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管理理論與實務 / Chapter 1. Management theory and practice

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這是一篇課堂筆記。這一篇是應用於檔案館的管理學導論,作者介紹管理學的歷史以及應用到檔案館的實務作法,介紹了知識管理與時間管理的方法。

This is a course reading note. This article is an introduction of book “Managing archival & manuscript repositories”. History of management and the approaches for record-keeper management are considered.


書目 / Bibliography

Kurtz, M. J. (2004). Chapter 1. Management  theory and practice. In Managing archival & manuscript repositories. Chicago: Society of American Archivists. Retrieved from http://www.worldcat.org/title/managing-archival-manuscript-repositories/oclc/55877810&referer=brief_results

筆記 / Note

1. Introduction [P.1]
  • 韋氏大字典對於管理的定義是:
    • The executive function of planning, coordinating, directing, controlling, and supervising any industrial or business project or activity with responsibility for results.
      執行規劃、配置、指揮、控制與監督任何工業、商業計畫或是必須要有結果的活動
  • 管理學大師Peter Drucker認為成功的組織必須要完成執行管理任務,並且持續聚焦於組織的核心任務上
  • 傳統的「指令與控制」(command-and-control)管理結構已經被認為是一種扼殺創造力的限制
  • 現代的管理者傾向於藉由訓練與引導來激勵同仁、減少正規的結構組織、激發他們的潛能。拋開死板的管理角色、任務以及責任之後,可以促進管理自身的創造力,並有益於終身職業發展
2. Modern Management [P.2]
  • 管理學發展已久,不論是巨大建築還是統治帝國都需要管理
  • 但是工業革命後,現代管理已經成為獨立學科
    • Peter Drucker所著的management有著詳盡的描述
  • 「合理的每日工作」(fair day’s work):Frederick W. Taylor是第一位知名的美國管理理論與實務學家
    • 藉由計算工人產出,改進員工的生產力與生產效率
    • 強調管理研究、訓練、問題解決,並使用科學、工程與可計量的標準來發展方法
  • 五大管理功能:Henri Fayol相信科學會管理可以用到工業生產之外
    • 規劃(planning)、組織(organizing)、預算(budgeting)、指揮(directing)、控制(controlling)
    • 盛行於第一次世界大戰以及持續後續多年
  • 人類行為與心理學:Elton Mayo、Hugo Munsterberg以及Mary Parker Follett在1920s到1950s之間發表許多著作
    • 強調工人自治
    • 將工人視為群體,而非許多個人的集合
  • 從心理學、社會學以及哲學去拓展組織行為:
    • 人類關係學校孕育了許多管理理論學家:Abraham Maslow、Douglas McGregor、Chester Barnard以及早期的Peter Drucker
    • 這些理論學家將學校理論與社會實務作了很好的平衡
  • 近25年來(本書是2004年發表)又有許多新興管理學理論與作法
    • 脫離了經費預算原則,而更注重於深入了解組織的價值與維持組織的成功
    • 全面品質管理(total quality management)、運作流程再造(business process re-engineering)、學習型組織(learning organizations)、實務社群(communities of practice)、知識管理(knowledge management)
  • 現代組織注重的是品質與消費者
    • 消費者期許(customer expectations)是影響所有商業與組織的主要「驅動力」(driver)
    • 消費者期許(customer needs)影響提供的服務,包含服務是否可用、需求品質、以及工作成員和單位的表現標準
  • 知識管理(knowledge management)是一種未確定的新興理論與實務
    • 是基於資訊與科學驅動的環境下,有效率地管理組織的知識,以達到組織的成功
    • William Saffady定義知識管理為:
      "systematic, effective management and utilization of an organization's knowledge resources. It encompasses the creation, storage, arrangement, retrieval, and distribution of an organization's knowledge."
      系統性、有效管理、利用組織知識資源。包含創造、儲存、安排、檢索與組織知識的傳播
    • 要達到知識管理的環境需要複雜的組織管理與專業技術,如下圖:

 

使用KM的能力

 

運作流程的辨識與分析
了解運作流程中的知識處理
了解情境的評估,以及知識與資訊的動態性
(Understanding the value context, and dynamics of knowledge and information)
知識的對應與流動
核心技能建立 (Core Competency Building)   持續性地專業與技術訓練 (Continuing professional and technical education and training)   運作流程、部分與工作的實務經驗 (Business, sector, and work experience) 變更管理 組織技巧與能力 (Organizational skills and competencies)   > 通訊 > 團隊合作 > 諮商 (negotiation) > 說服 (persuasion) > 簡易化(Facillitation) > 教育訓練(Coaching) > 指導 (Mentoring) > 運作流程 (Business process)
利用ICT(資訊通訊技術)建立KM
了解社群與團隊的支援與功能
專案管理
資訊架構
文件、資訊管理與工作流程
容易理解的資訊管理原則
容易理解的發佈流程
了解科技機會(technological opportunities)
專業的、技術的、技能的與教育
  • 實務社群(communities of practice)是於管理組織知識與發展策略的新興工具
    • groups of people who share a set of problems, or a passion about a topic, and who deepen their knowledge and expertise in the area by interacting on an on-going basis.
      一群人們分享問題、對於討論主題有所熱情、發揮他們的知識與專業
    • 管理者必須去支持這樣的社群,他們可能會在組織內各處運作,智利於分享知識與發展新的方法
  • 今日的管理者最好知道如何管理組諸的功能、如何激勵員工、如何讓管理的角色取得平衡。
  • 本書著重於檔案館員的管理技巧應用
3. The Archival Context [P.7]
  • 檔案館員也像其他組織一樣,需要進行可用資源的判斷(經費、人力、空間與設備),因此也需要進行管理
  • 檔案館員面對的是特殊的檔案環境(archival environment)
    • 大多數檔案館員只是掌管自己少部分的業務(有時甚至是只有自己的「lone arragner」)
    • 然而科技技術的演進讓檔案的產生、使用與保存造成巨大的影響
    • 提昇組織的價值與有效降低成本將成為重要的問題
  • 檔案管理者也有責任學習管理技巧,像是教育、訓練、在職經驗與激勵策略(motivation)
    • 檔案館員通常沒有受過管理的專業訓練
    • 然而管理者並非天生,也是要持續進修
    • 管理任務是高難度的、複雜的、而且也是影響檔案部門生存與否的關鍵
  • 本章最後羅列了有用的管理資源可供參考
4. Roles and Responsibilities [P.8]
  • 所有的管理者都是在某個管理系統下工作,而管理會有擁有不同的角色與責任
  • 規劃:管理同時也必須規劃短期、中期、長期的威脅與機會,並使用策略去提高運作潛力以達成組織目標
  • 訓練:管理者需要訓練員工、志工與其他跟組織互動的人,並抱持開放的心胸傾聽他人的聲音
  • 協調(coordination):讓人們在一起工作,並且在有限的時間與效率內專注於完成任務或計畫
資源↓ 功能→ 規劃 組織 協調 指揮 控制
經費 組織主要規劃(包含所有資源) 多年經費規劃 篩選、訓練、激勵 週期性的會計資料 預算
人力 招募 開會、撰寫聯絡事項 成效評估
工作 藍圖建設規劃 修復順序 管理記錄
  • 預算(budgeting):成功的組織預算規劃是讓組織達到既定目標
    • 報告或回饋相當重要,用於確保組織能符合目標
  • 組織文化(organization’s culture):管理風格
    • 韋氏字典的定義:
      a complex of typical behaviors or standardized social characteristics peculiar to a specific group, occupation, or profession, sex, age, or grade.
      一種複雜的行為類型或標準化的社會特色,適用於某個特定族群、職位或專業、性別、年齡或階級
    • 有些組織比較積極、創新,有些比較穩定,管理需要了解組織的文化以決定管理的方式
  • 資訊革命讓管理者必須要找出他們的定位
    • 現在越來越多人認為檔案的保存與取用是透過資訊系統,而非檔案館員
    • 資訊專業分野的影響也衝擊了圖書館員、檔案館員以及其他專業
5. Administrative Competence / 管理工作 [P.12]
  • 使用備忘(tickler)系統安排工作
  • 定期銷燬不使用的檔案
  • 使用科技工具(e-mail)減少作業量
  • 時常檢視決策伴隨的責任是否有助於或阻礙個人或組織的目標
6. Time Management [P.14]
  • 面臨有限時間的處理方式包括
    • 增加工作時間
    • 提高工作效率
    • 分派工作給他人
    • 終止無關組織目標的任務
  • 建立工作日誌(time log)
    • 記錄每天中,不同類型的工作內容以及持續時間
    • 以評估自己的工作內容是否符合個人與組織目標
7. Conclusion [P.15]
  • 檔案管理者也必須掌握組織、規劃、預算、員工教育等關鍵管理能力與責任。

心得

  • 讓讀者有基礎的管理學概念,本以為會跟檔案學有緊密結合,不過看起來跟學科領域的關聯不是這麼大。
  • 可以試著用管理學的方式來應用在檔案館進行研究如何?像是以問卷去制定KPI或KRI來評估工作績效之類的?

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