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Zotero的空間不足?用Google備份Zotero的附加檔案 / Backup Your Zotero Attachment Files with Google Backup and Sync

簡報1

很多人會將Zotero作為文獻保存與管理工具,我們在瀏覽資料庫的時候能方便地抓取論文的書目資料和PDF全文檔案。但是Zotero的免費帳戶只有300MB,非常不夠用。雖然我以前教過大家使用WebDAV協定將檔案同步到Yandex,不過實際上用起來,WebDAV同步常常出現故障,非常不穩定。到頭來還是使用能夠直接同步電腦資料夾的Google備份與同步處理 (Backup and Sync from Google)最令人安心,而且還能享用教育版Google雲端硬碟的超大空間來備份你的Zotero喔!這篇就讓我們來看看怎麼用Google備份與同步處理來備份Zotero的附加檔案吧。


環境 / Environment

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這篇使用的環境跟Zotero Standalone安裝布丁版中英APA引用樣式這篇一樣,這是以全新的Windows 7安裝環境,裡面安裝Zotero 5.0.58並匯入幾筆有檔案的書目。而Google備份與同步處理也已經登入了Google雲端硬碟教育版,不過安裝Google備份與同步處理的時候需要做些設定。環境細節如下:

Google備份與同步處理安裝設定 / Installation of Google Backup and Sync

在下載並安裝Google備份與同步處理的時候,它會要你先登入Google帳號。

STEP 1. 登入Google帳號 / Login

為了使用Google雲端硬碟教育版的大空間,所以這時候通常不會登入「@gmail.com」結尾的帳號,而是登入你所在的教育單位所安排的帳號。以政大來說,它是以備援信箱的名義提供申請,通常是以「@mail2.nccu.tw」結尾。輔大的輔仁大學資訊中心 Google Apps for Education 服務申請就是以「@gapp.fju.edu.tw 」結尾。

STEP 2. 設定我的電腦 / Setup My Computer

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第二步是設定本機同步到Google雲端硬碟的細節。這邊要先設定「相片和影片上傳大小」為「高品質」。因為Zotero在抓取書目資料的時候,常常也會一併抓取網頁資料。若網頁裡面有尺寸過大的圖片,則會佔據你的Google雲端硬碟空間(請見關於Google相簿與儲存空間的說明)。

STEP 3. 設定Google雲端硬碟 / Setup Google Drive

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第三步是要設定Google雲端硬碟是否要同步到你的電腦上。預設會同步在你電腦裡面某個資料夾,但我不建議開啟這個設定。請取消打勾「在這台電腦上同步處理我的雲端硬碟」,然後按下「開始」吧。


找尋要備份的Zotero附加檔案資料夾路徑 / Find Your Zotero Storage Path

Google備份與同步處理可以備份電腦上的指定資料夾,但是到底要備份Zotero的那個資料夾,才能正確備份到Zotero的附加檔案呢?請照著以下做法一步一步來找尋那個關鍵資料夾的路徑吧。

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在Zotero主要界面上,按下「編輯 > 偏好設定」。

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進入「進階 > 檔案與資料夾」,按下「顯示資料目錄」按鈕。

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這時候Zotero會在檔案總管中開啟資料目錄。這邊有幾個比較常用的檔案內容,讓我順便在這裡說明一下:

  • storage:儲存附加檔案的資料夾。你在Zotero裡面保存的各種PDF、網頁檔案,都會放在這個資料夾下。這也是我們待會要在Google備份與同步處理要設定的資料夾。
  • styles:儲存引用樣式的資料夾。如果你有安裝「布丁版中英APA引用樣式」,那就會在這個資料夾裡面看到「apa_zh_pulipuli.csl」。
  • translators:儲存轉譯器的資料夾。轉譯器是Zotero從網頁上抓取資料的程式碼。如果你有安裝轉譯器,轉譯器的腳本檔會擺在這裡。
  • zotero.sqlite:儲存Zotero書目資料的主要資料庫。如果你有設定Zotero同步伺服器,那這個資料庫就會自動跟Zotero同步,資料空間沒有上限。

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好,我們主要要取得的附加檔案資料夾就是那個「storage」了。點進資料夾後,複製資料夾路徑本身吧。通常預設的附加檔案資料夾路徑會是:

C:\Users\[你的Windows帳號]\Zotero\storage

不過如果你有修改Zotero資料目錄的話,那這個路徑就會不太一樣。但路徑最後都會是以「storage」結尾。

取得附加檔案資料夾路徑之後,我們就能到Google備份與同步處理來將它設定同步了。

設定備份附加檔案資料夾 / Setup Zotero Storage Backup in Google Backup and Sync

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點選Windows通知區域裡面的Google備份與同步處理圖示,然後按下右上角的三個小點設定圖示,開啟「偏好設定」。

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在「我的 電腦」裡面,按下「選擇資料夾」。

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選擇Zotero附加檔案資料夾路徑。

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按下「確定」即可。

在Google雲端硬碟檢視備份結果 / Zotero Attachments in Google Drive

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稍待片刻,等待Google備份與同步處理將storage資料夾備份上去之後,你就可以在你的Google雲端硬碟的「電腦」裡面找到你的電腦以及備份的storage資料夾。

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請按下Google備份與同步處理訊息窗中Google雲端硬碟的圖示來開啟Google雲端硬碟。

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剛剛儲存在附加檔案資料夾中資料夾都已經同步上去了。

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當然,你也可以用搜尋來找到備份在Google雲端硬碟中的PDF檔案。

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或是你也可以把這個資料夾跟其他Google帳號共用,你可以可以用其他帳號來取得備份在Google雲端硬碟上的Zotero全文檔案了。


小結 / In closing

最近有朋友在問我,他的Zotero總是跳出儲存空間不足的錯誤訊息,我才想到我好像一直沒有寫怎麼用Google雲端硬碟來備份Zotero的教學。

之前的研究中,我是想要透過WebDAV或google-drive-ocamlfuse來掛載Google雲端硬碟,好讓Zotero或是Proxmox VE備份檔案能夠順利同步到Google雲端硬碟上。但最後研究結果都不太順利,最主要原因是卡在同步速度慢到會讓軟體認為發生逾時錯誤,或是Google APIs授權的檔案傳送量有上限。

最後我選擇就像這篇一樣,用Google提供的備份與同步處理來備份檔案。另一部分,Proxmox VE的備份則是仰賴QNAP NAP提供的Cloud Drive Sync同步備份檔案,直到現在運作起來都蠻順利的,沒什麼問題。

關於使用Google備份與同步處理Zotero附加檔案的教學中,有人可能會問:「什麼不要備份整個Zotero資料目錄呢?」這是因為Zotero資料目錄裡面有個zotero.sqlite資料庫與它的相關檔案,Zotero運作的時候會需要時常讀取和寫入zotero.sqlite以及相關檔案,但這又剛好會跟Google備份與同步處理相互衝突,進而發生「啟動Zotero時發生錯誤」的問題。根本上解決問題的方法就是不要讓Google備份與同步處理來備份zotero.sqlite跟它的相關檔案,所以這篇我教大家只備份storage,就能夠根治這個問題。


那麼這次在使用Google備份Zotero附加檔案的教學就到這邊了。你的Zotero附加檔案也超過300MB的免費空間上限了嗎?你是怎麼備份檔案的呢?你使用Dropbox或其他軟體來備份嗎?歡迎在下面的留言處跟我們分享你的想法。如果你覺得我這篇教學寫的不錯的話,請幫我在AddThis分享工具按讚、將這篇分享到Facebook等社群媒體吧!感謝你的耐心閱讀,讓我們下一篇見。

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