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圖書館管理952第三講整理

4月 22, 2007 0 Comments Edit Post

第三講:圖書館人力資源管理

1. 人員的甄選和任用

1-1 人力資源策略規劃

  1. 圖書館整體規劃的一部分:組織目標(抽象)→可達成目標的人(實體)
    1. 招募、甄選:以增加員工
    2. 裁員:減少員工。
  2. 人力資源盤點報告 (可能會考)
    1. 列出組織內每位員工的姓名、教育程度、訓練、經歷、使用語文、能力及特殊技能
    2. 讓管理者了解目前可用的人才及技能

1-2 工作分析

  1. 定義工作內容(工作說明書)及所需條件(工作規範書):定義圖書館內的工作,以及進行這些工作所需的行為
  2. 每一個職位都應經由「工作分析」來決定其職稱、等級、隸屬、最低學歷要求、專長及職責功能等。

1-2-1 「工作說明書」與「工作規範書」

1-2-1-1 定義 (可能會考)

  • 工作說明書:指載述關於某一職位的人員做些什麼,如何做,與為何要做的書面說明
  • 工作規範書:說明一位員工為了將某特定工作順利執行,所需具備的最低資格

1-2-1-2 修正的時機

  1. 定期檢查修正
  2. 員工出缺,需要招募時
  3. 員工提出

1-2-1-2 方法

  1. 主管擬定:新設或招募時,直屬主管與人事人員據人員編制及工作需要擬定各個職位的工作說明書。
  2. 觀察約談:主管以觀察或約談的方式分析一個職位的工作。
  3. 員工問卷:由員工填答有關工作內容的問卷。
  4. 活動紀錄:由員工自行記錄每天的活動,交給直屬主管查閱。

1-2-1-3 內容

  • 固定內容:
    1. 工作職稱
    2. 工作單位
    3. 直屬主管
    4. 部屬
    5. 職位編號
    6. 等級
  • 敘述性內容
    1. 功能
    2. 職責(可加注每一職責所占時間的比例)
    3. 最低學歷要求
    4. 專長
    5. 其他

1-2-1-4 功用

  1. 決定位置:對每一個職位的評審和分類並決定其在一個機構中的相關位置。
  2. 了解能力:使每位員工能了解自己職位的職務(duties)和責任(responsibilities)
  3. 薪資基準:提供所需資料以做為決定與勞工市場(labor market)足以競爭的薪酬。
  4. 輪調參考:做為內部工作輪調參考之用。

1-3 甄選

預測哪一位應徵者被僱用之後會做得最「成功」

1-3-1 途徑

  1. 特定行業:圖書館學相關專業刊物或網站、圖書館相關學系或學會
  2. 徵人訊息:全國性報紙、人力銀行
  3. 內部調任或升任

1-3-2 公務員

(不喜歡背法條...自動略過)

1-3-3 圖書館甄選程序 (可能會考)

  • 館長
    1. 核定工作說明書
    2. 決定職位等級和待遇
    3. 設立甄選委員會並指派召集人
    4. 核定初選名單,確定過程公正無私
    5. 單獨面談
    6. 核定最後名單並向人事單位報備
    7. 與選定的館員聯繫並發聘書。
  • 應徵者
    1. 申請信件
    2. 履歷
    3. 推薦人名單或推薦信
    4. 學經歷證明

1-4 考試

  1. 基層特考
  2. 普通考試
  3. 高等考試

1-5 背景調查

  1. 電話詢問推薦人
  2. 信件或電話詢問過去或現在雇用單位。
  3. 詢問畢業學校。

1-6 面談

  1. 熟知職位說明及工作細節
  2. 先行構思一組適當問題
  3. 決定評估的表格
  4. 面談中觀察應徵者的行為、舉止、態度和反應。
  5. 面談時不要記筆記,等面談結束後再補記要點及印象。
  6. 面談時不宜太嚴肅,使應徵者可暢所欲言

面談結果分析方式

  1. 列應徵者優缺點
  2. 分數序列
  3. 名次序列
  4. 其他

1-7 用人

  1. 決定應徵者名次
  2. 查核甄選過程是否公正無私
  3. 報請上級或人事單位同意備查。

2. 薪酬、福利和安全

2-1 要素

  1. 薪酬制定標準
  2. 職位高低和責任的輕重
  3. 工作的繁簡及技術的強弱
  4. 人力市場的需求和供應
  5. 機構的財務狀況和能力

2-2 薪酬管理 (可能會考)

  • 提供工作誘因:設計一個會吸引及保留有才能者,並提供給這些人更用心的工作誘因之成本有效(合理成本內)的薪資結構。
  • 確保薪資公平:確保決定的薪資水準是員工認為公平的。

2-3 員工福利

  1. 各種休假:一年七天
  2. 醫療保險:勞保(公保)健保
  3. 退休後福利
  4. 教育福利
  5. 生命保險
  6. 無能力工作的保險計畫
  7. 其他
    1. 家庭友善福利
    2. 員工輔導

3. 員工的訓練和發展 (可能會考)

  1. 在職訓練方法
    1. 工作輪調
    2. 實習指派:學徒制
  2. 職外訓練方法
    1. 課堂講授
    2. 影片及錄影帶教學
    3. 模擬練習:著重團體合作
    4. 入門訓練:著重設備操作

4. 考績

4-1 考績的功能

  1. 增進一個機構的效率以達成機構的目標
  2. 協助員工的自我發展及成長,使能更勝任所擔任的工作
  3. 為員工提供有關個人在工作上的表現何成就的評估和即時的回饋
  4. 輔導員工改進工作上的缺點
  5. 作為決定薪酬及升遷的依據
  6. 加強員工與上司間的溝通與瞭解

4-2 考績的方法 (可能會考)

方法 優點 缺點
書面評論 容易使用 衡量評估者的寫作能力,甚於評估者之實際績效
關鍵事件 豐富的行為基礎範例 浪費時間;缺乏量化
圖解等級尺度 提供量化資料;較其他方法省時 未深入評估工作行為
行為定毛等級尺度(BARS) 著重特定的即可衡量的行為 浪費時間;測量尺度難以發展
多人比較

員工與員工間互相比較

  1. 群體等級排序
  2. 個人排序
  3. 配對比較
員工人越多越難處理
目標管理 著重最後目標;結果導向 浪費時間
360度評估 比較完整 浪費時間

4-3 問題及解決

  1. 如何能確定及劃一考績的標準?充分說明、量化客觀
  2. 如何加強考績的作用?即時回饋
  3. 如何避免太寬或太苛的考績者?用比較的方式來查核
  4. 如何把考績工作認真做好?以身作則,配合目標

5. 激勵動機 (可能會考)

  1. 需求層次理論
    1. Maslow
    2. 生理、安全、社會、尊重、自我實現
  2. X和Y理論
    1. X型:性惡
    2. Y型:性善
  3. 雙因素理論
    1. 保健因素:不滿足
    2. 激勵因素:導致滿足
    3. 兩者不相衝
  4. 三需求理論
    1. 成就感
    2. 權力:追求影響力
    3. 結盟感:讓別人喜歡和接受
  5. 目標設定理論 (內化概念認知)
    • 認知法
    • 朝一個方向前進
  6. 強化理論 (外在方法強化)
    • 行為法
    • 用獎懲引導
  7. 公平理論
    1. 個人對於結果的滿意度
    2. 機會均等、賞罰分明、報酬合理,有激勵作用
  8. 期望理論:三個變數
    1. 吸引力:結果對個人的重要性
    2. 績效與報酬的關連性:績效與結果的比例
    3. 努力與績效的關連性:努力與績效的比例

5-1 整合激勵理論 (可能會考...吧)

請敘述講義圖中各步驟所使用到的激勵理論

5-2 應用激發動機 (可能會考)

  1. 注意原則
    1. 了解個別的差異
    2. 人盡其才
    3. 使用目標管理
    4. 獎賞方式因人而異
    5. 考績方式公平合理
    6. 愉快的工作環境
  2. 界定高品質的工作生活
    在一個機構裡,員工可以滿足他們重要個人需求的程度
    1. 公平對待:對待員工能夠公正、公平和理解。
    2. 自我實現:讓員工有機會充分使用他的技能及達到完全的自我實現
    3. 溝通開放:員工之間的溝通是開放的及可以信賴的
    4. 參與決策:讓員工有機會積極地參與有關他們工作的重大決定
    5. 合理薪酬:適當的及公平的薪酬
    6. 良好環境:有一個安全及健康的工作環境
  3. 實行目標管理
    1. 設立目標
    2. 即時回饋
    3. 鼓勵參與
  4. 建立品管圈
    1. 由五至十位在同一單位工作的員工,經過特別訓練以後,所成立的一個小組
    2. 每週定期聚會一小時,用來探討在工作上的一些問題並設法自己解決
    3. 四個步驟:計畫、訓練、起步、作業
  5. 推動全品質管理TQM
    1. 為了達到顧客的最高滿意程度
    2. 長期的、全面的、徹底的內部改進
    3. 使整個機構能做到整體的配合
    4. 形成人人參與及追求高品質服務的組織文化

第三講 可能會考的題目整理

一、何謂人力資源盤點報告?

  1. 列出組織內每位員工
    1. 姓名
    2. 教育程度
    3. 訓練
    4. 經歷
    5. 使用語文
    6. 能力
    7. 特殊技能
  2. 讓管理者了解目前可用的人才及技能

二、請說明工作說明書與工作規範書的差異。

  • 工作說明書:指載述關於某一職位的人員做些什麼,如何做,與為何要做的書面說明
  • 工作規範書:說明一位員工為了將某特定工作順利執行,所需具備的最低資格

三、請敘述圖書館的甄選程序

  • 前置工作:
    1. 工作內容:核定工作說明書
    2. 決定職位:決定職位等級和待遇
    3. 甄選委員:設立甄選委員會並指派召集人
  • 甄選開始:
    1. 初選名單:核定初選名單,確定過程公正無私
    2. 單獨面談
    3. 最後名單:核定最後名單並向人事單位報備
  1. 選定聘用:與選定的館員聯繫並發聘書。

四、何謂薪酬管理?

  • 提供工作誘因:設計一個會吸引及保留有才能者,並提供給這些人更用心的工作誘因之成本有效(合理成本內)的薪資結構。
  • 確保薪資公平:確保決定的薪資水準是員工認為公平的。

五、激勵動機有哪些?

8項,分成三組以方便記憶

  • 概念性質的理論
    1. 需求層次理論
      1. 提出者:Maslow
      2. 五層次:生理、安全、社會、尊重、自我實現
    2. 公平理論
      1. 個人對於結果的滿意度
      2. 機會均等、賞罰分明、報酬合理,有激勵作用
  • 變數分群的理論
    1. X和Y理論
      1. X型:性惡
      2. Y型:性善
    2. 雙因素理論
      1. 保健因素:不滿足
      2. 激勵因素:導致滿足
      兩者不相衝
    3. 三需求理論
      1. 成就感
      2. 權力:追求影響力
      3. 結盟感:讓別人喜歡和接受
    4. 期望理論:三個變數
      1. 吸引力:結果對個人的重要性
      2. 績效與報酬的關連性:績效與結果的比例
      3. 努力與績效的關連性:努力與績效的比例
  • 對立的理論
    1. 目標設定理論 (內化概念認知)
      • 認知法
      • 朝一個方向前進
    2. 強化理論 (外在方法強化)
      • 行為法
      • 用獎懲引導

六、要如何應用激勵理論到實務上?

  1. 注意六項原則
    1. 個別差異、人盡其才
    2. 各有所賞、考績公平
    3. 目標管理
    4. 良好環境
  2. 界定高品質工作環境
    1. 公平對待、自我實現
    2. 開放溝通、參與決策
    3. 合理薪資
    4. 良好環境
  3. 實行目標管理
    • 設立目標→即時回饋→鼓勵參與
  4. 建立品管圈
    • 由單位內部份成員組成小組
    • 固定時間集會
    • 探討問題並解決
  5. 推動全品質管理
    1. 整體的內部改進,是長期、全面、徹底的
    2. 可達到顧客的最高滿意度
    3. 形成追求高品質服務的組織文化

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