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Google簡報製作一頁二張投影片的PDF列印講義 / Create Hangout PDF on 2 Slides per Page from Google Slides

簡報1

我之前介紹過如何將4張投影片8張投影片濃縮在一頁中,製作成方便列印的講義。這次我們要從Google簡報開始,教大家如何製作2張投影片印在同一頁中,並且為講義加上頁碼喔!


準備工具 / Source and Tools

要製作簡報的講義,我們需要簡報檔案、PDF工具以及PDF印表機。

範例Google簡報 / Google Slide Example

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以下我用「收支平衡表」的Google簡報作為例子來操作。你可以從下面的連結打開這個設定為共享的Google簡報:

PDF工具:PDF-XChange Editor / PDF Tool

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PDF工具我建議使用免費的PDF-XChange Editor,功能強大又好用。少部分付費功能甚至比Acrobat Pro還好用。

PDF印表機:Bullzip / PDF Printer

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為了製作PDF檔案,我們需要一臺PDF印表機。我個人推薦使用免費的PDF印表機,例如Bullzip PDF Printer。

如果你已經有其他的PDF印表機,例如Adobe Acrobat的Adobe PDF印表機,那就直接使用既有的PDF印表機即可。

有了Google簡報、PDF工具跟PDF印表機之後,我們就可以來製作講義了。


    STEP 1. 取得Google簡報的PDF檔案 / Get PDF Format from Google Slide

    首先我們要取得Google簡報的PDF格式檔案:

    要如何下載Google簡報的PDF檔案呢?以下介紹兩種方法:

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    第一種方法是在Google簡報的編輯器畫面中,在上方選項列裡面,進入「檔案 > 下載格式 > PDF文件(.pdf)」,就可以下載PDF。

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    另一種方法則是使用Google雲端硬碟下載連結轉換器,將Google簡報的共享連結貼入後,就可以取得下載PDF格式的連結

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    下載下來的檔案雖然是PDF,但通常一頁的尺寸卻不是列印的A4大小。如果直接列印的話,每一頁旁邊會有不少白邊。不過因為我們要製作的是一頁兩張投影片的列印講義,所以這個問題會在後面一併處理。

    STEP 2. 將簡報印成2張投影片1頁的講義 / Print to 2 Slide per Page

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    讓我們用PDF XChange Editor打開「收支平衡表.pdf」。

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    進入「檔案 > 列印」,開啟列印的對話視窗。

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    進行以下設定:

    • 印表機名稱:Bullzip PDF Printer (選擇任何一個PDF印表機即可)
    • 頁面排布與縮放:
      • 縮放類型:每張紙多頁面
      • 每張頁面數:自定義 1 x 2
      • [ ] 頁面自動齊中:不勾選
      • [v] 顯示頁面邊框:勾選

    不讓頁面自動置中的原因是待會要在右下角加入頁碼,我們現在需要留些空白位置。

    設定完成後按下「列印」。

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    稍後Bullzip PDF Printer會跳出對話視窗,詢問我們要把檔案儲存在那個位置。請在檔案名稱下方,選擇PDF要儲存的路徑和檔案名稱。然後按下「儲存」。

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    完成。

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    這樣我們就取得了2張投影片1頁的講義「收支平衡表2張1頁.pdf」囉。

    STEP 3. 為講義加上頁碼 / Add Page Numbers to Hangout

    雖然我們可以在投影片裡面加上編號,但是講義每一頁本身並沒有頁碼,在閱讀的時候也不太能知道現在到底是在第幾頁,不太方便。接下來我們就要用「Add page numbers to a PDF file online」來為PDF講義加上頁碼。

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    打開Add page numbers to a PDF file online,按下「Select PDF file」來選擇剛剛製作的講義「收支平衡表2張1頁.pdf」。

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    網頁往下拉,我們可以在下面設定頁碼的細節。這邊你可以根據你的需求來調整頁碼的格式,我的做法是:

    • Choose a page number position (選擇頁碼位置): (第一張右下角)
    • Typography (文字格式): 10pt
    • Format: Custom: {n}/{p}
      這樣會以「1/4」、「2/4」、「3/4」、「4/4」的形式呈現。這邊只能使用英文,不能使用中文字。不過這裡也不能塞太多字數進去,因為空白區域本身就不太大,太多字數會蓋到投影片上。

    設定完成之後,按下下方按鈕「ADD PAGE NUMBERS」。

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    稍等一下,就會產生帶有頁碼的PDF檔案。

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    這就是最後呈現的頁碼了。


    結語:注意中文字型 / Conclusion: Chinese Fonts in Google Slide

    最後我要來抱怨一下Google簡報的字型問題。

    製作Google簡報並不是很難的事情,但是Google簡報有很多眉眉角角,會導致最後輸出的成品跟編輯器上看到的不一樣。最麻煩的就是字型問題。

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    如果將Google簡報的語言設定為「中文(中国)」,那字型的地方就會多出一些中文字型可供選擇。若選擇「微软雅黑」,則我們看到「收支平衡表」是個較粗的黑體字,適合用於投影片標題上。

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    不過如果將投影片播放的話,你可以看到標題的字型卻只剩下「新細明體」。這可能是因為我的電腦缺乏「微软雅黑」,所以只能用預設的「新細明體」來顯示。

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    印成PDF的時候,一樣不會順利帶出「微软雅黑」,依然只是「新細明體」。

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    但若使用「黑体」的話,看起來又很正常。

    總而言之,在Google簡報中選擇字型時,必須特別注意編輯器看到的字型跟最後輸出結果之間的差異。

    到目前為止,Google簡報可以用的中文字型並不多,跟Power Point或LibreOffice Impress這種可以活用自己電腦上安裝字型的工具相比真的差了很多。現在越來越多人選擇使用投影片來製作資訊圖表,而資訊圖表又特別注重排版和設計,因此從這個角度來看,Google簡報真的不太適合製作特別注重設計的投影片啊。

    不過考慮到這裡,我又開始在想,為什麼我們要製作這麼複雜的投影片呢?投影片的主要任務是輔助講者來演講,而非讓觀眾完全的看圖說故事。比起字型、設計,讓講者在很短的時間內能夠製作上臺演講時使用的輔助工具,Google簡報算是完全可以勝任這個應急任務。

    重新思考投影片的定位之後,似乎又覺得Google簡報並沒有這麼糟了。沒有工具能夠完美,但我們還是可以在最需要的時候找到最適合的工具吧。


    那麼這次將Google簡報製作成1頁2張投影片講義的教學就到這邊了。你會在什麼時候製作這種1頁多張投影片呢?你都是用什麼工具製作投影片呢?你也遇過Google簡報的字型問題嗎?你的看法如何呢?歡迎在下面的留言處跟我們分享你的想法。如果你覺得我這篇教學寫的不錯的話,請幫我在AddThis分享工具按讚、將這篇分享到Facebook等社群媒體吧!感謝你的耐心閱讀,讓我們下一篇見。

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