布丁版OCS特色介紹：第三部分 / Pudding’s OCS Features: Part 3

3月 01, 2016 作品 , PHP , Programing/PHP , Programming/PHP , Server/OCS 49 Comments Edit Copy Download

上一篇講完了OCS的作者投稿流程，最後這一篇則是要介紹線上審查以及邀請審查委員審稿的審核流程。雖然這些流程跟一般研討會參與者無關，但是卻是常常另研討會管理者傷透腦筋的一個環節(當然，研討會當天的行程安排也是很費工啦XD)。如果有像是OCS這樣的資訊系統來輔助這些瑣碎的流程，相信會為研討會省下不少功夫吧。

不過就如之前所提過的，資訊系統可不是銀彈，特別像是OCS這樣目標在於提供全面功能，卻又造成讓人難以上手的複雜系統，在迎接OCS的好處之前，可別忘了它高昂的學習成本。

因此，我這此大幅度修改OCS，也是希望讓大家能夠更容易使用它。至於改得好不好用，就請看以下的介紹囉。

線上審稿 / Online Submission Review

作者投稿完成之後，會議管理者就會收到投稿通知，然後決定接下來的步驟。

這邊要先說明不加入審查委員的簡易審查流程：

1. 作者投稿
2. 會議管理者提出修改建議(跳到3)，或是直接接受稿件(完成審查流程)
3. 作者修改稿件
4. 會議管理者接受稿件

至於加入審查委員的步驟，我在下面另一段再說明。讓我們先看看這個建議審查流程是怎麼操作吧。

1. 會議管理者：查看投稿稿件 / Manager: View Submissions

會議管理者在登入OCS之後會看到一份摘要表格。裡面列出等待安排審查的稿件、等待審查的稿件、已經接受的稿件、報名人數等資訊。

進入待審查的投稿後，可以看到目前投稿的稿件。點選後面的鉛筆進入管理畫面。

接下來進入這份稿件的審查作業畫面。主要的審查工作都在這個網頁進行。之前會議管理者收到作者投稿通知的電子郵件中所附的連結也會直接連到這個頁面，其實平常不太需要這樣一層一層地找進來。

2. 會議管理者：檢查稿件 / Manager: Check Submission

就如上一篇所說的，我把OCS很多檢查功能都改成人工檢查，以讓研討會自行制訂彈性的規則。因此每份稿件都需要人工確認附加檔案跟稿件內容。我們可以從上面的按鈕中下載這些檔案做確認。

3a. 會議管理者：接受稿件 / Manager: Accept Submission

會議管理者可以直接修改檔案並上傳。如果不是什麼大問題的話，我們可以直接接受作者的稿件。

在下面的「決定稿件處理結果」下來選單中，選擇「接受」。這時候系統會跳一個確認視窗出來，讓我們按下確認繼續。

OCS會要會議管理者寄一封信給作者。我們可以在下面的內文區修改信件內容，然後寄出。這樣子就算接受稿件了。

3b. 會議管理者：給予修改建議 / Manager: Provide Revise Suggestion

如果要作者親自修改的話，我們就要在「決定稿件處理結果」那邊選擇「需要修改」。

這時候可以在信件內文加上審查意見。

寄出之後，我們可以看到「稿件處理結果記錄」這邊是記錄了「需要修改」。接下來就是等待作者的回信了。

4. 作者：收到需要修改的信件 / Author: Recive Revision Notification

在會議管理者作出決定並寄信之後，作者就會收到通知。作者可以直接開啟信中的連結進入OCS中該稿件的管理頁面。

作者對這篇稿件的管理都在這個頁面進行。

值得一提的是，作者會透過該連結直接登入OCS，而不需要另外輸入帳號密碼。雖然這在資訊安全上會有疑慮，但是跟節省作者時間相比，我覺得是可以接受的程度。而且如果信件的連結外漏給其他人的話，那作者的電子信箱資訊安全可能才是最需要擔心的問題吧。

5. 作者：根據審查意見，上傳修改稿件 / Author: Read Suggestion and Upload Revised Manuscript

在最下面的「電子郵件往返記錄」中可以看到作者與會議管理者之間的信件記錄，作者不必再回到信箱中查看。

根據信件中的審查意見，作者可以直接在這個頁面上傳更新的版本。

然後接下來作者也一樣要寄一封信通知會議管理者。

完成之後會看到作者上傳的修改版本記錄。

6. 會議管理者：再次確認並接受 / Manager: Check Revised Manuscript and Accept it

接下來會議管理者一樣會收到作者修改的通知。透過此連結可以開啟剛剛的管理網頁。

請再檢查作者上傳的稿件內容。如果沒有問題的話，就在「決定稿件處理結果」的地方選擇「接受」吧。接下來的流程就跟3a一樣了。

在已經接受的稿件裡面，就會看到剛剛我們決定接受的稿件。
以上就是只有作者跟會議管理者之間的審查流程。

審查委員線上審稿 / Reviewer’s Review Process

除了上述的簡易審查流程之外，還可以加入有審查委員的標準審查流程。步驟概述如下：

1. 作者投稿
2. 會議管理者指定多位審查委員
3. 審查委員接受審查，並給予審查意見
4. 會議管理者根據審查委員的意見，提出修改建議(跳到3)，或是直接接受稿件(完成審查流程)
5. 作者修改稿件
6. 會議管理者接受稿件

其中2到4是有別於簡單審查流程的新步驟。這是因為審查委員的意見僅供會議管理者參考，並不會實質影響後續的步驟，因此2到4是非必須的過程。

當然，實際上，會議管理者必須根據審查意見來決定是否接受或修改，所以我們接下來就來看看2到4步驟中怎麼加入審查委員的審查過程吧。

2. 會議管理者：指定審查委員 / Manager: Assign Reviewers

在審查的管理畫面中，上面頁籤有一個「審查委員」的功能。請進入這裡來指定審查委員。

我們可以建立審查委員，也可以選擇之前建立的審查委員，或是從一般使用者中指定審查委員。在此我們先建立審查委員。

建立審查委員需要填入姓名、電子信箱、稱呼、電話、願意審查主題、郵寄地址、其他資訊等等。

接下來會議管理者要寄一封信給審查委員，請審查委員來審稿。

必須注意的是：審查委員帳號是沒有密碼的。(應該說被我隱藏起來了) 審查委員不能從網站上登入，只能從下面電子郵件內容中的網址登入。

在審查委員這個頁面中，可以觀看審查委員的進度。會議管理者可以用這個步驟同時安排多個審查委員。

3. 審查委員：接受審查並撰寫審查意見 / Reviewer: Accept Assignment and Write Suggestions

審查委員會收到一封邀請審查的電子郵件。裡面有著審查管理的網址。

打開之後就是這樣一頁，所有審查工作都在這個網址中進行。當然，審查委員並不需要輸入帳號密碼就可以直接登入，所以要請審查委員慎重保存郵件，不要外洩了。

審查委員一開始無法看到稿件本身，他必須要點下「願意擔任審查委員」之後才正式開始審查任務。

不論是按下「願意」或是「無法擔任」，都要請審查委員寫一封信通知會議管理者。

如果願意審查的話，送出信件之後就會回到剛剛的頁面。畫面會多出待審稿件的下載按鈕，然後審查委員可以寫給作者的審查意見、給會議主席的審查意見、以及審查綜合評分。

上述三種資料在OCS裡面叫做審查表單(Review Form)，會議管理者可以制訂審查表單的樣式跟內容。

最重要的是，下面「審查建議」中需要請審查委員選擇接受、需要修改、建議投稿到其他地方、拒絕、請負責人看審查意見。這是審查委員最後的綜合審查意見，也是會議管理者主要參考的地方。

然後一樣系統會彙整審查意見，請審查委員寄給會議管理者。審查的工作至此結束。

4. 會議管理者：觀看審查意見 / Manager: View Reviewer’s Suggestion

審查委員在審查完成之後，會議管理者都會收到這樣的電子郵件。從信中我們可以直接開啟審查委員的管理頁面。

在審查委員的頁面中，我們可以看到審查委員給予的意見。最重要的就是下面的審查建議。

需要說明的是，最後會議管理員可以在「評價審查委員」這邊為審查委員評分。注意，這不是審查委員對稿件的評分，而是會議管理員給審查委員的評分。

所以會議管理員就可以根據審查委員的意見來給予作者審查意見。在寄給作者的信件中，就會加入審查委員給作者的意見。

後續步驟就跟前面的簡易流程一樣囉。

結語 / Conclusion

今天下定決心，一口氣把OCS的介紹全部寫完了。以下是OCS介紹的各個部分：

• 研討會管理開放原始碼系統OCS介紹
• 布丁修改功能：套用Bootstrap、中文化翻譯、報名
• 作者投稿流程
• 線上審查流程

當然，很多細部的功能族繁不急備載。也有很多bug跟翻譯也尚未完備。但至少這的確是一個可以使用的研討會管理系統了。
如果有興趣的話，歡迎到我的GitHub上下載來架設看看吧。

• 布丁的OCS程式碼：https://github.com/pulipulichen/ocs