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多臺電腦使用相同的書目!Zotero的書目與附加檔案同步功能 / Sync Your Zotero Library and Attachments

11月 23, 2016 , 0 Comments Edit Post

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Zotero管理論文的文獻書目很方便,但是如果換一臺不同電腦編輯文件,我們就沒有之前電腦上的Zotero資料了。在這多螢時代中,Zotero其實內建了同步的功能,可以使用免費申請的帳號來同步書目資料。除了書目之外,我們還可以申請免費的Yandex雲端硬碟來同步Zotero的附件。以下我們就來看看怎麼讓Zotero雲端化吧。


申請Zotero帳號 / Register a Zotero Account

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首先我們必須現在Zotero的網站上註冊一個帳號,你可以從上面的網址進入。Zotero的註冊手續很簡單,只需要以下資料:

  • Your username:使用者名稱,只能用英文、數字、跟空白。這會變成你的公開書目網址的一部分。舉例來說,我的帳號是pulipuli,我的Zotero公開網址就是:https://www.zotero.org/pulipuli
  • Email:電子郵件
  • Password:密碼

就這樣子,你就能取得一個Zotero帳戶了。

設定Zotero同步 / Zotero Sync Configuration

接下來我們打開Zotero主程式。不論你是用Standalone版本還是Firefox附加元件,操作都一樣。

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點選工具列的「齒輪圖示」,進入「偏好設定」。

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進入「同步 > 設定」中,我們要設定「Zotero同步伺服器」裡面的資料:

  • 使用者名稱:Zotero帳號的名稱,這邊我通常設定Email。
  • 密碼:Zotero帳號的密碼。
  • 自動同步:打勾。這樣就不用手動同步了。
  • 同步全文內容:打勾。全文內容是指Zotero為PDF做的全文索引檔案,有這個檔案才能搜尋PDF內文。

這樣子Zotero同步設定就做完了。

手動同步 / Manual Sync

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雖然上面我們設定了Zotero啟動自動同步,但有時候我們也會想要手動進行同步。Zotero的手動同步按鈕藏在右上角,是一個重新整理綠色的圖示。不過Zotero視窗左右寬度太窄的時候,手動同步按鈕可能會被隱藏起來。請自行拉寬Zotero視窗即可。


同步附加檔案的方案 / Attachments Sync Solution

上面的步驟只有同步書目資料,像是標題、作者,但是不能同步書目底下的附加檔案,像是PDF。要同步附加檔案則需要其他的設定。

Zotero本身有提供檔案同步的伺服器,但是免費版本只有300MB的空間,非常不夠用。還好Zotero也提供了WebDAV檔案伺服器的選項,這裡也有列出許多免費的WebDAV服務,除此之外自行架設的ownCloud也有WebDAV功能

我試過的免費服務有4sharedYandex。4shared免費空間有15GB之多,很不錯,但是它的問題上傳之後只能用專屬網址才能取回檔案,不能在網頁上瀏覽檔案。不過它還是能用AnyClient這種WebDAV客戶端來取得檔案就是了。

我現在是使用的空間是Yandex,所以這篇主要就用Yandex來作為Zotero同步附加檔案的WebDAV服務。

Yandex帳號申請 / Register A Yandex Account

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Yandex是俄國的網路公司,它提供的Yandex Disk具有WebDAV服務,免費帳號即有10GB空間。我用Zotero這麼多年以來也只用了快9GB,10GB對很多人來說其實已經足夠使用。

你可以從上面的網址進入Yandex的註冊網頁,直接註冊一個帳號吧。

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必須注意的是,最後它要我們填入行動電話號碼,但我們並沒有俄國的行動電話,所以要按下旁邊的「I don't have a mobile phone number」。

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這時候行動電話的欄位會改成Secunity question (安全性問題)跟Answer to the security question (答案)。我們可以選擇問題為「Your favorite computer game」(你最喜歡的電腦遊戲),答案可以填「Minesweeper」(踩地雷)。

註冊最後就能夠取得Yandex的帳號與密碼,接下來就能夠用它作為Zotero的附加檔案同步空間了。

Zotero的檔案同步 / Attachments Sync Configuration

接下來我們回到Zotero,一樣點選工具列的「齒輪圖示」,進入「偏好設定」,再回到剛剛的「同步 > 設定」畫面。

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這裡我們設定的項目很多,請一一確認:

  • 勾選「同步我的文獻庫中的附加元件」,後面選擇「WebDAV」。
  • URL:選擇「https」,後面填入「webdav.yandex.ru」。
  • 使用者名稱:Yandex的帳號。
  • 密碼:Yandex的密碼。

設定完成之後請先按下「Verify Server」,確認雲端空間能夠正常連線。

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如果出現「已成功設定檔案同步」,這樣就算是設定完成了。

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你可以回到Zotero主畫面中,按下右上角的手動同步按鈕,這時候Zotero就會開始同步你保存的所有附加檔案。同步附加檔案需要花費很長的時間,請耐心等候。

確認Yandex中的Zotero附加檔案 / Browse Attachments in Yandex

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Yandex雲端空間中瀏覽檔案的網址如下:

經過Zotero同步之後,你可以發現上面有很多奇怪的檔案,像是上圖的「WZA4RXU7.prop」跟「WZA4RXU7.zip」,這是什麼東西呢?

因為Zotero保存附加檔案的命名方式是採用雜湊編碼(hash),而不是用原本的書目資料來命名,所以它保存的檔案名稱才會是「WZA4RXU7」這種亂碼。而其中「.zip」副檔名的檔案,裡面才是保存真正的附加檔案PDF資料。這個命名規則都是由Zotero控制,我們最好不要自行修改同步到Yandex上的檔案,還是在Zotero裡面管理檔案就好囉。


結語:用同步來備份資料 / Conclusion: Use Sync to Backup Your Library

本篇介紹了在Zotero中以Zotero帳號同步書目資料以及用Yandex雲端空間同步附加元件的做法。這個設定其實不光是為了在不同電腦之間同步資料,還能夠當做是備份Zotero資料的重要手段。只要同步設定做好、正常同步資料的話,未來如果需要更換電腦或重灌電腦的時候,我們只要在新電腦的Zotero上配置好相同的同步設定,那麼之前辛苦找來的文獻就能夠再次出現在Zotero中。

對任何走在學術這條路的人來說,自己讀過的文獻、畫過的筆記、引用的文獻,這些都是攸關學術生命的重要資產。Zotero不僅僅只是能夠自動產生引用文獻樣式,它還能讓你保存這些數位化文獻資料、並且以同步將資料備份在雲端空間。

關於Yandex空間

好,最後來講題外話。其實這篇我大概半年之前就想要來寫了,那時候主要的目的是想要一邊推廣Yandex中的邀請連結:

只要有朋友點選此連結、註冊Yandex並安裝它的APP,這樣我就能夠獲得512MB的額外空間。為了測試這個功能,我試著在不同電腦上用這個邀請連結註冊Yandex看看,結果新註冊的帳號就被封鎖了。原因似乎是因為我太常在政大這個網域中用上面的邀請連結註冊Yandex,似乎被當做是來亂的人了。(其實的確是來亂的)

因此這篇我就不建議大家使用上面這個邀請連結來註冊Yandex,不然註冊完又被封鎖,那就不好笑了。

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此外,我也常常收到關於Yandex信箱的垃圾與釣魚郵件。這個俄國的Yandex空間好像本身就不太安全啊?

除此之外,我現在的Yandex空間只剩下1.8GB,有種不夠用的感覺。我在考慮是不是要用ownCloud連結來Google Drive的學校帳號,以此使用無限容量的空間。不過這又是另外一個議題了。

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