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特藏品的數位化 / The Digital Transformation of Special Collections

2016-02-14_222720

這是國際檔案學課程中的一篇閱讀報告。數位化可不只是把文件掃描拍照就了事的工作,作者整理了檔案文件(archive)在數位化時需要考慮的議題與會遭遇的困難,可以讓我們從管理與長久保存的角度來看一看數位化需要注意什麼事情。


書目 / Bibliography

Daigle, B. J. (2012). The Digital Transformation of Special Collections. Journal of Library Administration, 52(3/4), 244-264. doi:10.1080/01930826.2012.684504

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Abstract [P.2]

  • 數位科技對於特藏品不僅具有巨大的影響,而且更是目前發展的趨勢。
  • 這篇文章的目的在於探討21世紀中原生數位文件(born digital materials)、數位化(digitization)、以及智慧財產權(intellectual property)對於特藏品的影響。
  • 本研究特別著重討論檔案文件在數位科技管理上的帶來的挑戰,以及在線上環境中拓展新型特藏品的機會。
  • 文章的最後會提到維吉尼亞大學圖書館進行的一項實驗研究所發展出的管理模式,以此提供未來數位文件管理的創新方向。

1. 緒論 / GENERAL INTRODUCTION [P.2]

  • 本研究討論許多現今檔案特藏品主要的數位化轉換議題,特別著重於原生數位文件、數位化與智慧財產權這三大議題上,並討論其優缺點。

  • 特藏品受到數位科技的影響之下造成的動態與多樣性,為管理與使用上帶來了更大的挑戰。

2. 檔案世界的機會與挑戰 / OPPORTUNITIES AND CHALLENGES IN THE ARCHIVAL WORLD [P.3]

檔案文件最需要數位化轉換技術的理由:

  • 學者與圖書館員對檔案文件有大量的需求
  • 檔案文件是學術圖書館主要館藏之一
  • 檔案的複雜性與獨特性帶來了對於一手史料研究的高度需求

近20年來出現了相當多檔案管理工具

  • 1993年出的EAD (Encoded Archival Description) 標準規範了數位檔案的標準化呈現以及統一的取用方式
  • 基於EAD的finding aids與檔案管理工具:開放原始碼的Archivists’ Toolkit (www.archiviststoolkit.org) & Archon (archon.org),商業工具的CALM
2-1~2-5. 原生數位檔案 / Born Digital Materials

數位檔案多元格式帶來的挑戰 [P.4]

  • 原生數位格式有許多形式,像是email、文字處理文件、試算表、資料庫、圖片、影像或其他可以想像的文件類型
  • 數位文件也以多種格式呈現,像是軟碟(floppy disks)、ZIP軟碟、CD與DVD光碟、隨身碟、內接式或外接式硬碟、網路硬碟服務
  • 我們每日都在產生的原生數位文件對檔案管理上帶來了相當大的挑戰,特別是圖書館特藏品更應該要有適當的典藏策略,而不是開個資料夾來保存而已
  • 由於大多數檔案仍是以紙本附加數位文件併行,目前尚未完成全部的數位轉換。但是在數位科技快速成長的現代,是時候該考慮適當的儲存媒體與軟體格式了。

大量資料與保存資料量 [P.5]

  • 現在檔案社群描述檔案的方式採用MPLP:更多藏品、更少處理(More Product, Less Process),也就是僅提供研究者需要的基本描述,這與原生數位文件的特性相符
  • 現在檔案館員的挑戰在於檔案保存仍採紙本與數位併行,在以數位文件為主的21世紀中將會為保存議題帶來相當大的困難
  • 檔案篩選(triage)是選擇保留檔案常用的作法。在數位文件上,檔案篩選主要是依據可取得檔案中智慧內容的機率,也就是檔案館員是否得仰賴特定軟體才能開啟那些過時的檔案格式或專屬而非開放原始碼的格式

軟體複雜性 / Software Complexity [P.7]

  • 長期保存數位文件是一大挑戰,這是因為數位文件可能會因為軟硬體過時導致無法取用
  • 現在的趨勢是蒐集軟體與軟體授權,或是在模擬環境中使用已經授權過期的軟體,以保證使用者未來仍可取用數位文件。

硬體與儲存媒體的複雜性 / Complexity of Hardware and Physical Media [P.8]

  • 由於軟硬體容易在不知不覺中過時,因此保存資料的可取用性是任何原生數位文件工作流程中的第一步。
  • 如同軟體一樣,現在檔案館也開始蒐集與典藏實體機器與保存裝置,或是跟其他商業與非商業機構進行合作。

長期保存可靠性與真實性 / Authenticity [P.8]

  • 數位資源的長期保存可靠性(authentic)是圖書館員與檔案館員根據他們對於資源的理解來重建資源本身,並且依照現在的方式進行管理
    • 策略之一是轉置(Migrating),從過時格式中將內容轉換到現行的格式
  • 真實性(authenricity)是包含原生數位文件中來源的正確性以及可信的簽名
    • 名人在紙本上的簽名可以印證其價值,但是數位世界中假扮名人的帳號卻相當容易造成混淆。
    • 彙整名人語錄往往缺乏全面性策略(相較於偶發性彙整,one off arrangement)的作法造成了智慧財產權的混亂。
2-6~2-8. 數位化 / Digitization
  • 建立數位化與館藏描述之間的關係是一件相當困難的工作。如果館藏系列(collection)包含數以千記的物件(items),那只能以相當廣的層級來描述館藏系列。
  • 近來的研究中指出我們必須建立策略性的決策,以延伸檔案資源的使用,並盡可能數位化與上線。
  • 另一方面,數位化也為檔案帶來了全新的機會,線上的數位一手史料可供全世界使用者取用,開放取用(Open Access)也降低了研究者取得一手史料的門檻。
  • 迎接劇增的數位物件的主要策略有兩種服務:使用者請求,以及內部機構的資料蒐集

使用者請求 / User Requests [P.10]

  • 依據使用者需求來決定數位化的方向,對組織來說是一大挑戰
  • 維吉尼亞大學中會選擇大部分使用者的共同請求來完成地數位化特定藏品,但是少部分的請求可能就只數位化資料夾封面。

機構典藏 / Collection Building [P.11]

  • 機構典藏被視為數位化中「大量數位化」(mass digitization)的常見作法
    • 由於大部分機構都有進行機構典藏,因此重點是在於如何讓館藏可供人取用
    • 最直接的作法是考慮研究的需求,另外也會因為可以擴大影響力而將館藏放在線上供人取用
  • 學者與圖書館員都一致同意機構典藏可以促進新的學術發展,像是文字標記、GIS拓展歷史地圖、對實體館藏進行不同角度的時空分析

3. 印刷世界的機會與挑戰 / OPPORTUNITIES AND CHALLENGES IN THE PRINTED WORLD [P.11]

大部分討論檔案媒體的議題都是聚焦在印刷媒體上

  • 儘管印刷媒體會佔用實體空間,但是因為16到19世紀的檔案依然是紙本媒體,而且很少上線
  • 另外紙本檔案儘管有數位化,也常常因為受到使用者質疑是否遭受修改,而被要求要保留原件

另一方面,與手稿相比,印刷媒體的確相當適合數位化:易讀容易以OCR轉化成可搜尋資料、有結構性而可以用TEI(Text Encoding Initiative)標註

4. 智慧財產權與著作權 / INTELLECTUAL PROPERTY AND COPYRIGHT [P.12]

  • 智慧財產權跟著作權問題是特藏品數位轉換最大的問題
  • 因此,管理特藏品與檔案內容所需要的系統必須具備複雜的權限管理功能,以因應不同的權限設定情境

4-1. 智慧財產權與著作權: 捐贈人同意 / Donor Agreements [P.13]

  • 圖書館或檔案館會在收到館藏後去跟捐贈者商討著作權的轉移,特別是確保著作權(copyright)或散佈權(distribution)等等,以增加館藏的可用性。
  • 另一方面,捐贈者也可能要求長期甚至永久不開放,此時要特別注意相隔長期再進行開放時數位科技是否仍然可用。

4-2. 著作權 / Copyright [P.13]

  • 儘管已發表的印刷作品容易進行管理,但未發表的手稿卻是一大難題
    • 許多20世紀的手稿僅能在館內閱讀
  • 著作權需考量哪一些動作可以進行,像是複印
  • 著作權難以跨越不同國家進行應用也是一項挑戰

4-3. 智慧財產權與著作權: 取用策略 / Access Strategy [P.14]

  • 檔案使用、取得、下載等權限的管理做權限管理(rights management)
    • 通常不能提供所有檔案上線,但能有限度地提供取用
  • 維吉尼亞大學提供了檔案權限管理規劃的架構圖:(UVa = 維吉尼亞大學)

5. CONCLUSION: TODAY AND TOMORROW [P.19]

  • 面對數位轉變最好的方式是在於對它有更多的認識,並時常修正自己的看法。工作流程、方法論、系統等仍然都有改變的需求,因此也不會有最終單一的解決方案。
  • 未來可能會朝向3D立體圖案、將館藏進行多重或混合光譜掃描,以看到不同的視覺呈現。
  • 也可以探索羊皮紙與其他書本紙張的歷史,來描繪出歷史性與社會性的發現。當新的科技出現時,是如何處理取用與保存的問題。
  • 儘管在此不一定會有簡單的答案,但可以確定的是,這將會是特藏品永遠需要探索的方向。

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