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雲端同步待辦事項工具:RTM + Astrid

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你有在用待辦事項(todo)嗎?以往大家常常會拿個3M浮貼紙,貼在顯眼的書桌旁;或是拿個隨身記事本,把待辦事項記著、劃掉。現在時代來到了電腦、網路、智慧型手機,以及雲端服務的技術盛行,我也打算使用電腦與手機來處理待辦事項。經過一番研究,最後我找到的方案是以知名的RTM (Remember The Milk)Android上的軟體Astrid來搭配的雲端同步待辦事項工具。


記得喝牛奶:Remember The Milk (RTM)

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Remember The Milk,簡稱RTM,這是一個非常知名的「待辦事項」網頁服務。基本使用是免費的,只要透過網路連上RTM的網頁,就能夠像是Gmail一樣地簡單使用。只有需要透過手機同步需求的人才要付費購買額外的服務。

豐富的功能

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RTM的功能之豐富,根本就不只是拿來應付「記得喝牛奶」這種小事情。舉例來說,RTM除了清單、地點、3等級的優先順序、筆記(多行的任意純文字記事)、日期提醒(跟Google行事曆整合)等基本功能之外,還有可離線使用、多重筆記、標籤分類、延期、清單封存等很棒的功能可以使用。特別是多重筆記功能,允許一項待辦事項記錄多篇筆記,這對我來說實在是太重要了。另一項隨著Gmail而廣為人知的Google Task只有RTM的基本功能水準,無法滿足我的需求。

附帶一提,RTM並沒有夾帶附檔的功能。儘管RTM能夠附上純文字的筆記,但是他並沒有提供像是ProducteeV的附檔功能。這部份似乎已經超過了一個待辦事項服務基本的能力,就算是ProducteeV也只有提供100MB的空間,其實也不是很堪用。我通常會利用Google DocSkyDriveDropbox的Public Link來保存待辦事項的檔案,然後將檔案的網址記錄在RTM中方便查閱。

同步付費限制

儘管RTM功能豐富,但是它僅能靠電腦網路連線使用,對手機同步有付費的這個限制讓我望之卻步。就如我之前利用XMind與Thinking Space寫論文中提到過的,在電腦前面的時候是專心作事,而離開電腦時卻比較容易想「要做什麼事」。而想到什麼就隨手記下,這是我對待辦事項的一個很重要的需求。也因此,有段期間我改用Google Task來記錄待辦事項,但卻常常苦於它功能的不足。

還好,Astrid的出現,又讓我回到了RTM的懷抱。

Android的待辦事項工具:Astrid小章魚

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Astrid,由於他的圖示就像是上圖一樣,所以也不少人將之暱稱小章魚。

同樣豐富的功能

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這是Android智慧型手機系統上面的一個工具,提供了幾乎能與RTM並駕齊驅的豐富功能:清單與標籤分類、分級、筆記,也能夠以2x2的Widget呈現在手機的Home畫面中。

遺憾的是它的操作並不是很流暢,而且並不支援RTM的多重筆記編輯(雖然能看到每一篇筆記內容,但僅有第一篇可以編輯而已。)

RTM同步

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縱使Android上的待辦事項多到不勝枚舉,但是Astrid能與RTMGoogle TaskProducteeV等有名的待辦事項服務同步的功能,仍讓我對他愛不釋手(就像他的網址一樣,We Love Astrid)。 

你可能會發現到有點怪怪的,可以跟RTM同步?是的,這是讓我最驚艷的地方,Astrid可以跟RTM同步,而且沒有RTM的付費限制。似乎是RTM有開放部分的API,而Astrid應用了他的API來實作同步功能,因此我們可以在手機離線時使用Astrid增加待辦事項,連上網路時再進行同步整合資料。

不過由於RTM的使用限制,Astrid的RTM同步版本跟主要版本是分頭進行。實際上,一開始Astrid雖然把RTM同步當做主打功能之一,但是同步的結果卻有很多bug,直到現在才比較穩定。如果你是以RTM同步需求為主,請下載Astrid – RTM (No Add-ons) Version,或是我備份到SkyDrive的檔案來安裝。


RTM+Astrid新增待辦事項作法

接下來,我就以實際的說明,介紹我是怎麼利用RTM+Astrid的待辦事項來完成我日常生活中的工作。

1. 建立清單

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RTM跟Astrid都支援了「清單」的功能,他就是一個待辦事項的列表。通常我會將一項計畫獨立一個清單,然後在該計畫完成之後,利用RTM的「清單封存」功能來封存該清單。

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接著在Android手機中加入Astrid的widget(HTC翻譯為「小工具」)。Astrid的一大特色就是可以為widget設定「篩選條件」。除了指定單一清單之外,也可以指定多個清單混合,或是指定標籤、未列入標籤的待辦事項,並且允許使用者設定顯示待辦事項的排列順序,功能十分強大。

我以「2011碩士論文」清單為篩選條件,在HOME畫面中建立了一個2x2的Astrid widget,直接點選的話就會開啟該清單。

這樣子準備工作就完成了。

2. 新增待辦事項

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平常生活中,待辦事項的需求總是隨時隨地會出現。如果在電腦前,我會直接使用RTM網站中的功能來新增;如果不在電腦前,那就是用Astrid來新增囉。

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進入Astrid清單後,可以直接從最下面的快速新增列輸入文字來新增待辦事項。

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由於手機並不適合打字,所以我通常都會用簡短、不要求正確的方法來輸入,只要自己看得懂即可。

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Astrid的編輯功能非常豐富,但我通常只會用到「主旨」、「重要性」跟「備註」(對應到RTM的「待辦事項」、「優先順序」跟「筆記」)而已。

3. 手機同步與電腦上編輯

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設定好Astrid與RTM的同步功能之後,以後如果在網路可以連接的地方,Astrid的menu就會出現「Sync Now!」的立即同步功能。同步速度很快,馬上就可以同步完成。但如果網路有問題導致Astrid同步失敗的話,卻也不會出現提示畫面,這讓我有點困擾。

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同步之後,RTM很快地就會顯示剛剛新增的待辦事項。同樣的,在RTM這邊修改、新增的待辦事項,也會同步到Astrid去喔。

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我通常會利用「筆記」的功能,幫待辦事項寫上更詳細的內容。而之後如果該事項還有需要補充的東西,則可以繼續寫在「筆記」當中。

4. 待辦導向工作法

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每天一早起來,我還是昏昏沉沉,不知道該先做什麼的時候,一天的第一件工作就是打開待辦事項啦。

這是我在寫論文程式KALS系統時使用待辦事項的列表內容。我在撰寫程式的過程中常常使用待辦事項來管理要做的事情:

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目前進度:我會將此待辦事項設為最高優先度,這樣每次檢視待辦事項清單時,我就可以知道我的進度到哪裡。每次做到一個段落,我就會更新這個待辦事項,並把進度的細節寫在筆記當中。

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利用標籤分類:寫程式時也有不同的待辦事項分類,「todo」是預備要做的功能、「bug」是程式中需要修復的問題、「coding_style」則是撰寫程式時需要注意的規則。

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每當完成一個項目時,就可以將該待辦事項設定為「完成」。每次完成一個待辦事項,並把它勾選完成的這個瞬間總是讓我感到非常有成就感。

5. 回顧已完成的待辦事項

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RTM中你可以回顧該清單已經完成的待辦事項,也可以將已完成的事項再切換回「未完成」的狀況。

對我來說,回顧已完成功能就像是日記一樣,可以讓我回顧我到底做了些什麼、當初到底怎麼做的。這也讓RTM待辦事項添增了許多額外的價值。


結語

其實我很久之前就想寫RTM+Astrid的介紹,只是一開始我在等待Astrid對RTM同步功能的穩定,然後後來又投入寫程式、寫論文的工作中,這一篇就一直被耽擱到現在。

其實RTM的應用方式非常地多樣化,常常可以看到別人在宣揚他使用RTM的心得。不過對我來說,能隨時隨地地新增、查閱待辦事項,這才是我使用RTM+Astrid的主要目的。

在meeting的時候,常常會聽到老師唸同學「你們常常都不知道自己要做些什麼,上禮拜說過的事情這週就忘了,這樣子很糟糕」,然後就會拿出他記滿待辦事項的Word給同學參考。老師的苦口婆心甚是中肯,不過我覺得用RTM+Astrid會是一個更好的待辦事項方案。

希望大家也能做好個人管理。不知道要做什麼、或是閒閒沒事的時候,就順手打開RTM,看一看未來該前進的方向吧。

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p.s. BLOG POST的待辦事項又可以減少一項,爽!

總共4 則留言, (我要發問)

  1. 這文真的很讚,我最近也是這樣使用中,不過在同步時好像有些問題..例如我的RTM中設有一個每日重覆出現的工作,但小章魚卻會在當天顯示二次同一個工作...怪怪..

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  2. 感謝您的讚美。

    小章魚對RTM的同步還真的不算完美啊。我沒有用過RTM每日重複出現工作,所以不知道你的情況。

    我偶爾會遇到一些bug:
    1. 在小章魚上將工作設為「完成」再同步,但是RTM的工作卻仍在。
    2. RTM的工作同步到小章魚,然後再小章魚修改標題,然後再同步回RTM。這時卻會變成兩個工作。
    但是這些bug有時候正常,又有時候會出現,我也沒個準頭。

    對這功能有需求的話,建議您到小章魚的論壇去找找看有沒有相關討論,或是直接提出問題,請開發人員注意
    https://groups.google.com/forum/#!forum/astrid-power

    這一篇是在問小章魚如何設定每日任務
    https://groups.google.com/forum/#!topic/astrid-power/AkZNrho2-Ow

    原本的bug回報應該是這個網站,但他掛了…
    http://getsatisfaction.com/todoroo/products/todoroo_astrid

    當初RTM同步出問題時有相當多人都在關注小章魚的修改動向(我也參與投票),這可以幫助小章魚開發人員了解使用者的需求,而我後來第一時間取得RTM同步穩定的小章魚,也是來自於bug回報網站。
    雖然他掛了……唉……

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  3. "好像""似乎"已經不能和RTM同步? 而RTM 在 2011/10/17 放出 andriod apps RTM 2.0
    http://blog.rememberthemilk.com/2011/10/the-ginormous-remember-the-milk-for-android-update/

    The basic app is now free for everyone!

    可以每 24小時同步一次.

    by 過客

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  4. 原來RTM自己有作App了,但每天只能同步一次,這個限制太大,不是說很方便。
    我常常是在電腦上新增完Task,就希望能放到手機當備忘。如果不能馬上同步,那就不是很實用了。

    Astrid正式版已經不支援RTM,但舊版仍有RTM的功能
    請到此網頁下載Astrid – RTM (No Add-ons) Version
    http://weloveastrid.com/old/

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