優點：簡單、適用廣
   3. 缺點：缺乏彈性
3. 控制幅度 (管理幅度) (可能會考)
   也就是上司必須管理的職責範圍。上司的部屬愈多，控制幅度就必須越廣；反之，上司人數多，組織就可以分成很多層，於是所分配的部屬較少，控制幅度就越少 。

   組織型態	控制幅度	層級
   Tall，高的	小	多
   Flat，平坦的	寬	少

4. 職權與職責
   1. 在一個管理職位上所擁有的權利
   2. 由上往下授與下階層的管理人，給予其特定的權利
      
   3. 可發號施令並預期號令會被遵守
      直線職權：賦予管理者指揮部屬工作的職權，從組織最高層延伸到最底層 chain of command
      
   4. 限制其在特定的規定內運作
      職責(Responsibility)：被授予職權者，同時必須負起相當義務去執行。
5. 集權與分權
   1. 種類(5)：
      • 強制、獎賞、法制
      • 專家、參考
   2. 如何建造權力基礎？
      1. 尊敬他人
      2. 建立權力關係
      3. 拓展交際
      4. 控制重要資訊
      5. 增進年資
      6. 建立階段權力
6. 部門化
   1. 5種部門化 (可能會考)
      1. 功能(functional)：直接反應組織的目標與活動
         
      2. 產品別(product)=獨立化：各部門可獨立運作
         
      3. 顧客別(customer)=需求別：專業分工
         
      4. 地區別(geographic)：顧客分布廣大
         
      5. 流程別(process)：顧客流動為主，圖書館可由「人」及「文獻(書)」分成兩種處理程序
         
   2. 圖書館組織部門化
      1. 依功能分：採購、編目、流通
      2. 依服務性質分：讀者、技術服務。
      3. 依讀者分：兒童閱覽室、研究圖書館。
      4. 依位置分：如總館、分館。
      5. 依學科分：如醫學圖書館、法律圖書館。
      6. 依資料分：如視聽資料、期刊資料。

2-2 組織設計的發展趨勢

2-2-1 集中 vs. 分散(可能會考)

	優點	缺點
集中式 (總館)	資源集中、開放時間長 減少重覆 有利跨學門 協調方便	結構複雜 →精選圖書 無法應付分散讀者 →網路化、通訊便利
分散式 (分館)	性質特殊、單獨設立 →針對需求，專業服務 接近分散地區讀者	資源量小、經費不足 重複浪費 不便跨學門 難以協調

2-2-2 機械式組織 vs. 有機式組織

	機械式	有機式
1. 階層關係	嚴謹的(單一方向)	合作的(多個方向)
2. 工作分工	僵固的	可調整的
3. 規定	繁雜的	簡明的
4. 溝通管道	正式化的	非正式的
5. 決策權	集中式	分散式
6. 結構	較深的	較扁平的

2-2-3 影響組織權變的因素

1. 組織策略
   1. 組織策略和組織結構應緊密連結
   2. 差異化策略→追求創新
      成本領導策略→穩定和效率
2. 組織的規模：
   大型組織與小型組織的差別
3. 資訊技術
   1. 例行性科技→標準化
      非例行科技→有機式
   2. 圖書館的結構該是標準化？有機式？(可能會考，申論題，請依照例行性科技與非例行性科技，搭配上面的機械式與有機式比較來發揮)
4. 環境
   1. 機械式的組織→穩定環境
   2. 有機式的組織→動態和不確定環境

2-2-4 組織設計的應用

1. 單純式結構
   1. 分工和正式化程度低，但集權程度高的組織。
   2. 扁平組織，經營和所有權是同一人。
   3. 好處：快速、彈性、維持成本低、 責任清楚。
   4. 缺點：只有小型組織才有效。
   5. 風險：所有決策一肩扛
2. 科層體制
   1. 科層體制源自功能及產品部門化
   2. 優點：工作專精化所帶來的好處、產生規 模經濟的好處、降低人員和設備的重覆、使員工感覺自在，“說相同的語言”。
   3. 缺點：缺乏追求最高利益的洞察力、沒有人為最終的結果負責，見樹不見林。
3. 產品化分工部門 (可能無法直接連結產品與獨立化這兩個概念，所以要注意一下)
   1. 每個部門都可以獨立運作，不需要其他部門合作
   2. 優點：部門可以直接產生結果。
   3. 缺點：活動和資源的重覆浪費。
      
4. 矩陣式結構 (可能會考)
   按工作或生產的需要分成若干的方案(project)或產品(product)小組，各由一位組長負責
   
   
   1. 優點：促進複雜且獨立專案間的協調、同時維持功能式專家集中的經濟規模。
   2. 缺點：產生混淆情況、員工不知該向那位主管報告
5. 團隊結構
   1. 由工作小組(groups)或團隊(teams)組合的組織設計
   2. 將功能式部門中的專家, 指派到一個或多個專案, 由專案經理來領導的組織設計。
6. 無邊界組織

3. 組織發展 (≒企業流程再造) (這是作業，通常不會考)

定義(6項)

1. 一個有計劃的介入過程。
2. 用在整個機構的發展上。
3. 由最高主管親自主持。
4. 是使用行為科學方法的一種行動研究。
5. 目的在促進機構的自我更新，以提高機構的效率和增進機構的健康。
6. 為改變一個機構的信念、態度、價值觀和結構等所採用的一種複雜的教育策略。
   

流程 (7項)

1. 開端
2. 定約
3. 資料收集
4. 診斷
5. 反饋
6. 介入
7. 評估

4. 圖書館組織

目的與功能：圖書館法第九條 (10項)

• 圖書資訊之採訪、編目、典藏
• 閱覽、參考諮詢、資訊檢索
• 文獻傳遞、推廣輔導、館際合作、特殊讀者服務

特點(5項) (可能會考)

1. 不營利、不利益取向：服務不營利，提供不利益取向的的服務
2. 供應引導、個人持續：扮演供應及導引的角色，提供個人化的、持續性的專業服務。
3. 結構嚴謹、難以改變：由長久歷史而形成的觀念，表現 在其功能和方法等方面，組成一嚴謹的組織結構，怯於改變。
4. 資料與讀者、取向矛盾：既重文獻亦重讀者，以致困於資料取向與讀者取向的矛盾。
5. 非獨立機構：為上級機構的附屬單位，而非獨立機構。居於附屬地位，承受上層或外界的壓力。

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第一講 可能會考的整理

請敘述圖書館組織模式的種類。

• 二分式：讀者服務部、技術服務部
  
  
• 三分式：加上行政部
  
  

請敘述組織結構的原則。

1. 專業分工：有效率、不浪費、低成本，但不人性
2. 指揮統一化：一個部屬直屬一個上司，但缺乏彈性
3. 控制幅度：依照上司管理範圍不同，組織型態會有高的跟平坦的差別
4. 職權：管理職位的權利，由上層授予但被限制，可預期其命令會被遵守
   職責：被授予者必須負起執行義務
5. 集權與分權：權力授予程度不同的問題
6. 部門化：分成功能、產品別、顧客別、地區別、流程別

請敘述部門化的種類，以及圖書館組織部門化的類型

1. 功能(functional)：直接反應組織的目標與活動，如：採購、編目、流通
   
2. 產品別(product)或獨立化：各部門可獨立運作，如：讀者、技術服務，或是視聽資料、期刊資料。
   
3. 顧客別(customer)或需求別：依照需求專業分工，如：兒童閱覽室、研究圖書館，或是醫學圖書館、法律圖書館。
   
4. 地區別(geographic)：因應分布廣大的顧客，如：總館、分館。
   
5. 流程別(process)：顧客流動為主，圖書館可由「人」及「文獻(書)」分成兩種處理程序。
   

請比較組織設計中集中與分散的差別

	優點	缺點
集中式 (總館)	資源集中、開放時間長 減少重覆 有利跨學門 協調方便	結構複雜 →精選圖書 無法應付分散讀者 →網路化、通訊便利
分散式 (分館)	性質特殊、單獨設立 →針對需求，專業服務 接近分散地區讀者	資源量小、經費不足 重複浪費 不便跨學門 難以協調

請問圖書館組織有哪些特點？

1. 不營利、不利益取向：服務不營利，提供不利益取向的的服務
2. 供應引導、個人持續：扮演供應及導引的角色，提供個人化的、持續性的專業服務。
3. 結構嚴謹、難以改變：由長久歷史而形成的觀念，表現 在其功能和方法等方面，組成一嚴謹的組織結構，怯於改變。
4. 資料與讀者、取向矛盾：既重文獻亦重讀者，以致困於資料取向與讀者取向的矛盾。
5. 非獨立機構：為上級機構的附屬單位，而非獨立機構。居於附屬地位，承受上層或外界的壓力。