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電子文件管理導讀:儲存媒體與檔案格式 / Guided Reading of Managing Electronic Records: Storage Media & File Formats

8月 03, 2013 0 Comments Edit Post

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這學期電子文件管理專題的教科書是「電子文件管理」(Managing Electronic Records),我負責其中「儲存媒體」與「檔案格式」兩章的導讀。以下是我製作的導讀投影片。

"Managing Electronic Records" is the textbook for "Electronic Records Management Project" this semester. I introduced two chapters of this book. Following is my guided reading slide.


電子文件的定義 / Defination of Electronic Records

「電子文件」(electornic records)是這堂課比較需要特別說明的概念。

「檔案」(archive)的角度來看,這是指已經典藏、保存的公文文件。而「文件」(record)則是指現行仍在使用,記錄在各種媒體上面的資料。另外,檔案的範圍較限定於公文書,而文件則比較泛指包含公文書在內的各種日常業務文件,包括書信、電子郵件、資料庫等等。

因此本書所提到的「電子文件」涵蓋範圍非常大,這是全面性的資料儲存考量與規劃。如果說「資產管理」(Asset Management)是著重在硬體層面的管理,那麼「電子文件管理」就是著重在資料方面的保存。

書目資料 / Bibliography

Saffady, W., & Association of Records Managers and Administrators. (2009). Managing electronic records. Lenexa, Kan.; New York: ARMA International ; Neal-Schuman Publishers.

第二章 電子文件的儲存媒體 / Chapter.2 Storage Media for Electronic Recordkeeping

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本章講述光學儲存媒體、磁性儲存媒體、固態儲存媒體,到最後額外介紹古早的紙質儲存媒體,總共四個分類。在書中並沒有附上任何媒體的圖片,所以投影片裡面我引用了許多維基百科的圖片來做介紹。

這本書裡面談到很多磁性媒體的內容,特別是各種磁帶儲存媒體。這時候我才知道原來磁帶的儲存容量早已比現在在講的藍光(Blue-Ray Disc)高上許多,而且速度看起來也不差。許多企業會使用磁帶來保存資料的原因也就是這樣。不過要說儲存媒體的流行程度的話,光學系列的光碟還是主流吧。

第三章 電子文件的檔案格式 / Chapter.3 File Formats for Electronic Records

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本章講述檔案格式的特性,並介紹以文字為主的檔案類型(無結構文字、格式化文字、資料表與資料庫)與多媒體檔案類型(圖片、視訊、音訊)。本章重要的概念在於建議大家選擇非專屬格式來保存資料,以確保未來電子文件還能夠繼續使用。


結語:舊技術不會再被使用,但我們仍要知道他們 / Conclusion: We Would Not Use Old Technology In the Future, But We Should Remember Them.

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導讀完這兩章之後,課堂活動安排我們到了檔案機關參訪電子檔案系統與各種儲存媒體技術。許多書本上提到、維基百科附上的圖片,在這邊都可以看到實體。這讓我對儲存媒體的尺寸又有了更具體的印象。

儘管很多儲存媒體都已經成為過去式,也許在未來我們也不會採用這些媒體來儲存我們的電子文件。但是如果工作是保管歷史檔案的話,就會有機會跟這些老古董技術打交道。儘管不必對他們了若指掌,但至少也要看到他們的時候,能夠想起來這大概是怎樣的儲存媒體,才能進一步去翻找相關規格文件來回憶。

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