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研發團隊中電子郵件典藏與知識管理系統整合應用 / Integrated Application of E-Mail Archive and Knowledge Management System In Research & Development Team

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研發團隊中電子郵件典藏與知識管理系統整合應用 / Integrated Application of E-Mail Archive and Knowledge Management System In Research & Development Team

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這是我在電子文件管理專題的期末報告:「研發團隊中電子郵件典藏與知識管理系統整合應用」。我試著應用EMAIL-KM到我現在的實驗室團隊中,並以簡單的問卷與訪談來歸納研究成果。

This is my final report of "Electronic Records Management Project": "Integrated Application of E-Mail Archive and Knowledge Management System In Research & Development Team". I tried to apply EMAIL-KM to my current lab, and I did a simple questionnaires and interviews to summarize research results.


報告檔案 / Report Files

投影片 / Slide
報告 / Report

大綱 / Outline

這份報告的寫法是與研究論文一樣的架構,大綱如下:

  1. 緒論:敘述為什麼我要做電子郵件典藏以及整合到知識管理系統(Knowledge Management System)的用意。
  2. EMAIL-KM 電子郵件知識管理系統:系統開發、架構與操作介紹。詳細可以參考我介紹EMAIL-KM的一篇文章
  3. 研究方法:以設計研究法為架構,採單組實驗研究法來觀察EMAIL-KM於小型研究團隊中的成效。
  4. 研究結果:從系統使用記錄、使用者意見回饋來分析成效。樣本數量不多,資料也不是很乾淨,但我還是努力分析看看。
  5. 結論與建議:歸納研究結果,整理出EMAIL-KM需要改善的缺點,以及提出未來可以進行的研究方向。

結論:開心地寫報告吧 / Conclusion: Being Interested In Research

因為時間因素,我投注在系統開發的時間較多,而將EMAIL-KM導入實驗室的過程中就不是很用心,因此最後的研究結果實在是難登大雅之堂。

我本來是抱著當個小丑給大家看一下錯誤示範的心態在課堂中分享我的研究成果,不過令我意外的是,老師肯定了這份試著以正式研究的架構來進行的期末報告。「先不論資料收集的好壞,至少有個研究的型,這樣就很好了。」想想也是,課堂報告本來就是作為研究題目的墊腳石。努力地把一份報告寫成像是正式研究,也算是給學妹們一個榜樣吧。

不過,光是有研究的型,達不到研究的水準,這可無法令我滿足啊。這份報告我寫起來非常開心。不論是開發系統、整理資料、還是報告的撰寫,我覺得投注在這上面的時間可都是一種享受。而且一想到我可以用EMAIL-KM來幫助實驗室做些事情,那麼做起來就更有動力。

希望之後也有機會繼續朝這方向鑽研。不僅僅只是做一個好用的系統、幫助大家工作更順利,也能夠生產出一篇可以拿得出檯面、好好地跟大家分享的研究報告吧。

(more...)

EMAIL-KM介紹 / EMAIL-KM Introduction

EMAIL-KM介紹 / EMAIL-KM Introduction

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這學期電子文件管理專題期末報告,我製作了一個典藏電子郵件與整合知識管理的系統,稱之為EMAIL-KM。以下是EMAIL-KM的介紹。

For completing the final report of “Electronic Records Management Project”, I developed a web system used for archiving email and knowledge management. This system is named “EMAIL-KM”. Following is the introduce of EMAIL-KM.


EMAIL-KM操作投影片/ A Slide About EMAIL-KM Operation

為了方便說明,我做了一份投影片,簡單介紹EMAIL-KM的主要寄信功能。

檔案:Google 雲端硬碟Box.netSkyDrive

第一節 系統開發 / System Development

為了降低架設的門檻,EMAIL-KM選用的工具皆為開放原始碼軟體與免費服務。WordPress是著名的部落格管理系統之一,架設環境僅需在低階電腦配置PHP運作環境MySQL資料庫,而且WordPress擁有親切好用的操作介面以及數量驚人的外掛功能(包括了電子郵件接收器)等特色,這些都是本研究選擇WordPress的原因。為了統計系統使用狀況,本研究額外加入了Google分析的功能到EMAIL-KM中,以記錄造訪次數與人數等資訊。

秉持學術交流的精神,EMAIL-KM以開放原始碼的形式公布在GitHub中。任何人皆可從「https://github.com/pulipulichen/email-km」網址中下載本研究開發的EMAIL-KM來自行使用。此外,功能使用上有任何問題也請不吝多多指教。

不過必須說明的是,由於資料不便公開,GitHub上開放的只有程式碼與資料庫schema,並沒有涵括資料庫的內容資料。直接複製程式碼來安裝的話可能會有些問題。

第二節 系統架構 / System Architecture

EMAIL-KM的系統主要是以WordPress (WordPress Taiwan, 2013)為基礎建置而成的知識管理系統,其中內建電子郵件接收者(Mail Receiver)的外掛(Allen, 2013),再搭配免費使用的Gmail電子郵件伺服器服務而成。整體架構如圖 2所示,以下將以電子郵件典藏與知識管理系統兩種角度來介紹EMAIL-KM的運作方式:

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2 EMAIL-KM系統架構圖

一、電子郵件典藏的運作方式 / The Process of Archiving Email

EMAIL-KM依賴Gmail接收、暫存要典藏的電子郵件,然後電子郵件接收者會定期向Gmail接收郵件,並典藏在EMAIL-KM的資料庫(Database)之中成為一篇一篇的文章(Post)。Gmail是免費的電子郵件服務,只要申請一個專用的電子郵件地址即可與EMAIL-KM搭配使用。電子郵件地址通常是以gmail.com結尾,以下以「email.km@gmail.com」為例。

為了確保資料不會遭受垃圾郵件的入侵,僅有EMAIL-KM的註冊成員才能使用電子郵件典藏的功能。因此使用者要典藏電子郵件時,必須先確認使用者的電子郵件地址登錄在EMAIL-KM中。再來只需要將「email.km@gmail.com」加入收件者中,並加上分類標籤的描述,電子郵件的主旨、訊息與附件內容就能夠順利地納入EMAIL-KM中典藏。

電子郵件典藏的詳細操作步驟將會於後面小節詳述。

二、知識管理系統的運作方式 / The Knowledge Management System With Archived Email

將典藏的電子郵件保存到資料庫之後,EMAIL-KM就能搭配資料庫中的團隊成員帳號與系統功能,提供搜尋、取用與其他應用的服務。為了避免敏感資訊外洩,EMAIL-KM預設僅能由註冊的使用者登入。

使用者可以透過網頁瀏覽器開啟本研究架設的EMAIL-KM來使用EMAIL-KM的功能,方便地查找典藏在EMAIL-KM中的電子郵件資料,並在EMAIL-KM上進行社群互動。使用者也能夠在EMAIL-KM上直接建立文件資與管理已典藏的電子郵件。

知識管理系統的詳細操作步驟將會於後面小節詳述。

第三節 電子郵件典藏操作步驟 / Operation of Archiving Email

一、寄送典藏的電子郵件 / Send Email To Archive

當使用者要將電子郵件典藏在EMAIL-KM時,就要在收件者加入EMAIL-KM的電子郵件地址「email.km@gmail.com」。郵件的主旨與訊息將會是EMAIL-KM中文章的標題與內文。而附件也會保存在EMAIL中,成為文章的附件。圖 3是使用Gmail寄送電子郵件同時欲將之典藏在EMAIL-KM的示意圖。

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3 電子郵件典藏操作示意圖:加入email.km@gmail.com

EMAIL-KM支援兩種分類架構方式。第一種「分類」是前分類設計,由主要管理者制定出預設好的層級分類架構;第二種「關鍵字」則是後分類設計,由使用者自由建立、選擇欲描述此封電子郵件的關鍵字,可建立屬於使用者自己的分類架構。兩種分類架構在EMAIL-KM的瀏覽介面略有不同,後續小節會有詳細介紹。

二、在典藏電子郵件時加上分類與關鍵字 / Add Catelog And Keyword Within Email

在典藏電子郵件時,使用者即可在郵件的主旨直接加入分類與關鍵字,以利典藏進EMAIL-KM之後的後續管理。以圖 3中的郵件為例,該郵件的主旨為「[網管專區] EMAIL-KM研究團隊知識管理方案 #email-km」,即同時使用了分類與關鍵字。分類是在郵件主旨開頭加入以中括號「[ ]」包覆的分類名稱,此例中即為「[網管專區]」,意思是將此封電子郵件分類到「網管專區」;關鍵字則是在郵件主旨末端加入以井字號「#」開頭的關鍵字名稱,此例中即為「#email-km」,意思是將此封電子郵件加上關鍵字「email-km」。分類語法的設計是基於臺灣電子佈告欄(BBS)中常用的分類表現方式,而關鍵字語法的設計則是參考Twritter的標籤機制(hashtag)來表現。(Efron, 2010)

本研究在電子郵件主旨加入分類與關鍵字的機制,不僅讓使用者容易在寄送時即可為電子郵件進行分類描述,其他收件者也希望將回信典藏到EMAIL-KM時,也會因為採用相同主旨而會擁有相同的分類架構,以確保相關的電子郵件將會置於同一分類或擁有相同的關鍵字。

三、典藏在EMAIL-KM中的電子郵件 / Archiving Email

EMAIL-KM的電子郵件接收者會在每1小時自動向Gmail收取郵件,使用者也可以手動操作「手動收信」功能以要求電子郵件接收者立即檢查Gmail。電子郵件接收者只會接收由EMAIL-KM註冊使用者的電子郵件地址寄出的郵件,然後將電子郵件內容轉換成EMAIL-KM文章的格式,並將文章的作者設為典藏該電子郵件的使用者帳號。接著電子郵件接收者會刪除所有Gmail上的郵件,以確保Gmail空間不會持續累積信件而無法運作。

圖 4是EMAIL-KM典藏來自圖 3寄送的電子郵件的結果示意圖。

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4 電子郵件典藏在EMAIL-KM示意圖

第三節 知識管理系統操作步驟 / Operation of Knowledge Management System

一、登入EMAIL-KM / Login to EMAIL-KM

EMAIL-KM的設計是供研發團隊使用的知識管理系統,因此內容資訊是不公開的,使用者要操作任何步驟都必須先進行登入。EMAIL-KM也不允許外來使用者任意註冊,必須由擁有權限的系統管理者幫新進成員新增帳號。圖 5是EMAIL-KM的登入介面,使用者必須在帳號與密碼輸入正確的資訊,才能登入進到EMAIL-KM當中,並看到圖 6的畫面。

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5 EMAIL-KM登入介面

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6 登入EMAIL-KM之後的首頁

二、搜尋文章內容 / Search Archived Email

EMAIL-KM右上角有一個「Search」的搜尋框,使用者可以在此輸入欲搜尋的關鍵字(不一定是分類架構中的關鍵字),EMAIL-KM就會搜尋文章的標題、內文與附件檔案的名稱,再將找到的文章彙整成一搜尋結果列表呈現給使用者,並標亮使用者欲搜尋的關鍵字。圖 7即是在EMAIL-KM中搜尋「KALS」的搜尋結果呈現畫面。由於系統限制的關係,目前並不支援附件檔案內容的全文檢索功能。

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7 EMAIL-KM搜尋KALS的搜尋結果

三、瀏覽最近典藏的文章 / Browse Recent Emails

登入EMAIL-KM之後即會看到最近典藏進EMAIL-KM的電子郵件以文章列表的方式呈現,如圖 6所示。由於EMAIL-KM是基於部落格管理系統WordPress開發而成,因此在此繼承部落格的特性,首頁即列出最新的文章內容。

四、依照分類架構瀏覽文章 / Browse Architecture

在EMAIL-KM的右上角有四個連結,其中前三個是EMAIL-KM的分類架構。包括「個人專區」、「知識地圖」與「關鍵字」。

(一)個人專區 / Personal

個人專區是以群組分類使用者帳號,可直接查詢該使用者在EMAIL-KM典藏(或說是發表)的所有文章。進入個人專區之後會看到圖 8的群組目錄。點選任一群組後會跳到該群組的位置,並顯示該群組的使用者列表,如圖 9所示。點入任一使用者之後,EMAIL-KM即會展現該使用者發表過的所有文章。圖 10為使用者「布丁」在EMAIL-KM發表過的文章列表。

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8 個人專區目錄中的群組目錄

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9 個人專區中該群組中的使用者帳號列表

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10 使用者「布丁」的文章列表

(二)知識地圖 / Catelog

知識地圖是分類的瀏覽頁面。知識地圖會先描繪出分類的層級關係、計算每個分類的文章數量,再列出該分類底下最新的五篇文章。進入知識地圖之後會看到圖 11的分類層級,包含分類的名稱與分類底下的文章數量。點入任一分類之後,會看到該分類底下的最新五篇文章,如圖 12所示。點入該分類之後,分類底下的文章就會以文章列表的方式呈現。圖 13即是MIS GROUP MEETING分類底下的文章列表。

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11 知識地圖的分類層級

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12 分類底下的最新五篇文章

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13 MIS GROUP MEETING分類底下的文章列表

(三)關鍵字 / Keyword

關鍵字則能依照關鍵字瀏覽文章。進入關鍵字頁面之後,會先看到如圖 14所示的關鍵字列表。關鍵字並沒有上下層級的區隔,只是依照字母順序排列,並附加統計具有關鍵字的文章數量。點選進入任一關鍵字後,可以看到具有該關鍵字的最新五篇文章,如圖 15。再點入該關鍵字後,即可以但具有該關鍵字的文章列表。圖 16即是EMAIL-KM中具有「中文斷詞」關鍵字的所有文章列表。

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14 關鍵字列表

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15 關鍵字與最新的五篇文章

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16 具有「中文斷詞」關鍵字的文章列表

五、訂閱最新文章 / Subscribe to Latest Archived Email

為了促進團隊成員間的資訊交流,EMAIL-KM提供電子郵件訂閱功能。只要成員輸入他的電子郵件地址(輸入位置如圖 17所示),當EMAIL-KM典藏了新的電子郵件,或是有使用者發表新的文章時,就會立即通知訂閱的使用者。

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17 訂閱最新文章功能位置示意圖


結論:在日常業務中進行研究 / Do Research On Regular Business

期中的時候,老師問我們修課的學生期末報告的題目。大部分的人都仍在摸索、嘗試聚焦在某個題目上,想藉由文獻整理來做一份報告。我則是回答:「我做了一個系統。」

為了改善我日常生活遇到的問題,我已經很習慣著手去做些東西,來讓我與周遭的人工作起來更便利。不僅僅是這個EMAIL-KM,我在Blog中聊到的DSpaceGLPIZentyal等等,都是我覺得可以為大家做些什麼而去修改的經歷。

修改之後,有些人會覺得系統更好用了。也有些人會認為,系統還有很多不夠的地方,未來仍需要繼續去修改。在我投入心力去撰寫程式碼以及大家的回饋意見之間,我在想,是不是有可能在這邊進行研究呢?

能投到國際期刊的高水準研究是我們追求的目標沒錯,但是對於日常業務的改進,我想應該也是可以用做研究的心態來進行,並試著在開發、改善與回饋的過程中,將成果分享給大家。一起讓這世界變得更好吧。加油。

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