雲端同步待辦事項工具：RTM + Astrid

5月 05, 2011 電腦軟體 , Android , OS/Android 4 Comments Edit Copy Download

你有在用待辦事項(todo)嗎？以往大家常常會拿個3M浮貼紙，貼在顯眼的書桌旁；或是拿個隨身記事本，把待辦事項記著、劃掉。現在時代來到了電腦、網路、智慧型手機，以及雲端服務的技術盛行，我也打算使用電腦與手機來處理待辦事項。經過一番研究，最後我找到的方案是以知名的RTM (Remember The Milk)跟Android上的軟體Astrid來搭配的雲端同步待辦事項工具。

記得喝牛奶：Remember The Milk (RTM)

• Remember The Milk

Remember The Milk，簡稱RTM，這是一個非常知名的「待辦事項」網頁服務。基本使用是免費的，只要透過網路連上RTM的網頁，就能夠像是Gmail一樣地簡單使用。只有需要透過手機同步需求的人才要付費購買額外的服務。

豐富的功能

RTM的功能之豐富，根本就不只是拿來應付「記得喝牛奶」這種小事情。舉例來說，RTM除了清單、地點、3等級的優先順序、筆記（多行的任意純文字記事）、日期提醒（跟Google行事曆整合）等基本功能之外，還有可離線使用、多重筆記、標籤分類、延期、清單封存等很棒的功能可以使用。特別是多重筆記功能，允許一項待辦事項記錄多篇筆記，這對我來說實在是太重要了。另一項隨著Gmail而廣為人知的Google Task只有RTM的基本功能水準，無法滿足我的需求。

附帶一提，RTM並沒有夾帶附檔的功能。儘管RTM能夠附上純文字的筆記，但是他並沒有提供像是ProducteeV的附檔功能。這部份似乎已經超過了一個待辦事項服務基本的能力，就算是ProducteeV也只有提供100MB的空間，其實也不是很堪用。我通常會利用Google Doc、SkyDrive或Dropbox的Public Link來保存待辦事項的檔案，然後將檔案的網址記錄在RTM中方便查閱。

同步付費限制

儘管RTM功能豐富，但是它僅能靠電腦網路連線使用，對手機同步有付費的這個限制讓我望之卻步。就如我之前利用XMind與Thinking Space寫論文中提到過的，在電腦前面的時候是專心作事，而離開電腦時卻比較容易想「要做什麼事」。而想到什麼就隨手記下，這是我對待辦事項的一個很重要的需求。也因此，有段期間我改用Google Task來記錄待辦事項，但卻常常苦於它功能的不足。

還好，Astrid的出現，又讓我回到了RTM的懷抱。

Android的待辦事項工具：Astrid小章魚

• Astrid網站
• Android Market的Astrid頁面
  付費功能Astrid Power Pack
• Astrid的RTM版本 (SkyDrive備份：Astrid工作_3.5.0 (Remember the Milk community version, Todoroo add-on functionality disabled))

Astrid，由於他的圖示就像是上圖一樣，所以也不少人將之暱稱小章魚。

同樣豐富的功能

這是Android智慧型手機系統上面的一個工具，提供了幾乎能與RTM並駕齊驅的豐富功能：清單與標籤分類、分級、筆記，也能夠以2x2的Widget呈現在手機的Home畫面中。

遺憾的是它的操作並不是很流暢，而且並不支援RTM的多重筆記編輯（雖然能看到每一篇筆記內容，但僅有第一篇可以編輯而已。）

RTM同步

縱使Android上的待辦事項多到不勝枚舉，但是Astrid能與RTM、Google Task、ProducteeV等有名的待辦事項服務同步的功能，仍讓我對他愛不釋手（就像他的網址一樣，We Love Astrid）。 

你可能會發現到有點怪怪的，可以跟RTM同步？是的，這是讓我最驚艷的地方，Astrid可以跟RTM同步，而且沒有RTM的付費限制。似乎是RTM有開放部分的API，而Astrid應用了他的API來實作同步功能，因此我們可以在手機離線時使用Astrid增加待辦事項，連上網路時再進行同步整合資料。

不過由於RTM的使用限制，Astrid的RTM同步版本跟主要版本是分頭進行。實際上，一開始Astrid雖然把RTM同步當做主打功能之一，但是同步的結果卻有很多bug，直到現在才比較穩定。如果你是以RTM同步需求為主，請下載Astrid – RTM (No Add-ons) Version，或是我備份到SkyDrive的檔案來安裝。

RTM+Astrid新增待辦事項作法

接下來，我就以實際的說明，介紹我是怎麼利用RTM+Astrid的待辦事項來完成我日常生活中的工作。

1. 建立清單

RTM跟Astrid都支援了「清單」的功能，他就是一個待辦事項的列表。通常我會將一項計畫獨立一個清單，然後在該計畫完成之後，利用RTM的「清單封存」功能來封存該清單。

接著在Android手機中加入Astrid的widget（HTC翻譯為「小工具」）。Astrid的一大特色就是可以為widget設定「篩選條件」。除了指定單一清單之外，也可以指定多個清單混合，或是指定標籤、未列入標籤的待辦事項，並且允許使用者設定顯示待辦事項的排列順序，功能十分強大。

我以「2011碩士論文」清單為篩選條件，在HOME畫面中建立了一個2x2的Astrid widget，直接點選的話就會開啟該清單。

這樣子準備工作就完成了。

2. 新增待辦事項

平常生活中，待辦事項的需求總是隨時隨地會出現。如果在電腦前，我會直接使用RTM網站中的功能來新增；如果不在電腦前，那就是用Astrid來新增囉。

進入Astrid清單後，可以直接從最下面的快速新增列輸入文字來新增待辦事項。

由於手機並不適合打字，所以我通常都會用簡短、不要求正確的方法來輸入，只要自己看得懂即可。

Astrid的編輯功能非常豐富，但我通常只會用到「主旨」、「重要性」跟「備註」（對應到RTM的「待辦事項」、「優先順序」跟「筆記」）而已。

3. 手機同步與電腦上編輯

設定好Astrid與RTM的同步功能之後，以後如果在網路可以連接的地方，Astrid的menu就會出現「Sync Now!」的立即同步功能。同步速度很快，馬上就可以同步完成。但如果網路有問題導致Astrid同步失敗的話，卻也不會出現提示畫面，這讓我有點困擾。

同步之後，RTM很快地就會顯示剛剛新增的待辦事項。同樣的，在RTM這邊修改、新增的待辦事項，也會同步到Astrid去喔。

我通常會利用「筆記」的功能，幫待辦事項寫上更詳細的內容。而之後如果該事項還有需要補充的東西，則可以繼續寫在「筆記」當中。

4. 待辦導向工作法

每天一早起來，我還是昏昏沉沉，不知道該先做什麼的時候，一天的第一件工作就是打開待辦事項啦。

這是我在寫論文程式KALS系統時使用待辦事項的列表內容。我在撰寫程式的過程中常常使用待辦事項來管理要做的事情：

目前進度：我會將此待辦事項設為最高優先度，這樣每次檢視待辦事項清單時，我就可以知道我的進度到哪裡。每次做到一個段落，我就會更新這個待辦事項，並把進度的細節寫在筆記當中。

利用標籤分類：寫程式時也有不同的待辦事項分類，「todo」是預備要做的功能、「bug」是程式中需要修復的問題、「coding_style」則是撰寫程式時需要注意的規則。

每當完成一個項目時，就可以將該待辦事項設定為「完成」。每次完成一個待辦事項，並把它勾選完成的這個瞬間總是讓我感到非常有成就感。

5. 回顧已完成的待辦事項

RTM中你可以回顧該清單已經完成的待辦事項，也可以將已完成的事項再切換回「未完成」的狀況。

對我來說，回顧已完成功能就像是日記一樣，可以讓我回顧我到底做了些什麼、當初到底怎麼做的。這也讓RTM待辦事項添增了許多額外的價值。

結語

其實我很久之前就想寫RTM+Astrid的介紹，只是一開始我在等待Astrid對RTM同步功能的穩定，然後後來又投入寫程式、寫論文的工作中，這一篇就一直被耽擱到現在。

其實RTM的應用方式非常地多樣化，常常可以看到別人在宣揚他使用RTM的心得。不過對我來說，能隨時隨地地新增、查閱待辦事項，這才是我使用RTM+Astrid的主要目的。

在meeting的時候，常常會聽到老師唸同學「你們常常都不知道自己要做些什麼，上禮拜說過的事情這週就忘了，這樣子很糟糕」，然後就會拿出他記滿待辦事項的Word給同學參考。老師的苦口婆心甚是中肯，不過我覺得用RTM+Astrid會是一個更好的待辦事項方案。

希望大家也能做好個人管理。不知道要做什麼、或是閒閒沒事的時候，就順手打開RTM，看一看未來該前進的方向吧。

p.s. BLOG POST的待辦事項又可以減少一項，爽！