管理理論與實務 / Chapter 1. Management theory and practice
這是一篇課堂筆記。這一篇是應用於檔案館的管理學導論，作者介紹管理學的歷史以及應用到檔案館的實務作法，介紹了知識管理與時間管理的方法。
This is a course reading note. This article is an introduction of book “Managing archival & manuscript repositories”. History of management and the approaches for record-keeper management are considered.
書目 / Bibliography
Kurtz, M. J. (2004). Chapter 1. Management theory and practice. In Managing archival & manuscript repositories. Chicago: Society of American Archivists. Retrieved from http://www.worldcat.org/title/managing-archival-manuscript-repositories/oclc/55877810&referer=brief_results
筆記 / Note
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1. Introduction [P.1]
- 韋氏大字典對於管理的定義是：
- The executive function of planning, coordinating, directing, controlling, and supervising any industrial or business project or activity with responsibility for results.
執行規劃、配置、指揮、控制與監督任何工業、商業計畫或是必須要有結果的活動
- The executive function of planning, coordinating, directing, controlling, and supervising any industrial or business project or activity with responsibility for results.
- 管理學大師Peter Drucker認為成功的組織必須要完成執行管理任務，並且持續聚焦於組織的核心任務上
- 傳統的「指令與控制」(command-and-control)管理結構已經被認為是一種扼殺創造力的限制
- 現代的管理者傾向於藉由訓練與引導來激勵同仁、減少正規的結構組織、激發他們的潛能。拋開死板的管理角色、任務以及責任之後，可以促進管理自身的創造力，並有益於終身職業發展
2. Modern Management [P.2]
- 管理學發展已久，不論是巨大建築還是統治帝國都需要管理
- 但是工業革命後，現代管理已經成為獨立學科
- Peter Drucker所著的management有著詳盡的描述
- 「合理的每日工作」(fair day’s work)：Frederick W. Taylor是第一位知名的美國管理理論與實務學家
- 藉由計算工人產出，改進員工的生產力與生產效率
- 強調管理研究、訓練、問題解決，並使用科學、工程與可計量的標準來發展方法
- 五大管理功能：Henri Fayol相信科學會管理可以用到工業生產之外
- 規劃(planning)、組織(organizing)、預算(budgeting)、指揮(directing)、控制(controlling)
- 盛行於第一次世界大戰以及持續後續多年
- 人類行為與心理學：Elton Mayo、Hugo Munsterberg以及Mary Parker Follett在1920s到1950s之間發表許多著作
- 強調工人自治
- 將工人視為群體，而非許多個人的集合
- 從心理學、社會學以及哲學去拓展組織行為：
- 人類關係學校孕育了許多管理理論學家：Abraham Maslow、Douglas McGregor、Chester Barnard以及早期的Peter Drucker
- 這些理論學家將學校理論與社會實務作了很好的平衡
- 近25年來（本書是2004年發表）又有許多新興管理學理論與作法
- 脫離了經費預算原則，而更注重於深入了解組織的價值與維持組織的成功
- 全面品質管理(total quality management)、運作流程再造(business process re-engineering)、學習型組織(learning organizations)、實務社群(communities of practice)、知識管理(knowledge management)
- 現代組織注重的是品質與消費者
- 消費者期許(customer expectations)是影響所有商業與組織的主要「驅動力」(driver)
- 消費者期許(customer needs)影響提供的服務，包含服務是否可用、需求品質、以及工作成員和單位的表現標準
- 知識管理(knowledge management)是一種未確定的新興理論與實務
- 是基於資訊與科學驅動的環境下，有效率地管理組織的知識，以達到組織的成功
- William Saffady定義知識管理為：
"systematic, effective management and utilization of an organization's knowledge resources. It encompasses the creation, storage, arrangement, retrieval, and distribution of an organization's knowledge."
系統性、有效管理、利用組織知識資源。包含創造、儲存、安排、檢索與組織知識的傳播 - 要達到知識管理的環境需要複雜的組織管理與專業技術，如下圖：
|
| 使用KM的能力 |
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| 運作流程的辨識與分析 | ||
| 了解運作流程中的知識處理 | ||
| 了解情境的評估，以及知識與資訊的動態性 (Understanding the value context, and dynamics of knowledge and information) | ||
| 知識的對應與流動 | ||
| 核心技能建立 (Core Competency Building) 持續性地專業與技術訓練 (Continuing professional and technical education and training) 運作流程、部分與工作的實務經驗 (Business, sector, and work experience) | 變更管理 | 組織技巧與能力 (Organizational skills and competencies) > 通訊 > 團隊合作 > 諮商 (negotiation) > 說服 (persuasion) > 簡易化(Facillitation) > 教育訓練(Coaching) > 指導 (Mentoring) > 運作流程 (Business process) |
| 利用ICT(資訊通訊技術)建立KM | ||
| 了解社群與團隊的支援與功能 | ||
| 專案管理 | ||
| 資訊架構 | ||
| 文件、資訊管理與工作流程 | ||
| 容易理解的資訊管理原則 | ||
| 容易理解的發佈流程 | ||
| 了解科技機會(technological opportunities) | ||
| 專業的、技術的、技能的與教育 |
- 實務社群(communities of practice)是於管理組織知識與發展策略的新興工具
- groups of people who share a set of problems, or a passion about a topic, and who deepen their knowledge and expertise in the area by interacting on an on-going basis.
一群人們分享問題、對於討論主題有所熱情、發揮他們的知識與專業 - 管理者必須去支持這樣的社群，他們可能會在組織內各處運作，智利於分享知識與發展新的方法
- groups of people who share a set of problems, or a passion about a topic, and who deepen their knowledge and expertise in the area by interacting on an on-going basis.
- 今日的管理者最好知道如何管理組諸的功能、如何激勵員工、如何讓管理的角色取得平衡。
- 本書著重於檔案館員的管理技巧應用
3. The Archival Context [P.7]
- 檔案館員也像其他組織一樣，需要進行可用資源的判斷（經費、人力、空間與設備），因此也需要進行管理
- 檔案館員面對的是特殊的檔案環境(archival environment)
- 大多數檔案館員只是掌管自己少部分的業務(有時甚至是只有自己的「lone arragner」)
- 然而科技技術的演進讓檔案的產生、使用與保存造成巨大的影響
- 提昇組織的價值與有效降低成本將成為重要的問題
- 檔案管理者也有責任學習管理技巧，像是教育、訓練、在職經驗與激勵策略(motivation)
- 檔案館員通常沒有受過管理的專業訓練
- 然而管理者並非天生，也是要持續進修
- 管理任務是高難度的、複雜的、而且也是影響檔案部門生存與否的關鍵
- 本章最後羅列了有用的管理資源可供參考
4. Roles and Responsibilities [P.8]
- 所有的管理者都是在某個管理系統下工作，而管理會有擁有不同的角色與責任
- 規劃：管理同時也必須規劃短期、中期、長期的威脅與機會，並使用策略去提高運作潛力以達成組織目標
- 訓練：管理者需要訓練員工、志工與其他跟組織互動的人，並抱持開放的心胸傾聽他人的聲音
- 協調(coordination)：讓人們在一起工作，並且在有限的時間與效率內專注於完成任務或計畫
| 資源↓ | 功能→ | 規劃 | 組織 | 協調 | 指揮 | 控制 |
| 經費 | 組織主要規劃（包含所有資源） | 多年經費規劃 | 篩選、訓練、激勵 | 週期性的會計資料 | 預算 | |
| 人力 | 招募 | 開會、撰寫聯絡事項 | 成效評估 | |||
| 工作 | 藍圖建設規劃 | 修復順序 | 管理記錄 | |||
- 預算(budgeting)：成功的組織預算規劃是讓組織達到既定目標
- 報告或回饋相當重要，用於確保組織能符合目標
- 組織文化(organization’s culture)：管理風格
- 韋氏字典的定義：
a complex of typical behaviors or standardized social characteristics peculiar to a specific group, occupation, or profession, sex, age, or grade.
一種複雜的行為類型或標準化的社會特色，適用於某個特定族群、職位或專業、性別、年齡或階級 - 有些組織比較積極、創新，有些比較穩定，管理需要了解組織的文化以決定管理的方式
- 資訊革命讓管理者必須要找出他們的定位
- 現在越來越多人認為檔案的保存與取用是透過資訊系統，而非檔案館員
- 資訊專業分野的影響也衝擊了圖書館員、檔案館員以及其他專業
5. Administrative Competence / 管理工作 [P.12]
- 使用備忘(tickler)系統安排工作
- 定期銷燬不使用的檔案
- 使用科技工具(e-mail)減少作業量
- 時常檢視決策伴隨的責任是否有助於或阻礙個人或組織的目標
6. Time Management [P.14]
- 面臨有限時間的處理方式包括
- 增加工作時間
- 提高工作效率
- 分派工作給他人
- 終止無關組織目標的任務
- 建立工作日誌(time log)
- 記錄每天中，不同類型的工作內容以及持續時間
- 以評估自己的工作內容是否符合個人與組織目標
7. Conclusion [P.15]
- 檔案管理者也必須掌握組織、規劃、預算、員工教育等關鍵管理能力與責任。
心得
- 讓讀者有基礎的管理學概念，本以為會跟檔案學有緊密結合，不過看起來跟學科領域的關聯不是這麼大。
- 可以試著用管理學的方式來應用在檔案館進行研究如何？像是以問卷去制定KPI或KRI來評估工作績效之類的？
