設備組不是支援，而是前線

12月 15, 2007 政大圖檔 , 活動籌辦 3 Comments Edit Copy Download

今天的研討會當中，我擔任設備組的四位組員之一，負責名牌、報名表、議事規則、海報──之外的所有關於設備的事務。

會後跟同組的組長聊到這件事情，有學長說：「設備組只要在後面看著就好啦，很輕鬆的。」可是我們卻很難以想像可以如此。

本所研討會一年也不過兩三回，能參與研討會的最前線工作的人更是難得，所以我想在此紀錄一下工作的經驗。

週五的研討會，週四是場地佈置，設備組的工作從週三開始檢查電腦，我是從週一就開始準備AP了。

研討會會使用的設備大致上分成三種：一種是播放投影片用的筆記型電腦，另一種是場地環境，還有拍照與攝影。

一台筆電主要使用、另一台筆電是備用，我還打算再借一臺當作第三備用機(上一次的兩台筆電一起當機讓我觸目心驚難以忘懷)，筆電桌面清空、擺置好講者的投影片、錄影錄音軟體及設備確認完畢、架設好無線網路、測試播放及錄影，這樣就完成了筆電的準備工作。不難，只是花時間。

熟悉場地環境的操作方面，這次的研討會只需要無線麥克風兩支、操控投影機、螢幕升降、燈光控管即可。由於國際會議廳的操作系統略嫌複雜，另一個人聽過就搞混了，還好我還記得怎麼操作。

這次特別架設了場內與場外兩台無線基地台(學長，這真的不叫做強波器)，受到管理者林先生的稱讚，這也是上一場所記取的教訓。

拍照與攝影就不詳講了，我認為攝影組是最機動的單位，儘管沒有拍照的時候希望能來支援，但是卻不能因為有工作而錯過拍照的時機。

如果你認為完成上面這幾個前置作業，設備組就可以高枕無憂的話，那你就錯了。我現在就告訴你，為什麼設備組是前線而不可以躲在背後的原因。

首先老師在前一天場佈的時候臨時要求另外展示系統，考量到時程與場地變更等因素，我們在主要投影螢幕旁架起了小型的螢幕，並且另外架設一組筆電與投影機。當然，那台筆電上老師要展示的系統是要先開好的，這是應該做的。

然後會場外所長要求要用兩台電腦作系統展示，為求門面漂亮，這展示畫面可花了我一番心力去做(雖然我不否認這是興趣XD)。最後聽說使用率不高，那也無話可說。

每場講者要開講之前，設備組必須幫講者設定並確認好錄影錄音、開啟投影片、教導講者該如何使用投影筆、然後幫他按下錄影鍵並讓他開始演講。要知道每場次之間的間隔很短，所以常常是趁主持人一邊在介紹講者的時候，設備組必須要在短時間之內完成上列的動作。

即使是講者開始演講之後，也會遇到許多設備上的問題，像是切換投影片切不過去(在此勸大家投影片不要濫用特效，每次都是因為這樣而成為當機元兇)、網頁因為編碼或其他緣故打不開、無線麥克風沒有電源什麼的。有這些隨時都可能發生的問題，怎麼可能可以讓人安心地到場外去散步聊天呢？

接著是燈光管控，這算是國際會議廳設計不良，燈光的關閉距離講台非常遠且不集中，所以得另外派人手去控管燈光，而且每一場都要控制：在主持人介紹與問題討論的時候開燈，在投影片播放的時候關燈。

最後是這場研討會最讓人欣慰的地方：沒有講者要求更換投影片或是要使用自己的筆電。請想像一下這種慘狀，在極短的場次切換時間內，你還要另外換投影片、架設筆電，得讓臺下近百名觀眾看著你作業，這場景豈不尷尬至極？

上述這些問題，全部都不會找其他組負責，而是找設備組。

而我們設備組，扣去場外看顧電腦(因為是臨時找來的學長，所以也不熟悉狀況)與攝影人員，僅有兩人。

提心吊膽地看著一次又一次的意外接連發生，這種讓人得繃緊神經去待命的前線工作，十分累人。

我再強調一次，僅有兩個人。

我並不是很喜歡被說「因為你知道怎麼操作電腦所以只能你來作設備組」的這種逃避學習的理由。但實際上，身邊還是會有這種人的樣子。

不過最大的問題應該還是出自於自己對別人的不信任感，事事都自己來的結果，當然就是這種下場。

本來在籌備會時不希望當組長的自己，結果最後還是在做像是組長的工作。

該說是活該嗎？