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以機構身份管理其他研究者的著作:ORCID的信任託管功能 / Manage Researchers’ ORCID Profile by Organization: Trusted Parties

6月 26, 2015 3 Comments Edit Post

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我們知道要使用程式自動同步ORCID資訊時,需要付費成為會員才能使用會員API。但如果是手動在網頁上更新資訊,這倒是只要使用信任託管的者功能即可,不用付費加入會員。


為什麼需要信任託管功能? / Why should we need to update profile by trusted parties?

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除了自行維護ORCID的作者頁面之外,另一種方式是在自己的帳號設定中新增信任的對象,讓信任對象有權可以管理你的個人頁面、新增作品。比起前一種方式,我們更應該採用採用信任託管的功能來維護作者的資料,理由主要有兩項:

節省時間 / Saving time

第一個角度是方便性。雖然ORCID更新作者資訊已經不是很複雜了,可是對日理萬機的研究者來說,與其花時間研究如何從Scopus匯入資料到ORCID,不如專心撰寫發表到國際期刊的論文。因此更新著作目錄這等雜務,一般會交由助理或是圖書館等單位來進行。比起直接把ORCID的密碼交給其他人,不如善用ORCID的信任託管功能。

權威控管 / Controlled by Authoritative Organization

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我們雖然相信人性本善、大家都是好人,但是作者在新增資料時難免有誤植、搞錯的現象。如果未來ORCID要作為書目計量分析對象,作為獎金、排名的依據,更得要極力避免作者自行隨意新增錯誤資料,只是為了衝高文章數量。

因此,作者新增的著作不應該是由作者自行維護,而是要由機構單位審核通過、出版社確認接受與刊登,這樣才能新增到ORCID上,這樣才能維護ORCID作為研究者目錄的權威性。


如何使用信任託管功能? / How to use trusted parties?

接下來我們就來說明如何使用信任託管功能。這功能並不難操作,主要分成三個階段,每個階段要操作的對象都不太一樣。

STEP 1. 以機構申請ORCID帳號 / Register Organization ORCID Account

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註冊ORCID只需要30秒,裡面需要填寫的資料至少包括:

  • First name
  • Email
  • Password

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然後ORCID會發一封信到你的信箱去做確認。點選「Verify your email address」確認即可。

會員訂閱的單位 / Membership Organization ORCID

雖然大部分的ORCID都是代表研究者本身,不過也有ORCID是以機構為名建立的:

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臺大醫學院圖書館就是其中一個例子。

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從API取得的資訊來看,臺大醫學院圖書館的建立方式是「website」,而如果個人直接建立的話則會是「direct」。

我搜尋一下各大學的機構,雖然從ORCID頁面上都看不出差異,但是不少大學都是以website的方式建立。推測就是ORCID的訂閱會員資格的功能。

個人建立的單位 / Organization ORCID by User

 

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印度的JAYPEE UNIVERSITY OF INFORMATION TECHNOLOGY則是裡面少數幾個以個人身份建立的機構ORCID。跟其他訂閱會員的機構不同,他們甚至在自己的ORCID頁面上增加了許多資訊。

從單純的ORCID網頁來看,其實是分不太出來訂閱會員跟個人建立的機構之間有何差別。也許我們可以直接用個人身份來申請一個以機構為名的ORCID即可,未來轉換成訂閱會員時則再來研究即可。

STEP 2. 作者新增信任託管對象 / Add trusted partied at Account Settings

接下來我們要以作者的身份登入

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從作者的登入之後,在「ACCOUNT SETTINGS」中可以看到信任託管的設定,我們可以在此新增或移除信任託管的對象。不過信任機構(Trusted organization)沒辦法讓作者手動新增,但是信任個人帳號(trusted individuals)卻可以手動新增。推測前者的新增就是要訂閱會員之後,以Member API來新增才行。

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我來新增一個信任的ORCID對象看看,這個是陳志銘老師的ORCID:「0000-0002-7088-5516」。

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找到對象後按下「Add」。

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輸入我的密碼以完成確認。

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我的信任清單就多了陳老師了。

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這時候被設定為信任託管的對象會收到一封電子郵件,標示有人委託他託管ORCID。

這樣子信任託管就設定完成了。

STEP 3. 以機構修改信任託管對象 / Update Profile by Trusted Parties

接下來再回到機構的身份,這裡我架設我的ORCID是要管理陳志銘老師的機構,並已經為老師的ORCID做好了STEP 2的信任託管設定。

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登入ORCID之後,會看到自己的帳號底下多一個「Switch Account」的按鈕。

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可以以此切換成研究者。

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接下來我就能更新研究者的資料了,操作方式如同更新自己的履歷頁面一樣。


結語:以信任託管維護履歷 / Conclusion: Manage Profile with Trusted Parties

從本文可以看到,即使是免費的個人帳號,也可以幫其他研究者維護著作履歷。因此就長期來看,我們是可以用機構申請的ORCID就能幫全校所有師生來維護履歷,或著說,必須經過審核之後才能由學校新增著作清單,以維持作者著作清單的權威性。

雖然本文的重點在於維護著作目錄上,但是註冊ORCID依然是一件不容易克服的事情。儘管註冊時只需要輸入三個欄位,然後信箱確認一下即可,但是如果要將機構加入信任託管對象,那就會是一個更麻煩的工程。

基於這個理由,為了大量註冊教職員師生的ORCID,訂閱基本會員、一年付5,000美金打8折,似乎是個不錯的選擇?但是「CREATE ORCID RECORDS: BATCH CREATE」這篇說明中卻寫著研究者得在8天之內點選信箱、確認註冊,這樣才能生效。大量建置的方法也許並沒有我們預想中的這麼自動,一切都有待進一步謹慎的評估,並非付錢就能解決一切……除了付錢請人做之外。

總共3 則留言, (我要發問)

  1. 今天測試的時候,赫然發現用Switch Account切換到別人帳號來更新資料時,例如我切換到陳老師的帳號來維護陳老師的資料,這時候source是寫陳老師,而不是我。這樣子前面提到為什麼要信任託管的理由就站不住腳了,真是害羞。

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  2. > STEP 1. 以機構申請ORCID帳號 / Register Organization ORCID Account

    這部分就是不對,機構不能申請ORCID帳號,ORCID帳號只能被個人使用,機構只能成為ORCID會員.


    如果我們(就是ORCID發現機構申請ORCID帳號,我們先把紀錄設為鎖定,然後通知機構.

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  3. To 愛蓮,

    妳說的沒錯,這是個人身份申請ORCID帳號。這個帳號不具備ORCID機構帳號所擁有其他功能,不能用所謂的API。

    不過這篇只是要講使用信任託管功能而已,這不需要ORCID機構帳號也可以做到。
    我的著眼點是省錢。

    至於要怎麼選擇,就看讀者您自己的決定了。

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