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設備組不是支援,而是前線

12月 15, 2007 , 3 Comments Edit Post

今天的研討會當中,我擔任設備組的四位組員之一,負責名牌、報名表、議事規則、海報──之外的所有關於設備的事務。

會後跟同組的組長聊到這件事情,有學長說:「設備組只要在後面看著就好啦,很輕鬆的。」可是我們卻很難以想像可以如此。

本所研討會一年也不過兩三回,能參與研討會的最前線工作的人更是難得,所以我想在此紀錄一下工作的經驗。


週五的研討會,週四是場地佈置,設備組的工作從週三開始檢查電腦,我是從週一就開始準備AP了。

研討會會使用的設備大致上分成三種:一種是播放投影片用的筆記型電腦,另一種是場地環境,還有拍照與攝影。

一台筆電主要使用、另一台筆電是備用,我還打算再借一臺當作第三備用機(上一次的兩台筆電一起當機讓我觸目心驚難以忘懷),筆電桌面清空、擺置好講者的投影片、錄影錄音軟體及設備確認完畢、架設好無線網路、測試播放及錄影,這樣就完成了筆電的準備工作。不難,只是花時間。

熟悉場地環境的操作方面,這次的研討會只需要無線麥克風兩支、操控投影機、螢幕升降、燈光控管即可。由於國際會議廳的操作系統略嫌複雜,另一個人聽過就搞混了,還好我還記得怎麼操作。

這次特別架設了場內與場外兩台無線基地台(學長,這真的不叫做強波器),受到管理者林先生的稱讚,這也是上一場所記取的教訓。

拍照與攝影就不詳講了,我認為攝影組是最機動的單位,儘管沒有拍照的時候希望能來支援,但是卻不能因為有工作而錯過拍照的時機。


如果你認為完成上面這幾個前置作業,設備組就可以高枕無憂的話,那你就錯了。我現在就告訴你,為什麼設備組是前線而不可以躲在背後的原因。

首先老師在前一天場佈的時候臨時要求另外展示系統,考量到時程與場地變更等因素,我們在主要投影螢幕旁架起了小型的螢幕,並且另外架設一組筆電與投影機。當然,那台筆電上老師要展示的系統是要先開好的,這是應該做的。

然後會場外所長要求要用兩台電腦作系統展示,為求門面漂亮,這展示畫面可花了我一番心力去做(雖然我不否認這是興趣XD)。最後聽說使用率不高,那也無話可說。

每場講者要開講之前,設備組必須幫講者設定並確認好錄影錄音、開啟投影片、教導講者該如何使用投影筆、然後幫他按下錄影鍵並讓他開始演講。要知道每場次之間的間隔很短,所以常常是趁主持人一邊在介紹講者的時候,設備組必須要在短時間之內完成上列的動作。

即使是講者開始演講之後,也會遇到許多設備上的問題,像是切換投影片切不過去(在此勸大家投影片不要濫用特效,每次都是因為這樣而成為當機元兇)、網頁因為編碼或其他緣故打不開、無線麥克風沒有電源什麼的。有這些隨時都可能發生的問題,怎麼可能可以讓人安心地到場外去散步聊天呢?

接著是燈光管控,這算是國際會議廳設計不良,燈光的關閉距離講台非常遠且不集中,所以得另外派人手去控管燈光,而且每一場都要控制:在主持人介紹與問題討論的時候開燈,在投影片播放的時候關燈。

最後是這場研討會最讓人欣慰的地方:沒有講者要求更換投影片或是要使用自己的筆電。請想像一下這種慘狀,在極短的場次切換時間內,你還要另外換投影片、架設筆電,得讓臺下近百名觀眾看著你作業,這場景豈不尷尬至極?


上述這些問題,全部都不會找其他組負責,而是找設備組。

而我們設備組,扣去場外看顧電腦(因為是臨時找來的學長,所以也不熟悉狀況)與攝影人員,僅有兩人。

提心吊膽地看著一次又一次的意外接連發生,這種讓人得繃緊神經去待命的前線工作,十分累人。

我再強調一次,僅有兩個人。

我並不是很喜歡被說「因為你知道怎麼操作電腦所以只能你來作設備組」的這種逃避學習的理由。但實際上,身邊還是會有這種人的樣子。

不過最大的問題應該還是出自於自己對別人的不信任感,事事都自己來的結果,當然就是這種下場。

本來在籌備會時不希望當組長的自己,結果最後還是在做像是組長的工作。

該說是活該嗎?

總共3 則留言, (我要發問)

  1. 基本上通常都會有這種情況,因為你會電腦,所以這個有關電腦的東西.都交給你了,活動多辦幾次就習慣了..

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  2. 我不知道

    有時候會看到有人存有一種「只要我不說我會,那麼就可以避免麻煩」的心態
    於是就消極地迴避事務
    我不是很欣賞這種想法

    大概因為如此,我很常常找來一堆事情做,然後作不完吧XD
    現在的課題已經轉變成:「衡量自己的時間與體力,盡量把工作做到最好。」
    一邊做事情一邊在抓這個平衡,還好學生生活做事情搞砸了後果比較不會這麼嚴重,所以我覺得這時候訓練比較好XD

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  3. 還是要衡量自己的時間與能力,並不是什麼都要自己扛下來做,有的時候,會發覺"多一事不如少一事"的心態才會讓事情變成"小部份人在打,大部份人在看"的奇怪情況,每個地方都可能發生這種事,無論是學生或是工作...

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