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我的論文備份策略:Dropbox

10月 11, 2010 , 0 Comments Edit Post

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Dropbox是一個知名的免費雲端檔案同步工具,他能滿足我對於檔案備份的多個需求,包括全自動、雲端、版本備份。一開始帳戶提供了2GB的空間,可以再透過完成開始教學動作(+250MB)、註冊學校信箱(+512MB)、邀請其他使用者(+256MB每人/+512MB每學生),最大可以到18.3GB的免費空間。

其實我自己也是希望能夠推薦這個好工具給大家使用,並且藉此提昇自己的Dropbox容量XD 如果你看完這篇介紹之後也想開始使用Dropbox,請多多使用我的邀請連結喔!

 

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備份的需求

在介紹Dropbox之前,有一個問題是需要先思考一下:究竟你認為理想的備份策略是什麼呢?一般來說,備份的目的在「一旦資料遺失或損毀時,還可以很快地取得原來或最近備份的資料,讓工作可以繼續正常地進行」。長時間與電腦共處,以電腦作為主要生產工具的人都知道,電腦其實比想像中的更容易故障!重要的資料不僅要備份,還要透過雲端服務異地備份,更要自動化進行。

我撰寫論文期間很長,為了避免資料遺失,備份是必要的工作。我的論文資料不僅包含單純的Microsoft Word檔案,還有為了論文撰寫的大量網頁程式、圖片、各種規劃資料、還有寫這個Blog使用的Windows Live Wrtier程式與草稿。資料夾不僅分散各處,還會時常更改。如果要以手動方式進行備份,每次都會是相當浩大的工程。

基於以上情況,我將備份的需求歸納為以下四點:

備份要自動進行

我撰寫論文的工作日日夜夜都不斷進行,常常做到興頭上就忘記還需要進行備份作。儘管聽說有人會利用Gmail寄信來備份各版本的文件,但是像我論文的資料這麼多,每次要壓縮、上傳來進行手動備份,就會花去相當多的時間。而且由於資料眾多,手動備份顯然不是個好方法。

能夠以排程或是自動偵測的方式進行的備份功能,才能真正地讓你「幾乎忘了他的存在」,也是我選擇備份策略時第一個考量的重點。

透過雲端服務達到異地備份

有人會將資料複製到隨身硬碟中保存,可是日前就有人的筆記型電腦跟備份硬碟一起被偷的新聞,這也告訴我們異地備份的重要性,換句話說,就是「雞蛋(電腦)不要放在同一個籃子(地方)」的道理。

雲端服務是達成異地備份的方法之一。透過網際網路來將資料保存在不同地方的電腦中,即使資料在其中一台電腦的毀損或遺失,另一台電腦仍能保有最新的資料。使用雲端的先決條件就是要時常連上網際網路,而現在撰寫論文、程式時通常都需要開啟網際網路來查詢資料,也就是說,進行工作與備份檔案都會需要利用網際網路進行。沒有網路就不想工作啦 。(誤)

多資料夾備份

我的論文相關重要資料分散在電腦的各處:論文本文會放在桌面的資料夾中、程式會擺在伺服器的運作資料夾、Firefox的Zotero書目資料放在Firefox的資料夾底下。因為需要備份的資料太過零散,手動備份會非常地麻煩,因此需要工具來協助。

其實大部分的檔案同步服務都可以設定多資料夾來進行備份,而Dropbox搭配Dropbox Folder Sync之後,也能提供多資料夾備份的功能。

多版本備份

一般檔案同步的功能通常是做到更改、刪除時即時地變更各地的檔案。然而,這個特色也有個盲點:當你一不小心把檔案刪除或甚至是把檔案內文清空並儲存時,各個同步的資料也跟著一併刪除或清空,造成無法挽回的悲劇。這是自動化備份先天的限制,使用的時候必須要有所認知。

然而為了避免發生這個窘境,Dropbox的一大特色在於多版本的備份。每次Dropbox在備份資料時,都會在遠端空間上保存舊版本的資料,30天內的變更資料都會完整保存,方便你將資料隨時還原到之前儲存的任一版本。連異塵行者也是因為Dropbox的版本備份救了他的一命而對此讚揚不已

本篇介紹的Dropbox幾乎可以滿足四點備份的需求,操作也相當地簡單。因為Dropbox全自動的關係,所以安裝完、設定完之後就可以放著讓他自動運作,非常方便!

介紹Dropbox的相關文章

網路上介紹Dropbox的文章非常地多,因為大家介紹都很詳細了,所以這一篇我也就不做太多圖文細節介紹。以下大概介紹一下各篇所寫的重點:

入門篇
空間加大篇
其他應用篇

Dropbox檔案同步運作介紹

Dropbox最重要的仍然是檔案同步的功能,然而並不是每個人都有「檔案同步」的概念,所以在此先從整體的運作架構來介紹。

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Dropbox的運作大致上可以分成三個部分:遠端空間Dropbox本地端儲存資料夾My Dropbox、以及連結兩端的Dropbox工具(需要安裝在本地端電腦上)。其中本地端就是指你的電腦主機、筆記型電腦、或是智慧型手機。基本的檔案同步運作步驟如下:

  1. 使用者將要備份的資料存在本地端My Dropbox資料夾中。
  2. Dropbox工具會透過網路自動地確認My Dropbox的資料更新狀況。
  3. 本地端較新的資料會上傳到遠端空間Dropbox。
  4. 本地端將較舊的資料從遠端空間下載回來更新。

透過Dropbox工具時常地確認本地端與遠端空間的資料,不論你在哪一台電腦/手機/筆電編輯,只要他們時常跟Dropbox保持連線,就能你的資料一直保持在最新的狀態。當然,這個前提是要必須時常保持網際網路連線,或是在要更新時進行連線才行。

Dropbox工具

不同的作業系統或環境都有各自的Dropbox工具。目前Dropbox提供了電腦的Windows、Mac、Linux(包括Ubuntu、Fedora兩種發行版)、手機(iPhone、iPad、Android、Blackberry),支援範圍非常廣泛。Dropbox的安裝方式非常簡單,你也可以看免費資源網路社群的圖文介紹來了解個大概。

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安裝Dropbox工具的同時,也會協助你上網註冊Dropbox帳號、建立遠端空間,並且配置本地端儲存資料夾My Dropbox。

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我習慣將My Dropbox放在桌面上,方便配置與找尋資料。

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Dropbox工具安裝完成之後會常駐在系統當中,以Windows來說就是會放在右下角的通知列。點選右鍵可以看到快速功能以及目前空間的使用狀況。

安裝完Dropbox工具、配置好My Dropbox資料夾之後,基本上就可以讓他放著自動去進行同步備份工作而不需要理會了。

本地儲存資料夾My Dropbox

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當資料夾被設為My Dropbox資料夾之後,裡面的檔案在左下角都會有特殊的標誌。綠色打勾表示已經同步、藍色箭頭表示同步中,此外還有一些其他顏色的標示,但只要確認這些檔案都有綠色打勾,就表示同步狀況正常。

你可以將任意的檔案放入My Dropbox資料夾,讓Dropbox幫你進行檔案同步的動作。但是Dropbox只會備份My Dropbox一個資料夾的限制實在是很不方便,這時候就要借助Dropbox Folder Sync這個強大的小工具來達到多資料夾備份的目的,讓你不需要變更原本電腦中的資料架構也能進行備份。

上圖在我的My Dropbox中,「kals」是位於網頁伺服器中的程式檔案資料夾、WindowsLiveWriterPotable是位於Program Files的資料夾,這些都是透過Dropbox Folder Sync來進行連結的資料夾。關於Dropbox Folder Sync詳細的安裝與配置方式,就請看電腦玩物的介紹吧。

Dropbox Folder Sync功能非常重要,事實上我也是發現它之後才真正使用Dropbox來進行備份。畢竟像是程式之類的檔案都有既定的架構配置,不可能隨意把它改名叫做「My Dropbox」,而各種需要備份的資料混在同一個My Dropbox資料夾裡也是不方便管理。所以多資料夾備份也是我認為檔案備份的需求之一。

遠端空間Dropbox

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當你擁有Dropbox帳號之後,你就可以到Dropbox的網站上去瀏覽、取用你同步的所有資料。遠端空間的資料會跟你本地端My Dropbox中的資料完全相同,一般情況下是不需要開啟遠端空間,只要在My Dropbox管理檔案即可。不過,就算你不使用檔案同步功能(沒有My Dropbox),你還是可以把它當成一個2GB以上的免費空間使用。

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在Dropbox網站的遠端空間網頁介面中可以進行檔案分享、版本控制、回溯已刪除資料等動作。上圖即是我的備份檔案之一「KALS UML規劃.uml」的各個版本,每次我存檔的版本Dropbox都鉅細靡遺地把它備份下來,最短甚至一分鐘內就是一個版本。每當我檔案誤刪、誤改時,我都可以在此輕易地將檔案還原到之前版本,非常方便。

桌上型電腦、筆記型電腦同步備份工作

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我大部分時候是在桌上型電腦工作,但是有時候需要出遠門去處理事情,這時就會帶著筆記型電腦出門。我在桌上型電腦跟筆記型電腦都配置了Dropbox,甚至利用Dropbox Folder Sync將多個資料夾都配置完畢。這樣子我在桌上型電腦撰寫的程式可以利用Dropbox輕易地同步到筆記型電腦中,讓我即使出門也可以用桌上型電腦的資料來繼續撰寫;而要切換回原本的桌上型電腦時,也一樣透過Dropbox來將筆記型電腦中更新後的資料存回桌上型電腦。

更重要的是,檔案同步都是全自動進行,我不用考慮現在使用哪一台電腦才是最新的資料,我需要的只是花點時間讓Dropbox連上網路進行同步作業而已,這才是理想的檔案同步策略啊。

結語

這篇的目的是在介紹我如何使用Dropbox來備份我的論文資料,許多操作上的細節或是Dropbox的其他功能,就請你參考上述整理的文章連結吧。

最後如果你覺得Dropbox很棒,也想跟我一樣用Dropbox備份你電腦中的資料的話,也請多多利用我的邀請連結來註冊一個Dropbox玩玩吧XD

 

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