雲端同步待辦事項工具：RTM + Astrid

你有在用待辦事項(todo)嗎？以往大家常常會拿個3M浮貼紙，貼在顯眼的書桌旁；或是拿個隨身記事本，把待辦事項記著、劃掉。現在時代來到了電腦、網路、智慧型手機，以及雲端服務的技術盛行，我也打算使用電腦與手機來處理待辦事項。經過一番研究，最後我找到的方案是以知名的RTM (Remember The Milk)跟Android上的軟體Astrid來搭配的雲端同步待辦事項工具。

記得喝牛奶：Remember The Milk (RTM)

• Remember The Milk

Remember The Milk，簡稱RTM，這是一個非常知名的「待辦事項」網頁服務。基本使用是免費的，只要透過網路連上RTM的網頁，就能夠像是Gmail一樣地簡單使用。只有需要透過手機同步需求的人才要付費購買額外的服務。

豐富的功能

RTM的功能之豐富，根本就不只是拿來應付「記得喝牛奶」這種小事情。舉例來說，RTM除了清單、地點、3等級的優先順序、筆記（多行的任意純文字記事）、日期提醒（跟Google行事曆整合）等基本功能之外，還有可離線使用、多重筆記、標籤分類、延期、清單封存等很棒的功能可以使用。特別是多重筆記功能，允許一項待辦事項記錄多篇筆記，這對我來說實在是太重要了。另一項隨著Gmail而廣為人知的Google Task只有RTM的基本功能水準，無法滿足我的需求。

附帶一提，RTM並沒有夾帶附檔的功能。儘管RTM能夠附上純文字的筆記，但是他並沒有提供像是ProducteeV的附檔功能。這部份似乎已經超過了一個待辦事項服務基本的能力，就算是ProducteeV也只有提供100MB的空間，其實也不是很堪用。我通常會利用Google Doc、SkyDrive或Dropbox的Public Link來保存待辦事項的檔案，然後將檔案的網址記錄在RTM中方便查閱。

同步付費限制

儘管RTM功能豐富，但是它僅能靠電腦網路連線使用，對手機同步有付費的這個限制讓我望之卻步。就如我之前利用XMind與Thinking Space寫論文中提到過的，在電腦前面的時候是專心作事，而離開電腦時卻比較容易想「要做什麼事」。而想到什麼就隨手記下，這是我對待辦事項的一個很重要的需求。也因此，有段期間我改用Google Task來記錄待辦事項，但卻常常苦於它功能的不足。

還好，Astrid的出現，又讓我回到了RTM的懷抱。

Android的待辦事項工具：Astrid小章魚

• Astrid網站
• Android Market的Astrid頁面
  付費功能Astrid Power Pack
• Astrid的RTM版本 (SkyDrive備份：Astrid工作_3.5.0 (Remember the Milk community version, Todoroo add-on functionality disabled))

Astrid，由於他的圖示就像是上圖一樣，所以也不少人將之暱稱小章魚。

同樣豐富的功能

這是Android智慧型手機系統上面的一個工具，提供了幾乎能與RTM並駕齊驅的豐富功能：清單與標籤分類、分級、筆記，也能夠以2x2的Widget呈現在手機的Home畫面中。

遺憾的是它的操作並不是很流暢，而且並不支援RTM的多重筆記編輯（雖然能看到每一篇筆記內容，但僅有第一篇可以編輯而已。）

RTM同步

縱使Android上的待辦事項多到不勝枚舉，但是Astrid能與RTM、Google Task、ProducteeV等有名的待辦事項服務同步的功能，仍讓我對他愛不釋手（就像他的網址一樣，We Love Astrid）。 

你可能會發現到有點怪怪的，可以跟RTM同步？是的，這是讓我最驚艷的地方，Astrid可以跟RTM同步，而且沒有RTM的付費限制。似乎是RTM有開放部分的API，而Astrid應用了他的API來實作同步功能，因此我們可以在手機離線時使用Astrid增加待辦事項，連上網路時再進行同步整合資料。

不過由於RTM的使用限制，Astrid的RTM同步版本跟主要版本是分頭進行。實際上，一開始Astrid雖然把RTM同步當做主打功能之一，但是同步的結果卻有很多bug，直到現在才比較穩定。如果你是以RTM同步需求為主，請下載Astrid – RTM (No Add-ons) Version，或是我備份到SkyDrive的檔案來安裝。

RTM+Astrid新增待辦事項作法

接下來，我就以實際的說明，介紹我是怎麼利用RTM+Astrid的待辦事項來完成我日常生活中的工作。

1. 建立清單

RTM跟Astrid都支援了「清單」的功能，他就是一個待辦事項的列表。通常我會將一項計畫獨立一個清單，然後在該計畫完成之後，利用RTM的「清單封存」功能來封存該清單。

接著在Android手機中加入Astrid的widget（HTC翻譯為「小工具」）。Astrid的一大特色就是可以為widget設定「篩選條件」。除了指定單一清單之外，也可以指定多個清單混合，或是指定標籤、未列入標籤的待辦事項，並且允許使用者設定顯示待辦事項的排列順序，功能十分強大。

我以「2011碩士論文」清單為篩選條件，在HOME畫面中建立了一個2x2的Astrid widget，直接點選的話就會開啟該清單。

這樣子準備工作就完成了。

2. 新增待辦事項

平常生活中，待辦事項的需求總是隨時隨地會出現。如果在電腦前，我會直接使用RTM網站中的功能來新增；如果不在電腦前，那就是用Astrid來新增囉。

進入Astrid清單後，可以直接從最下面的快速新增列輸入文字來新增待辦事項。

由於手機並不適合打字，所以我通常都會用簡短、不要求正確的方法來輸入，只要自己看得懂即可。

Astrid的編輯功能非常豐富，但我通常只會用到「主旨」、「重要性」跟「備註」（對應到RTM的「待辦事項」、「優先順序」跟「筆記」）而已。

3. 手機同步與電腦上編輯

設定好Astrid與RTM的同步功能之後，以後如果在網路可以連接的地方，Astrid的menu就會出現「Sync Now!」的立即同步功能。同步速度很快，馬上就可以同步完成。但如果網路有問題導致Astrid同步失敗的話，卻也不會出現提示畫面，這讓我有點困擾。

同步之後，RTM很快地就會顯示剛剛新增的待辦事項。同樣的，在RTM這邊修改、新增的待辦事項，也會同步到Astrid去喔。

我通常會利用「筆記」的功能，幫待辦事項寫上更詳細的內容。而之後如果該事項還有需要補充的東西，則可以繼續寫在「筆記」當中。

4. 待辦導向工作法

每天一早起來，我還是昏昏沉沉，不知道該先做什麼的時候，一天的第一件工作就是打開待辦事項啦。

這是我在寫論文程式KALS系統時使用待辦事項的列表內容。我在撰寫程式的過程中常常使用待辦事項來管理要做的事情：

目前進度：我會將此待辦事項設為最高優先度，這樣每次檢視待辦事項清單時，我就可以知道我的進度到哪裡。每次做到一個段落，我就會更新這個待辦事項，並把進度的細節寫在筆記當中。

利用標籤分類：寫程式時也有不同的待辦事項分類，「todo」是預備要做的功能、「bug」是程式中需要修復的問題、「coding_style」則是撰寫程式時需要注意的規則。

每當完成一個項目時，就可以將該待辦事項設定為「完成」。每次完成一個待辦事項，並把它勾選完成的這個瞬間總是讓我感到非常有成就感。

5. 回顧已完成的待辦事項

RTM中你可以回顧該清單已經完成的待辦事項，也可以將已完成的事項再切換回「未完成」的狀況。

對我來說，回顧已完成功能就像是日記一樣，可以讓我回顧我到底做了些什麼、當初到底怎麼做的。這也讓RTM待辦事項添增了許多額外的價值。

結語

其實我很久之前就想寫RTM+Astrid的介紹，只是一開始我在等待Astrid對RTM同步功能的穩定，然後後來又投入寫程式、寫論文的工作中，這一篇就一直被耽擱到現在。

其實RTM的應用方式非常地多樣化，常常可以看到別人在宣揚他使用RTM的心得。不過對我來說，能隨時隨地地新增、查閱待辦事項，這才是我使用RTM+Astrid的主要目的。

在meeting的時候，常常會聽到老師唸同學「你們常常都不知道自己要做些什麼，上禮拜說過的事情這週就忘了，這樣子很糟糕」，然後就會拿出他記滿待辦事項的Word給同學參考。老師的苦口婆心甚是中肯，不過我覺得用RTM+Astrid會是一個更好的待辦事項方案。

希望大家也能做好個人管理。不知道要做什麼、或是閒閒沒事的時候，就順手打開RTM，看一看未來該前進的方向吧。

p.s. BLOG POST的待辦事項又可以減少一項，爽！

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用Zotero輸出中文、英文不同的APA參考文獻：我的碩士論文參考文獻製作過程

雖然我使用Zotero來管理參考文獻的書目資料，但是在撰寫論文的時候一定會碰到一個問題：要怎麼區別中文跟英文的書目？大部分系所對於參考文獻的要求都會希望將「中文文獻」與「英文文獻」分開列表、各自有不同的輸出樣式，但是對Zotero來說並沒有中英之分，只能使用同一種樣式來處理。這對於剛接觸Zotero的人來說是非常地困擾，甚至有人提出了中文用Zotero、英文用EndNote的這種作法，但我個人並不喜歡將文獻分散於多個軟體，造成難以管理的困擾，所以我仍堅持用Zotero來實作中英文不同的參考文獻。

要用Zotero做到這點，其實手續非常多，不見得是一個很理想的作法。但不論如何，還是比不使用書目管理軟體、呆呆地手動輸入還來得快得多就是。

作法概述

這邊我以自己寫論文時使用中英文不同的APA格式的作法為例子，介紹整個的作法。安裝Firefox與Zotero以及額外需要使用的中文APA等資訊，請參考我之前寫的中文APA。這一篇是從這些環境已經配置好、也蒐集好必備的書目資料為前提，主要描述從撰寫正文及指定引用文獻開始，到最後整理參考文獻的作法。必須要強調的是，關於中文書目的輸入書目作法，還請參考中文APA的說明及APA規範來仔細檢查、整理，畢竟有乾淨的書目資料才能有漂亮的參考文獻格式。

步驟大致上分成三個階段，

1. 撰寫正文前的準備
2. 正文中的引用
3. 參考文獻的整理與輸出

作法有點繁瑣，以下一一敘述。

步驟1. 撰寫正文前的準備

安裝好Zotero並建立了許多可以用的書目格式之後，現在我們要利用Microsoft Word 2007來撰寫一篇文章。在開始撰寫正文之前，我們先配置一下Zotero的相關設定。

1. 開啟增益集中的Zotero選項

Zotero並沒有獨立的工具列，而是包含在「增益集」裡面。

2. 選擇引用文獻樣式

請點選倒數第二個選項「Zotero Set Doc Prefs」。

這是Zotero很大的一個缺點：一份文件只能用一種樣式。而這也是這一篇文章想要解決的一個問題。

此處我們先選擇「American Psychological Association 6 th Edition」(APA)，因此之後正文中的引用會以英文APA的方式顯示，而中文的書目就必須手動修改。

接下來，我們就可以開始寫正文了。

步驟2. 正文中的引用

正文中有參考到文獻的地方，都必須在正文中標示引用。這不僅是給予作者尊重，也是在最後整理參考文獻列表的重要步驟。我都是在寫作的同時，一條一條地加入引用，在撰寫正文的同時一併處理。

利用Zotero在正文中引用的情況很多變化，在這邊我舉出六種不同的引用狀況，以及各自需要修改、調整的地方來說明。

1. 英文，顯示作者

我寫了一段話「標註共識的構想是來自於社群指引支援（Social Navigation Support）的概念」，而我想要再這句話後面標註這是來自Dieberger等人的文章。

此時先將游標放在要插入引用的位置，然後點下Zotero工具列的「Zotero Insert Citation」。

找到你要引用的這篇文章，然後按下右下角的「確定」。

現在引用已經順利插入了。這是Zotero最基本的用法，不需要任何其他的修改動作。

2. 英文，不顯示作者

現在我寫了一段話：「閱讀理解策略中最有名的莫過於Robinson提出的SQ3R」，而我想要在「Robinson」後面標示這是引用自1970的文章。

作法一樣是將游標放在「Robinson」後面，也就是要插入引用的地方，然後開啟「Zotero Insert Citation」。

在「新增/編輯引用文獻」的對話視窗中，這次要勾選右下角的「不顯示作者」，然後按下「確定」。

這樣子插入的引用就只會顯示年份。

3. 中文，顯示作者

現在我寫了一段教育研究者提出的三種模式，引用自王瓊珠與陳淑麗的書本。

通常這個引用我會放在「句號」前面，所以此時將游標放在句號前，再開啟「Zotero Insert Citation」。

找到要引用的文獻之後，按左下角的「顯示編輯器」按鈕。

這邊會顯示Zotero預設要插入的格式：「(王瓊珠 & 陳淑麗, 2010)」。因為我們一開始選擇用的是英文APA，所以括弧、逗號等標點符號都是半型表示。這邊就只能手動進行修改。

將符號改成全型，再將「&」改成「、」，就成了叫為合適的：「（王瓊珠、陳淑麗，2010）」。這樣子再按下「確定」輸出即可。

輸出之後的樣子如上圖。

4. 中文，不顯示作者

現在我又引用了王瓊珠與陳淑麗的書本內容，這次我把他們的名字寫出來了，所以接著引用中我只需要表示年份即可。

確定游標的位置在作者名字後面，然後開啟「Zotero Insert Citation」。

這次一樣勾選「不顯示作者」，然後打開編輯器，將半型的括弧「(2010)」修改成全型的括弧「（2010）」，然後按下「確定」輸出。

這樣就完成了。

5. 中文，多重來源，顯示作者

這邊我寫了一段話：「許多學者不斷改進他們的方法，而提出了各種不同的閱讀理解策略」，此處的「許多學者」是引用來自多篇不同的文獻，而引用的方式也比較複雜。

一樣先將游標放在要標示引用的地方，然後開啟「Zotero Insert Citation」。

基本上，Zotero預設只能選擇一個來源，但他也提供了「多重來源」的模式，方便一次引用多個文獻來源。請按下左下角的「多重來源」來切換到多重來源模式。

接著右方會出現多重來源的列表。這時候你就可以來找你要引用的文獻，並按右方箭頭「→」圖示來將它加入列表中。

接著打開編輯器來調整。Zotero會聰明地依照作者名字排序，但是標點符號依然要從半型轉換成全型：「（王化龍, 1991; 林乾義、關爾嘉，2002；柯華葳，2009；馬沙諾，2003；廖仁武，1998；劉明兆、余德慧，1982）」。修改完之後再按下「確定」輸出。

完成。

6. 中英多重來源，顯示作者

最後必須要提醒的是中英多重來源的情況，我的論文中並沒有出現這種資料，所以在此我根據「學術論文寫作：APA規範」一書來說明。

如果同時引述中文與英文文獻時，需注意以下事項：

• 最外為的括弧仍是以「全型」為主
• 先引證中文文獻之作者與年代，再引述英文文獻之姓氏與年代
• 兩者之間應以全型之分號「；」分隔
• 年代宜統一以西元年代呈現
• 中文文獻之標點符號一律以「全型」輸入，英文文獻之標點符號則以「半型」輸入

舉例：

• （張保隆，2005；Chang, 2003）
• 相關研究（張保隆、謝寶煖，1996；謝寶煖，1997；Chang & Hsieh, 1993, 1996; Good, 1990）

詳細的細節，還是請參考「學術論文寫作：APA規範」喔。

因為需要注意的事項頗多，Zotero無法聰明地幫你區分中文跟英文，所以這部份一樣得用編輯器慢慢修改才行。

步驟3. 參考文獻的整理與輸出

寫完正文之後，參考文獻的引用應該也差不多了。接下來，我將說明到底如何將這些參考文獻分成中文與英文兩種。

1. 輸出參考文獻列表

在正文最後，也就是預定插入參考文獻的地方，使用Zotero的「Zotero Insert Bibliography」功能。

Zotero會幫你在正文中引用的文獻彙整出一個列表，按照作者排序。這個列表就是你文章寫到最後全部引用的所有文獻了。

2. 為所引用的文獻加上標籤

接下來我們為這篇正文所引用的文獻加上「標籤」。因為這次我要寫的是碩士論文，所以我的標籤定為「2011碩士論文」。

對照參考文獻列表，回頭去找尋Zotero中的文獻。上圖中，我找到了引用的「讀寫新法」，並在「標籤」欄位中幫該文獻加上了「2011碩士論文」的標籤。

這個手動的步驟儘管很麻煩，但標籤只要1. 複製 2. 貼上 3. enter就能加入，其實挺快就能處理完畢。

3. 儲存英文文獻的搜尋結果

幫這篇正文被引用的文獻都加上標籤之後，我們就能用進階搜尋快速地製作參考文獻列表。

在Zotero面板的工具列中，打開放大鏡圖示的「進階搜尋」。

搜尋條件設定兩個：

1. 標籤、是、2011碩士論文
2. 語言、不含有、zh_

條件1能夠找出標籤是「2011碩士論文」的文獻，而條件2則是過濾掉英文文獻的作法，稍後再敘述這個用意。

搜尋出來的結果，請按「儲存搜尋」。

為存留搜尋命一個名稱：「2011碩士論文 英文文獻」。

這樣Zotero就會幫你把搜尋結果儲存起來。

接著再檢查一下這個清單裡面是否有參入中文文獻。如果有的話，則幫此文獻的語言加入正體中文「zh_TW」或簡體中文「zh_CN」的資料。

4. 儲存中文文獻的搜尋結果

接著來建立中文的參考文獻。作法一樣是使用進階檢索，搜尋「標籤 是 2011碩士論文；語言 含有 zh_」的結果，並儲存搜尋成為「2011碩士論文 中文文獻」。

這樣子就建立好中文與英文兩個參考文獻的列表了。

5. 由搜尋結果建立參考文獻

有了中文與英文兩個列表之後，接下來就以不同引用文獻樣式輸出參考文獻列表。

先做中文文獻的列表。在中文文獻的存留搜尋上按右鍵，選擇「由存留搜尋來建出參考書目」。

接著選擇引用文獻樣式。由於是中文的參考文獻，所以就選擇我自己做的American Psychological Association in Pulipuli中文APA樣式吧，同時選擇「複製到剪貼簿」，最後按下「確定」。

再來到Word中「貼上」，就完成中文參考文獻的輸出。

接著再用同樣的步驟來輸出英文文獻，只是這次的引用文獻樣式要選用英文的「American Psychological Association 6th Edition」。

然後貼到Word中，完成輸出。一開始由Zotero建立的中英混雜參考文獻列表則已經可以移除了。

最後還要檢查一下Zotero輸出的格式是否正確。中文APA輸出時需要注意多作者的「、等」之類的問題，詳細請看這篇的說明。

結語：如果還要修改參考文獻的話

步驟3強烈建議等到論文都定稿了再來處理。然而在這個工程做完之後，如果未來因為修改內文而刪增參考文獻的話，則只要把文獻的標籤做增減即可。這種作法不能全自動地偵測、判斷，的確是Zotero力有未逮之處。希望未來他還能夠繼續改良。

在寫這篇文章的時候，我發現到有人設計了多語系Zotero (Multilingual Zotero)，我想改天再來試試看這究竟能不能改善Zotero這方面的問題，希望他可以。

如果有更好的方案，也請大家多多建議喔。

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