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檔案員2.0: 重新定義數位時代的檔案館員專業 / Archivists 2.0: redefining the archivist's profession in the digital age

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這是課堂的導讀筆記。此研究訪談了9位e政府最佳服務轄區中的檔案館員,綜合他們對於檔案館員專業與因應電子文件時代所需的意見,最後發現館員仍以紙本檔案為主,缺乏相關技能與資源,而且對於發展e政府的影響力不大。

This is a course reading note. This research interviewed nine municipality archivists at different Swedish municipalities indentified by the Swedish Association of Local Government and Regions as “good example” e-government municipalities. Author summarized their definition for archivist professional role and the challenges brought by the change from paper-based to electronic recordkeeping brings. The result shows that several interviewees still preferred paper-based archives, lacked in resources and skills about auditing, and had not any major influence on strategies for e-government development.


書目 / Bibliography

Kallberg, M. (2012). Archivists 2.0: redefining the archivist’s profession in the digital age. Records Management Journal, 22(2), 98-115. doi:10.1108/09565691211268162

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筆記內容如下。

摘要 / Abstract

研究目的:

  • 公共機關正朝向數位化政府(e-government)發展,並以數位化服務(e-services)改善與市民的互動與服務。檔
    案員(archivist)需要更加積極去取得與管理文件(record),以確保現行流通與長期保存的可行性。
  • 檔案員需要了解現今情勢與文件產生流程的概念。

此研究的研究問題如下:

  • 在公共機關中,檔案員的專業地位與業務運作為何?
    從紙本到電子文件的轉換是否影響檔案館員的專業地位與業務運作?
  • 檔案員如何定義自己的專業角色,像是檔案鑑定(identity)?
  • 對應電子文件管理的新需求來說,有什麼關鍵議題是需要解決的嗎?
  • 檔案員如何定義他們的技能與工作成效?

研究方法:

  • 這份研究採用了文獻分析法與訪談法(文中寫emiprical study,但是實際採用的是interview)。
  • 文獻主題含括了檔案專業實務與未來定位。
    訪談法的對象係獲得瑞典地方政府與區域聯合(Swedish Association of Local Authorities and Regions)最佳數位化政府認證的九位不同轄區的市立檔案員。

研究發現:

  • 研究發現揭露了檔案員如何定義檔案員的現在與未來隨著機關資訊技術演進的角色:包括檔案員的專業地位與在地方機關中的業務。
  • 研究結果也拓展了電子文件管理策略的重要性──從文件建立到保存,包括長期保存──並且探討檔案員專業形象轉型與需求的技能。

研究貢獻:

  • 本研究對於面臨數位化政府轉型的檔案保存實務工作者相當有啟發性,同時也有助於地方政府教育訓練者認識轉型所需要的知識與技能。

閱讀筆記 / Reading Note

1. Research Methodology [P.4]

本研究採用的是文獻分析與實徵研究法。

文獻分析法:

  • 文獻分析法係選自專業期刊中與數位化政府與數位化服務發展下檔案員的專業挑戰等相關主題,含括檔案員的專業實務與未來角色。
  • 根據文獻分析結果中對於國家管理與法律等議題,作為設計半結構訪談問卷的依據。

實徵研究訪談法:

  • 實徵研究係基於訪談位於瑞典不同市區的九位市立檔案員,以探討電子文件保存下檔案館員的專業挑戰。
    這九個市區皆是瑞典地方政府與區域聯合(Swedish Association of Local Authorities and Regions)認證的數位化政府服務最佳示範。
  • 訪談期間是在2011年1月至3月之間,每位訪談者長度介於37分鐘到60分鐘之間。
  • 訪談時搭配使用半結構問卷。
2. Literature Review [P.5]
  • 由於紙本到電子文件的轉型,檔案員需要了解電子文件的產生脈絡,並考量如何管理、維護與保存。
  • Runardotter (2007)發現檔案員很少介入科技,因為機關政策仍以紙本為主。
  • McDonald(2010)認為檔案館員有必要參與電子文件系統的轉型。
  • 2002年英國研究發現地方檔案管理局缺乏數位化管理資源與專家。
3. 半結構訪談大綱 [P.18]

1. 背景調查

  • 職稱?
  • 年資?
  • 學歷?
  • 服務單位?
  • 經歷?

2. 專業實務:業務(Duties)

  • 您的業務範圍是?
  • 其中最重要的業務是?
  • 集中登記機制(centralized registrar function)的建立是否影響到您的專業?
  • 文件(record)管理與檔案(archive)管理是否有所不同?
  • 登記員(registrar)與檔案館員的專業之間有何關係?
  • 登記員與檔案館員之間的專業領域是否有所重疊,如果有的話,那會是哪哪些?
  • 您如何定義您的專業?

2. 專業實務:檔案稽核(Auditing)

  • 轄區內使用電子文件來作為檔案管理的方式,到何者程度? (To what extent does the Archival Authority audit other authorities within the municipality regarding electronic recordkeeping?)
  • 誰負責這個檔案稽核工作?

3. 電子文件保存

  • 您有使用電子文件保存政策嗎?例如流程對照(mapping processes)、業務流程發展(business process development)等。
  • 您有參與任一進行中的計畫或是政策發展小組(strategic development group)嗎?
  • 如果有的話,政策發展小組中其他的專業領域有哪些?
  • 電子文件保存的實施是否影響您的業務,如果有的話,是如何影響?
  • 您轄區內電子文件的檔案授權與其他授權方式是否有建立清楚的職責分區?
  • 您轄區內有用到以下標準嗎?ISO 15489(records management), ISO 23081 (metadata), ISO 26122 (work-processes)與ISO 14721 (OAIS, Open Archival Information System)
  • 如果有的話,請問是如何使用的?
  • 如果沒有的話,為什麼不使用呢?
  • 請問您是否有根據ISO 14721 (OAIS)建立電子文件長期保存解決方案、策略、或願景?

4. 技能發展 / 未來專業檔案館員的角色

  • 請問您有學習技能的需求嗎?如果有的話,請問是哪些技能?
  • 您覺得檔案館員專業發展與電子文件保存之間有何關係?
  • 您對未來檔案館員專業發展有何看法?

5. 請問還有要補充的地方嗎?

4. Interview Result [P13]
  • 未來法律方面的知識會更加重要。
  • 受訪者認為工作最大的問題是缺乏資源,像是參與業務發展計畫、流程對照(mapping processes)與系統採購。這結果跟英國調查很像。
  • 受訪者偏好使用紙本檔案,因為電子文件未被納入長期保存政策。
  • 檔案稽核很重要,但大部分受訪者不知道如何進行,缺乏相關技能與資源。因此即使有機會也不會去做。
  • 檔案員未來重要技能主要是長期保存與法規議題(legislation)上。
  • 因應電子文件需求,未來檔案員需要與科技專家合作的面向包括:概念化建模(=知識組織)、傳播策略(communication strategies)、運作流程發展、管理、通訊(communication)、行銷
5. Conclusions [P.15]
  • 本研究印證了Scandinavia的「全面觀點」(holistic view),認為檔案學應該兼顧資訊科學。
  • 研究結論發現檔案員需要許多技能與資源,以及更高水準的教育,以支持研究與強化檔案員專業。
  • 檔案員對於數位化政府發展的影響力相當微弱,如果仍固執於保存紙本歷史文件,那檔案館員可能會被其他專業取代。
  • 檔案員應主動爭取檔案稽核的執行,並加強相關的技能與資源。
心得
  • 很難得看到一篇檔案相關的reading是以實徵研究的方式進行
    • 因為比較可能會跟畢業論文相關,所以看實徵研究有助於論文進行
    • 可以了解一下期刊發表願意接受的程度為何
    • 不過研究方法仍侷限於問卷、訪談、焦點團體、疊慧法之中的一種。
  • 訪談法中,訪談大綱決定訪談是否成功相當大的因素,並且基於此設計問卷進行大規模調查。
    • 如果將此份訪談大綱來訪問國內檔案員的情況,是否可以發展成畢業論文的一環。
  • 結論本身並不太讓人意外,不過取樣數量不多不具代表性這點,也令人難以放心地接受這些結論。
    • 最令人困擾的大概就是標題與內容不符,標題是期待看到檔案館員在數位化衝擊下的影響,不過訪談結果不是不知道標準是啥,就是「有採用標準」這樣簡單的回應
  • 比起這樣草草地看到一些問題,我覺得如果有成功應用電子文件的個案細節,應該對於檔案員發展相關專業比較有幫助。
    • 舉例:某國內數位化政府法規 + 比對現行法規推測可能的影響 + 國外相關法規的個案分析 + 從個案分析中擷取建議(ex: 檔案員應該獲取更多資源與訓練)→ 發表
  • 法規通常是實務工作者關心的議題,我個人比較關心的是運作流程改造的管理問題
    • 從本文中可以發現作者的立場是被動的:數位化政府與數位化服務是因應上級指示才進行修改
    • 比起有無技術或是資源,更根本的問題是心態上:檔案員對於數位化政府與服務的了解有多深入?對於檔案稽核的重要性理解程度為何?
    • 然而大家是依法行事,不論是上級單位法規制定不良還是下級執行者能力不足,調查來調查去若祇是責任互踢皮球,那研究結論也看起來挺乏味的
    • 還是認真地規劃、仔細評估最佳實務實行方式吧

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