我的論文備份策略：Dropbox
Dropbox是一個知名的免費雲端檔案同步工具，他能滿足我對於檔案備份的多個需求，包括全自動、雲端、版本備份。一開始帳戶提供了2GB的空間，可以再透過完成開始教學動作(+250MB)、註冊學校信箱(+512MB)、邀請其他使用者(+256MB每人/+512MB每學生)，最大可以到18.3GB的免費空間。
其實我自己也是希望能夠推薦這個好工具給大家使用，並且藉此提昇自己的Dropbox容量XD 如果你看完這篇介紹之後也想開始使用Dropbox，請多多使用我的邀請連結喔！
備份的需求
在介紹Dropbox之前，有一個問題是需要先思考一下：究竟你認為理想的備份策略是什麼呢？一般來說，備份的目的在「一旦資料遺失或損毀時，還可以很快地取得原來或最近備份的資料，讓工作可以繼續正常地進行」。長時間與電腦共處，以電腦作為主要生產工具的人都知道，電腦其實比想像中的更容易故障！重要的資料不僅要備份，還要透過雲端服務異地備份，更要自動化進行。
我撰寫論文期間很長，為了避免資料遺失，備份是必要的工作。我的論文資料不僅包含單純的Microsoft Word檔案，還有為了論文撰寫的大量網頁程式、圖片、各種規劃資料、還有寫這個Blog使用的Windows Live Wrtier程式與草稿。資料夾不僅分散各處，還會時常更改。如果要以手動方式進行備份，每次都會是相當浩大的工程。
基於以上情況，我將備份的需求歸納為以下四點：
備份要自動進行
我撰寫論文的工作日日夜夜都不斷進行，常常做到興頭上就忘記還需要進行備份作。儘管聽說有人會利用Gmail寄信來備份各版本的文件，但是像我論文的資料這麼多，每次要壓縮、上傳來進行手動備份，就會花去相當多的時間。而且由於資料眾多，手動備份顯然不是個好方法。
能夠以排程或是自動偵測的方式進行的備份功能，才能真正地讓你「幾乎忘了他的存在」，也是我選擇備份策略時第一個考量的重點。
透過雲端服務達到異地備份
有人會將資料複製到隨身硬碟中保存，可是日前就有人的筆記型電腦跟備份硬碟一起被偷的新聞，這也告訴我們異地備份的重要性，換句話說，就是「雞蛋(電腦)不要放在同一個籃子(地方)」的道理。
雲端服務是達成異地備份的方法之一。透過網際網路來將資料保存在不同地方的電腦中，即使資料在其中一台電腦的毀損或遺失，另一台電腦仍能保有最新的資料。使用雲端的先決條件就是要時常連上網際網路，而現在撰寫論文、程式時通常都需要開啟網際網路來查詢資料，也就是說，進行工作與備份檔案都會需要利用網際網路進行。沒有網路就不想工作啦 。(誤)
多資料夾備份
我的論文相關重要資料分散在電腦的各處：論文本文會放在桌面的資料夾中、程式會擺在伺服器的運作資料夾、Firefox的Zotero書目資料放在Firefox的資料夾底下。因為需要備份的資料太過零散，手動備份會非常地麻煩，因此需要工具來協助。
其實大部分的檔案同步服務都可以設定多資料夾來進行備份，而Dropbox搭配Dropbox Folder Sync之後，也能提供多資料夾備份的功能。
多版本備份
一般檔案同步的功能通常是做到更改、刪除時即時地變更各地的檔案。然而，這個特色也有個盲點：當你一不小心把檔案刪除或甚至是把檔案內文清空並儲存時，各個同步的資料也跟著一併刪除或清空，造成無法挽回的悲劇。這是自動化備份先天的限制，使用的時候必須要有所認知。
然而為了避免發生這個窘境，Dropbox的一大特色在於多版本的備份。每次Dropbox在備份資料時，都會在遠端空間上保存舊版本的資料，30天內的變更資料都會完整保存，方便你將資料隨時還原到之前儲存的任一版本。連異塵行者也是因為Dropbox的版本備份救了他的一命而對此讚揚不已。
本篇介紹的Dropbox幾乎可以滿足四點備份的需求，操作也相當地簡單。因為Dropbox全自動的關係，所以安裝完、設定完之後就可以放著讓他自動運作，非常方便！
介紹Dropbox的相關文章
網路上介紹Dropbox的文章非常地多，因為大家介紹都很詳細了，所以這一篇我也就不做太多圖文細節介紹。以下大概介紹一下各篇所寫的重點：
入門篇
- 免費資源網路社群的「Dropbox – 超實用！免費網路文件備份、同步與分享工具！」：入門者必看！下載Dropbox工具、註冊、安裝的細節教學。
- 重灌狂人的「用Dropbox交換超大檔案，不要再用MSN傳檔了！」：下載、安裝Dropbox工具的細節教學，最後是分享連結的介紹。但是因為Dropbox上傳速度很慢，所以我認為用來作為即時傳檔來說是很不實用的。
- 高登工作室的「免費的雲端檔案儲存服務 Dropbox」：介紹Dropbox的特色，包括檔案儲存與同步、檔案共享、線上備份、網頁存取、安全隱私、手機行動裝置存取。
空間加大篇
- 高登工作室的「如何加大 Dropbox 的容量至 10.25GB」：透過完成Dropbox的開始教學、分享邀請連結(就像開頭我在做的事情XD)來加大你的Dropbox空間。
- 免費資源網路社群的「讓 Dropbox 提升容量到 18.3 GB！」透過認證學生信箱身分，讓Dropbox再度上升！
其他應用篇
- 電腦玩物的「Dropbox Folder Sync 打破Dropbox限制，同步任意位置多資料夾」：利用Dropbox Folder Synx來備份多個資料夾。
- 電腦玩物的「Dropbox 今天救了我一命：已刪除檔案救援與舊版本資料還原」：介紹Dropbox多版本備份的功能。
- PCuSER電腦人的「Dropbox加強版外掛，讓任何人都能上傳檔案給你」：利用AirDropper讓你的Dropbox提供讓別人上傳的功能。
Dropbox檔案同步運作介紹
Dropbox最重要的仍然是檔案同步的功能，然而並不是每個人都有「檔案同步」的概念，所以在此先從整體的運作架構來介紹。
Dropbox的運作大致上可以分成三個部分：遠端空間Dropbox、本地端儲存資料夾My Dropbox、以及連結兩端的Dropbox工具(需要安裝在本地端電腦上)。其中本地端就是指你的電腦主機、筆記型電腦、或是智慧型手機。基本的檔案同步運作步驟如下：
- 使用者將要備份的資料存在本地端My Dropbox資料夾中。
- Dropbox工具會透過網路自動地確認My Dropbox的資料更新狀況。
- 本地端較新的資料會上傳到遠端空間Dropbox。
- 本地端將較舊的資料從遠端空間下載回來更新。
透過Dropbox工具時常地確認本地端與遠端空間的資料，不論你在哪一台電腦/手機/筆電編輯，只要他們時常跟Dropbox保持連線，就能你的資料一直保持在最新的狀態。當然，這個前提是要必須時常保持網際網路連線，或是在要更新時進行連線才行。
Dropbox工具
- 下載Dropbox
- 安裝教學：免費資源網路社群的「Dropbox – 超實用！免費網路文件備份、同步與分享工具！」
- 如果可以的話，請先透過我的邀請連結來註冊Dropbox的帳號，再安裝Dropbox工具吧。
不同的作業系統或環境都有各自的Dropbox工具。目前Dropbox提供了電腦的Windows、Mac、Linux(包括Ubuntu、Fedora兩種發行版)、手機(iPhone、iPad、Android、Blackberry)，支援範圍非常廣泛。Dropbox的安裝方式非常簡單，你也可以看免費資源網路社群的圖文介紹來了解個大概。
安裝Dropbox工具的同時，也會協助你上網註冊Dropbox帳號、建立遠端空間，並且配置本地端儲存資料夾My Dropbox。
我習慣將My Dropbox放在桌面上，方便配置與找尋資料。
Dropbox工具安裝完成之後會常駐在系統當中，以Windows來說就是會放在右下角的通知列。點選右鍵可以看到快速功能以及目前空間的使用狀況。
安裝完Dropbox工具、配置好My Dropbox資料夾之後，基本上就可以讓他放著自動去進行同步備份工作而不需要理會了。
本地儲存資料夾My Dropbox
當資料夾被設為My Dropbox資料夾之後，裡面的檔案在左下角都會有特殊的標誌。綠色打勾表示已經同步、藍色箭頭表示同步中，此外還有一些其他顏色的標示，但只要確認這些檔案都有綠色打勾，就表示同步狀況正常。
你可以將任意的檔案放入My Dropbox資料夾，讓Dropbox幫你進行檔案同步的動作。但是Dropbox只會備份My Dropbox一個資料夾的限制實在是很不方便，這時候就要借助Dropbox Folder Sync這個強大的小工具來達到多資料夾備份的目的，讓你不需要變更原本電腦中的資料架構也能進行備份。
- Dropbox Folder Sync
- 檔案下載：Dropbox Folder Sync Version 1.2.1 (SkyDrive備份)
- 僅適用於Windows XP以上，NTFS格式的硬碟中使用
- 電腦玩物的「Dropbox Folder Sync 打破Dropbox限制，同步任意位置多資料夾」介紹。
上圖在我的My Dropbox中，「kals」是位於網頁伺服器中的程式檔案資料夾、WindowsLiveWriterPotable是位於Program Files的資料夾，這些都是透過Dropbox Folder Sync來進行連結的資料夾。關於Dropbox Folder Sync詳細的安裝與配置方式，就請看電腦玩物的介紹吧。
Dropbox Folder Sync功能非常重要，事實上我也是發現它之後才真正使用Dropbox來進行備份。畢竟像是程式之類的檔案都有既定的架構配置，不可能隨意把它改名叫做「My Dropbox」，而各種需要備份的資料混在同一個My Dropbox資料夾裡也是不方便管理。所以多資料夾備份也是我認為檔案備份的需求之一。
遠端空間Dropbox
當你擁有Dropbox帳號之後，你就可以到Dropbox的網站上去瀏覽、取用你同步的所有資料。遠端空間的資料會跟你本地端My Dropbox中的資料完全相同，一般情況下是不需要開啟遠端空間，只要在My Dropbox管理檔案即可。不過，就算你不使用檔案同步功能(沒有My Dropbox)，你還是可以把它當成一個2GB以上的免費空間使用。
在Dropbox網站的遠端空間網頁介面中可以進行檔案分享、版本控制、回溯已刪除資料等動作。上圖即是我的備份檔案之一「KALS UML規劃.uml」的各個版本，每次我存檔的版本Dropbox都鉅細靡遺地把它備份下來，最短甚至一分鐘內就是一個版本。每當我檔案誤刪、誤改時，我都可以在此輕易地將檔案還原到之前版本，非常方便。
桌上型電腦、筆記型電腦同步備份工作
我大部分時候是在桌上型電腦工作，但是有時候需要出遠門去處理事情，這時就會帶著筆記型電腦出門。我在桌上型電腦跟筆記型電腦都配置了Dropbox，甚至利用Dropbox Folder Sync將多個資料夾都配置完畢。這樣子我在桌上型電腦撰寫的程式可以利用Dropbox輕易地同步到筆記型電腦中，讓我即使出門也可以用桌上型電腦的資料來繼續撰寫；而要切換回原本的桌上型電腦時，也一樣透過Dropbox來將筆記型電腦中更新後的資料存回桌上型電腦。
更重要的是，檔案同步都是全自動進行，我不用考慮現在使用哪一台電腦才是最新的資料，我需要的只是花點時間讓Dropbox連上網路進行同步作業而已，這才是理想的檔案同步策略啊。
結語
這篇的目的是在介紹我如何使用Dropbox來備份我的論文資料，許多操作上的細節或是Dropbox的其他功能，就請你參考上述整理的文章連結吧。
最後如果你覺得Dropbox很棒，也想跟我一樣用Dropbox備份你電腦中的資料的話，也請多多利用我的邀請連結來註冊一個Dropbox玩玩吧XD
