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與演講者最近的位置──臺灣圖書館事業與教育史研討會幕後工作心得

5月 20, 2007 0 Comments Edit Post

今天(5/19)是政大的校慶,圖檔所也同時舉辦了臺灣圖書館事業與教育史研討會。身為計畫成員的一份子,我是負責電腦的籌備部份,也負責幫演講者切換投影片、設定電腦錄影與麥克風調整。今天臨時遇到了很多之前沒準備好的突發狀況,實在是很對不起演講者們,但活動總算還是順利結束了。

在大學時期時常擔任老師們的助理的我,今天居然變成研討會上,那些大老們的助理。由於研討會跟課堂授課是有很大的不同,需要注意的細節很多,我總是犯了錯之後發現才臨時修正,希望台下觀眾們也請見諒。為了避免再犯,我想在這邊整理一下今天工作的心得:如何擔任一位盡責的助理。

一、活動前的器材籌備

關於這個,有四個點:演講者要使用的電腦、錄影要使用的電腦、講台的麥克風、發問者的麥克風、燈光、演講主題海報、其他設備

今天的演講者都是用Power Point進行演講,因此電腦在演講會當中是非常重要的。現在的筆記型電腦執行Power Point,基本上是沒什麼問題的,但是要注意的是特效的使用,含有特效的投影片會對電腦帶來不小的負擔,尤其是電腦可能同時要擔當錄影的任務,搞不好就會像今天一樣放到一半死當。最好是事先測試,一邊錄影、一邊切換每一份投影片中的每一張。另一方面,也最好準備兩台以上的電腦,在活動開始時皆開機、開投影片(至少要把Power Point與錄影程式先打開)待命,以供臨時死當時切換。

為了保存演講的資料,所以電腦通常會同時擔任起錄影的工作。本次活動要求要把演講者頭像、錄音與螢幕顯示全部錄下來,使用的軟體是PowerCam。當然可想而知,錄影對電腦帶來的負擔相當地大,每次開始錄影與結束錄影都會有相當地延遲,極有可能造成當機,要特別注意。另一點我必須要提的是WebCam錄演講者的事情,本次是將WebCam架設在NB上,從側面錄演講者,但是這會造成很多問題。雖然都不離講台,但因為每位演講者所站位置不同,WebCam側邊錄影會需要臨時調整,那不如將WebCam架設在講台前方桌面上,以USB延長線拉長,這樣會有更好的錄影效果。然後錄音則是另外使用麥克風錄,我想這樣是比較好的設置方式。然後要注意硬碟空間,就這樣。

麥克風,現在通常已經升格為無線麥克風,要注意的是電池電量的問題。我認為每個場次間隔(約1小時或1個半小時)即換一次電池,應該是比較安穩的作法,雖然這有點浪費電池,但總比演講者講到一半發現沒電而斷斷續續的還來得好。講台上也通常會有麥克風架,跟腳架一樣,最好事先摸一下要怎麼調整。有些演講者喜歡用麥克風架、有些喜歡手持著,到時候要協助演講者調整麥克風。

一個好的會議廳,每個座位上應該都要有麥克風,但是今天會場桌上的麥克風沒有經過音量測試,得靠很近才有聲音,這是很大的疏忽,下次要特別注意!

燈光得依照演講狀況進行調整,大致上只有「非演講」與「演講」的兩種情況,個別要把燈光打開與關掉。這次場地的燈光位置距離舞台很遠,應該要跟演講主題海報一樣配置人手進行控制會比較好。

演講主題海報要為每位演講者的主題準備一張海報,此外,我認為開場與閉幕也都準備海報會比較適宜,不然開場的時候就看著第一位演講者的主題,好像不太對。

其他的投影機、布幕等等,都是在活動時不會變更的設備,所以只要在活動前調整好就好了!

二、非演講時的助理工作

在開場或閉幕時,有活動網頁,就展示活動網頁吧!

然後在每個演講者要開始演講前,就切換到該演講者的投影片。

在問題討論時,聽眾在問哪位演講者的主題,則也切換到該演講者的投影片。

這些通常都不會有人提示,助理要能靈機切換。

三、演講時的助理工作

首先,助理的第一個工作是幫助演講者切換投影片。本來我以為只要坐在那邊跟著演講者指示點滑鼠就好了,開始之後才發現沒那麼單純啊!依照演講習慣不同,有的演講者會以「下一頁」或手勢來提示助理切換投影片;有的演講者會自行準備投影片紙本邊看邊講,我只要跟著演講者換紙本投影片時跟著換電腦的投影片即可;但有的演講者是完全不照投影片來講,助理要自行判斷該切換到哪張投影片,遇到這種情況助理得事先自己準備紙本(總不能在電腦上一邊切換投影片一邊找吧),專心聽演講內容一邊切換。因為演講時間限制,通常演講者不會照著投影片完全唸完,可能會一邊跳一邊講,所以助理的注意力還是擺在演講者的指示,而不要是在演講內容上會比較好。

即使有些演講者不需要助理切換投影片,但最好也是坐在旁邊待命,以防萬一。別像我,出去上個廁所喝個水趴一下,五分鐘回來就出問題了orz

其他的事情,最好同時安排三個人:在講台旁的人負責電腦的錄影設定、當機時備用機的切換;另一邊負責演講海報切換、燈光切換;還有機動助理負責無線麥克風的替換。

此外,因為有錄影的關係,所以講台旁的助理有可能會入鏡,最好注意一下儀容......

要注意,這個工作是很消耗精神力的!每場換人會比較好。我今天差點坐到寢落。


今天作這個壓力非常大.....果然之前還是應該要多多累積參加研討會的經驗才行,才不會像今天因為經驗不足而錯誤連連,有種「誰也好,來罵我一下吧」的挫折感。比起體力上的消耗,精神上的疲憊更是嚴重吧....

不過話說回來,其實收穫也是出乎意料之外的大。在大學時期,我很少有站在講台上的機會,即使如此,我還是認為演講是很重要的能力,不練不行。今天我幾乎都坐在演講者旁邊擔任助理,坐在這個與演講者最近的位置,也是很想就近看看演講者的世界。

我看到了六位不同風格的演講者,看到了他們在演講時所展現的不同氣度,看到了他們準備演講的備忘稿,看到了他們的手勢、聽清楚了他們的語氣,也能感受到他們在台上的緊張感。雖然自己並不是講話的那個人,但是卻也同樣地位在台下一百多人的聽眾目光聚集之處,而親身體驗了講台上的現場氣氛。

最後我想講一下今天演講的內容,其實意外地並沒有我想像中的艱深難懂,有點像是在上課一樣地認識了很多圖書館相關的知識,可惜就如前面所說的,助理最好專心在演講者的指示上,所以還是有很多內容沒有聽清楚。活動後我拿了本今天活動的論文集回來,之後也還要整理研討會的錄影與資料內容,到時候再來看看吧。

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