:::

圖書館管理952第一講整理

4月 22, 2007 0 Comments Edit Post

第一講:圖書館組織

1. 組織的意義

定義:藉由分工合作分層負責,達到一定目標而組成的集合體

1-1 圖書館組織:

  • 目標:滿足社群對圖書館需求
  • 組成:人員和各種文獻資源
  • 活動:透過該系統行動、履行職責、相互協調

1-2 構成基本要素:

  1. 共同目標:共同的目標和目的
  2. └─活動目的:組織活動在實現共同的目標和任務。
  3. 規則組成:按一定規則組成的有機的整體
  4. └─職權分工: 組織內部有不同層次的分工與合作, 有明確的責任與權力。

1-3 圖書館組織模式(可能會考):

  • 二分式:讀者服務部、技術服務部

  • 三分式:加上行政部

2. 組織的設計

2-1 組織結構的原則(6點) (可能會考)

  1. 專業分工
    1. 優點:專一有效、不浪費、易訓練
    2. 缺點:不人性
  2. 指揮統一化:
    1. 一個部屬→一個上司
    2. 優點:簡單、適用廣
    3. 缺點:缺乏彈性
  3. 控制幅度 (管理幅度) (可能會考)
    也就是上司必須管理的職責範圍。上司的部屬愈多,控制幅度就必須越廣;反之,上司人數多,組織就可以分成很多層,於是所分配的部屬較少,控制幅度就越少 。
    組織型態 控制幅度 層級
    Tall,高的
    Flat,平坦的
  4. 職權與職責
    1. 在一個管理職位上所擁有的權利
    2. 由上往下授與下階層的管理人,給予其特定的權利
    3. 可發號施令並預期號令會被遵守
      直線職權:賦予管理者指揮部屬工作的職權,從組織最高層延伸到最底層 chain of command
    4. 限制其在特定的規定內運作
      職責(Responsibility):被授予職權者,同時必須負起相當義務去執行。
  5. 集權與分權
    1. 種類(5):
      • 強制、獎賞、法制
      • 專家、參考
    2. 如何建造權力基礎?
      1. 尊敬他人
      2. 建立權力關係
      3. 拓展交際
      4. 控制重要資訊
      5. 增進年資
      6. 建立階段權力
  6. 部門化
    1. 5種部門化 (可能會考)
      1. 功能(functional):直接反應組織的目標與活動
      2. 產品別(product)=獨立化:各部門可獨立運作
      3. 顧客別(customer)=需求別:專業分工
      4. 地區別(geographic):顧客分布廣大
      5. 流程別(process):顧客流動為主,圖書館可由「人」及「文獻(書)」分成兩種處理程序
    2. 圖書館組織部門化
      1. 依功能分:採購、編目、流通
      2. 依服務性質分:讀者、技術服務。
      3. 依讀者分:兒童閱覽室、研究圖書館。
      4. 依位置分:如總館、分館。
      5. 依學科分:如醫學圖書館、法律圖書館。
      6. 依資料分:如視聽資料、期刊資料。

2-2 組織設計的發展趨勢

2-2-1 集中 vs. 分散(可能會考)

  優點 缺點
集中式
(總館)
  1. 資源集中、開放時間長
  2. 減少重覆
  3. 有利跨學門
  4. 協調方便
  1. 結構複雜
    →精選圖書
  2. 無法應付分散讀者
    →網路化、通訊便利
分散式
(分館)
  1. 性質特殊、單獨設立
    →針對需求,專業服務
  2. 接近分散地區讀者
  1. 資源量小、經費不足
  2. 重複浪費
  3. 不便跨學門
  4. 難以協調

2-2-2 機械式組織 vs. 有機式組織

  機械式
有機式
1. 階層關係 嚴謹的(單一方向) 合作的(多個方向)
2. 工作分工 僵固的 可調整的
3. 規定 繁雜的 簡明的
4. 溝通管道 正式化的 非正式的
5. 決策權 集中式 分散式
6. 結構 較深的 較扁平的

2-2-3 影響組織權變的因素

  1. 組織策略
    1. 組織策略組織結構應緊密連結
    2. 差異化策略→追求創新
      成本領導策略→穩定和效率
  2. 組織的規模:
    大型組織與小型組織的差別
  3. 資訊技術
    1. 例行性科技→標準化
      非例行科技→有機式
    2. 圖書館的結構該是標準化?有機式?(可能會考,申論題,請依照例行性科技與非例行性科技,搭配上面的機械式與有機式比較來發揮)
  4. 環境
    1. 機械式的組織→穩定環境
    2. 有機式的組織→動態和不確定環境

2-2-4 組織設計的應用

  1. 單純式結構
    1. 分工和正式化程度低,但集權程度高的組織。
    2. 扁平組織,經營和所有權是同一人。
    3. 好處:快速、彈性、維持成本低、 責任清楚。
    4. 缺點:只有小型組織才有效。
    5. 風險:所有決策一肩扛
  2. 科層體制
    1. 科層體制源自功能及產品部門化
    2. 優點:工作專精化所帶來的好處、產生規 模經濟的好處、降低人員和設備的重覆、使員工感覺自在,“說相同的語言”。
    3. 缺點:缺乏追求最高利益的洞察力、沒有人為最終的結果負責,見樹不見林。
  3. 產品化分工部門 (可能無法直接連結產品與獨立化這兩個概念,所以要注意一下)
    1. 每個部門都可以獨立運作,不需要其他部門合作
    2. 優點:部門可以直接產生結果。
    3. 缺點:活動和資源的重覆浪費。
  4. 矩陣式結構 (可能會考)
    按工作或生產的需要分成若干的方案(project)或產品(product)小組,各由一位組長負責

    1. 優點:促進複雜且獨立專案間的協調、同時維持功能式專家集中的經濟規模。
    2. 缺點:產生混淆情況、員工不知該向那位主管報告
  5. 團隊結構
    1. 由工作小組(groups)或團隊(teams)組合的組織設計
    2. 將功能式部門中的專家, 指派到一個或多個專案, 由專案經理來領導的組織設計。
  6. 無邊界組織

3. 組織發展 (≒企業流程再造) (這是作業,通常不會考)

定義(6項)

  1. 一個有計劃的介入過程。
  2. 用在整個機構的發展上。
  3. 由最高主管親自主持。
  4. 是使用行為科學方法的一種行動研究。
  5. 目的在促進機構的自我更新,以提高機構的效率和增進機構的健康。
  6. 為改變一個機構的信念、態度、價值觀和結構等所採用的一種複雜的教育策略。

流程 (7項)

  1. 開端
  2. 定約
  3. 資料收集
  4. 診斷
  5. 反饋
  6. 介入
  7. 評估

4. 圖書館組織

目的與功能:圖書館法第九條 (10項)

  • 圖書資訊之採訪、編目、典藏
  • 閱覽、參考諮詢、資訊檢索
  • 文獻傳遞、推廣輔導、館際合作、特殊讀者服務

特點(5項) (可能會考)

  1. 不營利、不利益取向:服務不營利,提供不利益取向的的服務
  2. 供應引導、個人持續:扮演供應及導引的角色,提供個人化的、持續性的專業服務。
  3. 結構嚴謹、難以改變:由長久歷史而形成的觀念,表現 在其功能和方法等方面,組成一嚴謹的組織結構,怯於改變。
  4. 資料與讀者、取向矛盾:既重文獻亦重讀者,以致困於資料取向與讀者取向的矛盾。
  5. 非獨立機構:為上級機構的附屬單位,而非獨立機構。居於附屬地位,承受上層或外界的壓力。

第一講 可能會考的整理

請敘述圖書館組織模式的種類。

  • 二分式:讀者服務部、技術服務部

    二分法
  • 三分式:加上行政部

    三分法

請敘述組織結構的原則。

  1. 專業分工:有效率、不浪費、低成本,但不人性
  2. 指揮統一化:一個部屬直屬一個上司,但缺乏彈性
  3. 控制幅度:依照上司管理範圍不同,組織型態會有高的跟平坦的差別
  4. 職權:管理職位的權利,由上層授予但被限制,可預期其命令會被遵守
    職責:被授予者必須負起執行義務
  5. 集權與分權:權力授予程度不同的問題
  6. 部門化:分成功能、產品別、顧客別、地區別、流程別

請敘述部門化的種類,以及圖書館組織部門化的類型

  1. 功能(functional):直接反應組織的目標與活動,如:採購、編目、流通
    流程別
  2. 產品別(product)或獨立化:各部門可獨立運作,如:讀者、技術服務,或是視聽資料、期刊資料。
    功能別
  3. 顧客別(customer)或需求別:依照需求專業分工,如:兒童閱覽室、研究圖書館,或是醫學圖書館、法律圖書館。
    產品別
  4. 地區別(geographic):因應分布廣大的顧客,如:總館、分館。
    顧客別
  5. 流程別(process):顧客流動為主,圖書館可由「人」及「文獻(書)」分成兩種處理程序。
    地區別

請比較組織設計中集中與分散的差別

  優點 缺點
集中式
(總館)
  1. 資源集中、開放時間長
  2. 減少重覆
  3. 有利跨學門
  4. 協調方便
  1. 結構複雜
    →精選圖書
  2. 無法應付分散讀者
    →網路化、通訊便利
分散式
(分館)
  1. 性質特殊、單獨設立
    →針對需求,專業服務
  2. 接近分散地區讀者
  1. 資源量小、經費不足
  2. 重複浪費
  3. 不便跨學門
  4. 難以協調

請問圖書館組織有哪些特點?

  1. 不營利、不利益取向:服務不營利,提供不利益取向的的服務
  2. 供應引導、個人持續:扮演供應及導引的角色,提供個人化的、持續性的專業服務。
  3. 結構嚴謹、難以改變:由長久歷史而形成的觀念,表現 在其功能和方法等方面,組成一嚴謹的組織結構,怯於改變。
  4. 資料與讀者、取向矛盾:既重文獻亦重讀者,以致困於資料取向與讀者取向的矛盾。
  5. 非獨立機構:為上級機構的附屬單位,而非獨立機構。居於附屬地位,承受上層或外界的壓力。

0 意見:

留言工具: