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ELIS日常生活資訊檢索 / Everyday life information seeking Approaching information seeking in the context of “way of life”

ELIS日常生活資訊檢索 / Everyday life information seeking Approaching information seeking in the context of “way of life”

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Savolainen所發表的ELIS日常生活資訊行為模型是我國資訊行為相關研究必定會引用的一篇論文,特別是他的那一張架構圖。但除了引用架構圖之外,我還是很認真地勸各位同學好好看一下這篇論文,Savolainen歸納的四種生活管理形態是一種很不錯的分析方式,值得參考。此外,Savolainen後續還有進行許多的相關研究,建議同學也可以讀讀他其他篇文章,請看作者個人網頁


書目資訊 / Bibliography

Savolainen, R. (1995). Everyday life information seeking: Approaching information seeking in the context of “way of life.” Library & Information Science Research, 17(3), 259-294. doi:10.1016/0740-8188(95)90048-9

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摘要 / Abstract

  • 本研究提出了一種模型(framework),以生活方式與生活管理來研究日常生活資訊檢索(everyday life information seeking, ELIS)
  • 生活方式(Way of life)的定義是「事物的順序」(order of things),例如工作與休閒的時間、消費模式、以及興趣。
  • 生活管理(Mastery of life)的定義為「讓事情井然有序」(keeping things in order)。ELIS中有四種生活管理的型態:樂觀-認知(optimistic-cognitive)、悲觀-認知(pessimistic-cognitive)、保守-情感(defensive-affective)與悲觀-情感(pessimistic-affective)
  • 本文檢視了ELIS的兩個主要面向,包括偏好導向與問題解決的搜尋行為。
  • 本研究模型以實徵研究法,透過訪談各11位教師與工人來驗證。
  • 在以偏好導向與問題解決搜尋行為來驗證之後,最後對此模型提出未來研究方向。

大綱 / Outline

  • 1. Introduction [P.1]
  • 2. 非工作的資訊行為基本作法 / BASIC APPROACHES TO NONWORK INFORMATION SEEKING [P.2]
  • 3. 基本概念 / BASIC CONCEPTS [P.3]
    • 3-1. 生活方式 / Way of Life [P.3]
    • 3-2. 生活方式作為「事物的順序」來看 / Way of Life as "Order of Things" [P.4]
    • 3-3. 生活方式的運作 / The Operationalization of Way of Life [P.5]
    • 3-4. 生活管理 / Mastery of Life [P.6]
    • 3-5. 生活管理的發展 / The Development of Mastery of Life [P.6]
    • 3-6. 生活管理的型態 / Mastery of Life-A Typology [P.7]
    • 3-7. 日常生活資訊檢索 / Everyday Life Information Seeking (ELIS) [P.8]
  • 4. 研究架構 / THE RESEARCH FRAMEWORK [P.9]
  • 5. 實證研究:研究目標與資料 / THE EMPIRICAL STUDY: OBJECTIVES AND DATA [P.9]
  • 6. 生活方式的特徵 / OVERALL FEATURES OF WAY OF LIFE [P.12]
  • 7. 偏好導向的日常生活資訊尋求行為 / SEEKING ORIENTING INFORMATION IN EVERYDAY LIFEl [P.14]
    • 7-1. 關注日常生活的面向 / Main Aspects of Monitoring Everyday Life [P.14]
    • 7-2. 生活方式與日常生活資訊檢索行為的互斥性 / Way of Life and ELIS: Mutual Ties [P.15]
    • 7-3. 教師與工人的偏好導向資訊檢索行為 / Teachers and Workers as Seekers of Orienting Information [P.16]
    • 7-4. 電子與印刷媒體的偏好導向資訊檢索行為 / Seeking Orienting Information from Electronic and Printed Media [P.17]
    • 7-5. 分類偏好導向資訊檢索者 / Classifying the Seekers of Orienting Information [P.18]
    • 7-6. 電子媒體使用型態 / Use of Electronic Media [P.19]
    • 7-7. 印刷媒體使用型態 / Use of Printed Media [P.21]
    • 7-8. 結論 / Seeking of Orienting Information: Conclusions [P.23]
  • 8. 問題解決的日常生活資訊尋求行為 / SEEKING PRACTICAL INFORMATION IN EVERYDAY LIFE [P.23]
    • 8-1. 日常生活資訊檢索行為與生活管理的類型 / ELIS and the Types of Mastery of Life [P.24]
    • 8-2. 關鍵事件調查法 / Critical Incidents [P.25]
    • 8-3. 研究方法 / Method [P.25]
    • 8-4. 主要發現 / Main Findings [P.27]
    • 9. ELIS類型的比較 / COMPARISON OF ELIS TYPES [P.29]
  • 10. 結論與評估 / CONCLUDING ASSESSMENTS [P.30]
    • 10-1. 重新定義研究架構的問題 / Questions of Reftig the Research Framework [P.31]
    • 10-2. 結論 / Conclusion [P.32]

筆記 / Note

1. ELIS研究架構 [P.9]

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1-1. 生活方式 / Way of Life [P.3]

生活方式的理論基礎是來自於Pierre Bourdieu (1984) 對於興趣(habitus)的定義:

habitus is a socially and culturally determined system of thinking, perception, and evaluation, internalized by the individual.

興趣是一種個人由社會與文化所決定的思想、覺知、評估、內化系統

由於興趣的定義太過抽象,本研究提出了「生活方式」(way of life)來描述興趣的實務表現

  • way of life is mainly constituted through everyday activities and their mutual valuation whereas life style primarily refers to “surface” elements of way of life,
    生活方式主要是透過每天的活動以及生活型態的共同價值反映出生活方式的"表面"元素
  • 例如消費型態與生活,強調日常生活中的個人喜好

生活方式通常會被視為「事物的順序」(order of things)

  • 「事物」(Things)是指日常生活中的各種活動,包括工作、家事與志工
  • 「順序」(order)則是指對這些活動的偏好

生活方式的運作概念,可由三種變項組成:

  • 時間安排(the structure of time budget):將時間用於工作、工作之外的必要活動(例如家事)與興趣(讀書、看電視)的比例
  • 消費型態(models of consumption):個人將金錢用於購買商品或服務上,例如購書與看運動比賽
  • 興趣(nature of hobbies):可知道人們做起來最愉悅的事情,併揭示其資訊來源的偏好,像是休閒時候讀報紙
1-2. 生活管理 / Mastery of Life [P.6]

生活管理:由於生活方式不會自動產生有意義的順序,因此生活管理就是把事物都安排好

  • 這與心理學、社會學所使用的名詞相關:life management, managing one’s own life, life control, and coping

生活管理型態:影響生活管理的重要因素,是個人所在的問題情境,以及解決問題的資訊尋求。

生活管理的問題情境可以從問題解決的兩種維度來分析:

  • 認知 (cognitive) vs. 情意 (affective):認知導向是強調有系統性地解決問題;情義導向則是相反
  • 樂觀 (optimism) vs. 悲觀 (pessimism):對於問題是否有可能解決的期望

因此基於上述兩種維度,生活管理可以分成四種型態:

  • 樂觀-認知(Optimistic-cognitive):能夠積極地解決問題,並具備系統性資訊檢索檢索技能
  • 悲觀-認知(Pessimistic-cognitive):有系統地搜尋資訊,但不期待能夠解決
  • 保守-情意(Defensive-affective):樂觀地認為問題可能解決,但是常常忽略現實考量而容易失敗。
  • 悲觀-情意(Pessimistic-afective):不積極解決問題,而是以尋求短暫快樂為主
2. 實徵研究:偏好導向(Orienting)與問題解決(Practical)的日常資訊檢索行為
  • 本研究以ELIS分析了兩種族群:中產階級(教師)與藍領階級(工人)
  • 研究對象:1993年來自芬蘭的11位教師與11位工人
    每人訪談至少90分鐘
    • 半結構訪談法:關注職業特性、消費型態、休閒時間的用處、各種情境下資訊尋求使用的媒體以及資訊的價值,以及日常生活資訊尋求
    • 關鍵事件訪談法:詢問最近印象深刻的問題情境,並分析問題解決的方式與尋找的資訊
  • 資料分析:
    • 以內容分析法(content analysis)進行分析
    • 生活管理的型態係研究者以客觀定義來歸類,而非直接詢問受訪者
  • 分類資訊尋求的偏好導向
    • 本研究採用Erametsa (1990)的概念來判斷媒體使用量的高中低
    • 媒體的使用偏好被歸類為認知導向、中立、情意導向
  認知導向 情意導向
特性 考慮現實情況 傾向於脫離現實的思考
資訊檢索 從不同來源取得資訊 偏好直接從資訊尋求中獲得結果
看報紙 長篇論述、政治、科學與傳統 娛樂版
讀書 -- 很少讀書
電視與廣播 關注政治與文化發展 廣告節目、電影與影集、娛樂節目、搖滾樂
  • 媒體使用型態:
    • 電子媒體:電視、廣播
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    • 紙本媒體:書本、報紙
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    • 從圖2跟圖3中可以發現資訊尋求行為中,媒偏好與媒體類型無關係
    • 教師在紙本媒體中比工人更傾向於認知導向
  • 問題解決的關鍵事件調查:
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    • 調查結果沒有發現被歸類到悲觀-情意的事件
    • 生活管理類型跟社會階級無關
    • 由於問題是互不相干,因此難以找到可度量的單位去做長期且大量的分析
4. 結論與評估 [P.30]
  • ELIS還需要做更多的實證確認
  • 未來研究模型應該納入資訊可取得性(availability and accessibility of information)
心得
  • 分析的方法很淺顯易懂,可作為訪談結果結合理論模型進行分析的範例。
  • 驗證方式跟結果則是緊密地跟時代背景結合
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SMART與SIRE實驗性檢索系統 / The SMART and SIRE experimental retrieval systems

SMART與SIRE實驗性檢索系統 / The SMART and SIRE experimental retrieval systems

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這篇是講資訊檢索歷史中Salton所發展的代表性檢索系統SMART,可以看得出1997年所使用的技術早就已經相當成熟了。


書目資料 / Bibliography

Salton, G., & McGill, M. J. (1997). The SMART and SIRE experimental retrieval systems. In Readings in information retrieval (pp. 381–399). Morgan Kaufmann Publishers Inc. Retrieved from http://dl.acm.org/citation.cfm?id=275715

這一份文章是書中的一個章節。這個章節是橫著擺,就是跟其他作者不一樣,讀起來有點麻煩啊。

前言 / Preview

本章的目標是未來資訊檢索系統中可能會用來處理分析、檔案組織、搜尋以及檢索的方法。

SMART系統可能是不基於倒置索引檔(inverted file technology)中最知名的實驗系統。本章會詳細介紹SMART系統的細節,包括自動索引方法、叢集式檔案組織 (可以講相關資料彙集成一個常見的類別)、以及互動式搜尋技術(使用相關回饋來改善使用者下檢索詞彙的問題)。

各種其他實驗的檢索系統,包括SIRE,也使用了許多創新但目前仍不常見的功能。本章最後會介紹這些例子。本地叢集化的方法以及在布林檢索中結合詞彙權重的方法,可以將使用者的回饋與查詢結合在一起。

大綱 / Outline

  • 0 PREVIEW
  • 1 INTRODUCTION
  • 2 THE SMART SYSTEM ENVIRONMENT
    • *A Vector Representation and Similarity Computation 向量呈現 與 相似度計算
    • *B Vector Manipulation  向量操弄:相關回饋 & 叢集文件檔案
    • C Vector Generation  自動產生向量
    • Figure 4-8 Simplified SMART system flowchart.
  • 3 SMART SYSTEM PROCEDURES
    • A Automatic Indexing
      • 1 Synonym dictionaries, or th.esauruses 索引典
      • 2 Hierarchical term arrangements 階層詞彙排序
      • 3 Syntactic analysis 語法分析
      • 4 Semantic analysis 語義分析
      • simple automatic methods
      • Table 4·1 Phrase-generation process. 斷詞分析過程
      • Figure 4-9 Single-link cluster example 共現詞製作叢集範例
      • Figure 4-10 Typical SMART automatic
        indexing process.
    • *B Automatic Document Classification
      • Several problems may arise
      • Figure 4-11 Example of cluster splitting process
      • Figure 4-12 Cluster generation and search . (Adapted from reference 18.)
    • *C Relevance Feedback Operations
      • Figure 4-13 Relevance feedback operation .
      • Figure 4-14 Relevance feedback en- vironment.
    • *D Dynamic Document Space
  • 4 AUTOMATIC ENHANCEMENTS OF CONVENTIONAL  RETRIEVAL
    • *A Document Ranking and Term Weighting
    • *B Retrieval through Man-Machine Dialogue and Local  Clustering
  • REFERENCES

筆記 / Note

SMART的基礎

  • 向量呈現與相似度計算
  • 向量操弄:相關回饋 & 叢集文件檔案
  • 向量產生的方法

SMART的貢獻

  • 自動索引
  • 自動文件分類
  • 相關回饋
  • 動態文件空間
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現代資訊檢索概論 / Modern information retrieval A brief overview

現代資訊檢索概論 / Modern information retrieval A brief overview

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這是另外一篇資訊檢索歷史的文章。裡面的名詞你都知道嗎?


書目資料 / Bibliography

Singhal, A. (2001). Modern information retrieval: A brief overview. IEEE Data Engineering Bulletin, 24(4), 35–43.

摘要 / Abstract

數千年以來,人們開始瞭解資訊儲存與取用的重要性。隨著電腦時代的到來,大量資訊的儲存變得可行,而且如何從這些儲存庫中取得有用的資訊也成為必須面對的課題,資訊檢索(Information Retrieval, IR)就是因應這樣的需求而在1950年代誕生。

經過經過40年之後(布丁註,本文為2001年),資訊檢索領域已經有相當成熟的發展,每天都有不同使用者操作著各種資訊檢索系統。

這篇文章概要地回顧了資訊檢索領域的重要發展,並且描述該領域的現況。

大綱 / Outline

1 Brief History

2 Models and Implementation

2.1 Vector Space Model 向量空間模型

2.2 Probabilistic Models 機率模型

2.3 Inference Network Model 推論網路模型

2.4 Implementation

3 Evaluation

4 Key Techniques

4.1 Term Weighting 字詞權重

4.2 Query Modification 查詢修正

5 Other Techniques and Applications

6 Summing Up

References

簡易筆記 / Note

這一篇分成將IR的歷史與IR的技術。

 

[IR的歷史]

  • 公元前3000: 蘇美人楔形文字泥板
  • 紙 & 印刷術 -> 電腦
  • 1945: Bush -> 存取大量知識 -> 如何自動檢索文本
    -> 1957: Luhn 關鍵字檢索
    - 1960s: Salton's SMART
  • - 1970s~1980s: 多維度檢索 -> 但難以用於大量文本
    -> 1992 TREC鼓勵大文本檢索

[IR技術]

  • 布林系統的缺點:沒有相關性排序
  • IR模型
    - 向量空間
    - 機率模型
    - 推論網路模型 (貝氏網路推論模型)
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資訊檢索的7個時代 / The seven ages of information retrieval

資訊檢索的7個時代 / The seven ages of information retrieval

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這一篇最近一次考試中考出來的一篇文章,回顧1945到近2010年間的資訊檢索發展歷史。像這種歷史回顧性的文章是列入考題的熱門題材,而回顧文章的寫作方式也是很值得作為參考。


書目資料 / Bibilography

Lesk, M. (1996). The seven ages of information retrieval. UDT Occasional Papers International Federation of Library Associations and Institutions. Retrieved from http://lesk.com/mlesk/ages/ages.html

摘要 / Abstract

Vannevar Bush他在1945年發佈的文章為世界的圖書館建立了一個快速取得資料的目標,而這個目標應該在經過65年之後的2010年完成(布丁註:該文章是在1996年發表)。因此,我們就可以將歷史記錄與Bush所想的做個比較。

資訊檢索(information retrieval)這個學科在1950年代與1960年代經歷了學童期(schoolboy),然後在1970年代積極發展之後,其研究成果,例如全文檢索系統(free-text search systems)在1980年代與1990年代廣泛應用於一般民眾的身上。

統計與智能內容分析兩種技術是資訊檢索主要的發展方向。以往的重點大多在前者,但是到了現代網際網路發展之後,人所建立的連結逐漸受到重視。

當我們學習如何處理文字資訊的時候,資訊檢索則是更進一步,朝向聲音與影像檢索的處理議題進行研究。而這些內容也正是現在圖書館發展多媒體數位館藏所要面對的問題。

在經過了如同個人一生的時間之後,我們看起來總算可以完成Bush的夢想了。

大綱 / Outline

  • Abstract
  • Introduction
  • 1. Childhood (1945-1955)
  • 2. The Schoolboy (1960s)
  • 3. Adulthood (1970s)
  • 4. Maturity (1980s)
  • 5. Mid-Life Crisis (1990s)
  • 6. Fulfillment (2000s)
  • 7. Retirement (2010)
  • What might go wrong?
  • What might go right?
  • References

筆記 / Note

  1. Childhood 幼年期:卡片目錄
  2. The Schoolboy 學童期:線上索引系統, recall-precision, SIG-IR, 實驗系統 NASA's RECON, 化學摘要關鍵字檢索 (free text search), 相關回饋, 仍在研究中
  3. Adulthood 成長期:電腦輸入更容易,分時與批次系統,資料庫系統商業化, MARC計劃, 合作編目, 布林邏輯搜尋, Lexis 全文搜尋系統,辦公室自動化,專家系統與人工智慧
  4. Maturity 成熟期:儲存空間成本降低,檢索系統改變:摘要與索引->全文;讓非專家也能用、OPAC興盛:感謝OCLC與RLG提供合作編目、全文檢索系統興盛、新聞雜誌都上線、CD普及是關鍵改變
  5. Mid-Life Crisis 中生代危機:網際網路興起、個人網頁興起、掃描興起、美國的數位圖書館計劃
  6. Fulfillment 完成期:處理圖片、聲音、影片->多媒體圖書館、掃描老文件(JSTOR計劃)
  7. Retirement 退休期:作者預期的夢想:電腦化完成、書籍數位化完成、個人電腦盛行、放棄難讀的手稿、節目多樣化、遠距學習、圖書館經濟體
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如何關閉TeamViewer的Quick Connect Button / How to disable TeamViewer’s Quick Connect Button

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如何關閉TeamViewer的Quick Connect Button / How to disable TeamViewer’s Quick Connect Button

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本文將教大家如何關閉TeamViewer的「快速連線按鈕」(Quick Connect Button)。因為這個功能埋得太深入了,讓我不得不憤而寫一篇圖文介紹來教大家怎麼關閉。


什麼是「快速連線按鈕」? / What is “Quick Connect Button”?

TeamViewer是一個知名的跨平臺遠端桌面免費工具,我在之前也有介紹過它。然而TeamViewer不甘成為簡單的工具,在多年的改版之後加入了我們很多用不到的功能,其中一個功能叫做「快速連線按鈕」 (Quick Connect Button)。

雖然寫這篇的時候TeamVeiwer已經發展到11.0.53.254版,但其實TeamVeiwer早就在2009年的4.1版就已經加入了「快速連線按鈕」的這個功能。

快速連線按鈕是會在每一個視窗的右上角加上一個左右箭頭 「<->」image的按鈕。使用者可以點選這個按鈕、然後選擇要分享的聯絡人(Partner),就能夠直接把這個視窗畫面傳送給對方看。

但是老實說,通常我們操作電腦來解決問題時不會只用一個視窗,而且快速連線按鈕會讓我常使用的遠端連線管理工具mRemoteNG出問題。

最近終於忍不住想要來找找怎麼關閉快速連線按鈕了。但是這個按鈕不光是在哪裡設定,我一開始連名字叫做什麼都不知道。隨意找幾個關鍵字之後,發現網路上非常多教學都在教怎麼關閉快速連線按鈕,例如Rizonesoft的這篇或是Ashwin這篇。Rizonesoft寫得更是好笑,他說光找這設定可花了他10分鐘。對一個號稱簡單使用的軟體來說,TeamViewer真應該檢討一下。


如何關閉快速連線按鈕 / How to Disable Quick Connect Button

回到正題,讓我們繼續講怎麼關閉快速連線按鈕。以下我以TeamViewer 11.0.53.254版作為例子來說明。

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首先我們打開TeamViewer,進入「其他」中的「選項」。

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在「TeamViewer選項」對話視窗中,從左邊進入「進階」,然後選擇「顯示進階選項」。

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找到「電腦與聯絡人的進階設定」,底下有「快速連線按鈕」,請按下右邊的「設定」。

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在「設定QuickConnect」對話視窗中,我們把「顯示QuickConnect按鈕」的選項取消打勾。然後一路按「確定」退出設定。

這樣就大功告成囉,希望大家使用TeamViewer順利!

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從資訊行為到數位學習 - 談數位閱讀之研究 / From Information Behavior to Digital Learning: Conducting Digital Reading Research

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從資訊行為到數位學習 - 談數位閱讀之研究 / From Information Behavior to Digital Learning: Conducting Digital Reading Research

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我在2015年12月的時候承蒙淡江大學資訊與圖書館學系陳亞寧老師的邀請,到他的課堂上跟研究生演講我的數位學習與數位閱讀研究領域,演講名稱訂為「從資訊行為到數位學習 - 談數位閱讀之研究」。

這次演講我希望讓同學認識到數位閱讀研究其實不只有閱讀偏好的調查,或是比較紙本還是數位哪個好的傳統議題。我們也可以用學習的角度來看數位閱讀,並用巨量資料的方式進行分析。


投影片 / Slides

投影片下載:OneDriveSlideShareGoogle DriveBoxMega

大綱 / Outline

  • 巧合:圖書館+數位學習=?
  • 他山之石:數位學習的研究方法
  • 不只是資料:巨量資料與閱讀
  • 找到資料之後:數位閱讀的資訊行為

由於擔心資圖系的同學不太瞭解為什麼會從圖書館的研究場域跳到數位學習,所以我開頭先講了一下自己的經歷。因為是比較啟發式的主題,所以我是用輕鬆的方式來演講,希望能夠引發同學的興趣。

其實這個演講的內容是我希望作為博士論文的題目。作為介於圖書資訊學、數位學習以及資訊科技中間的跨領域研究者,我覺得我們應該從開拓不同的研究方式來重新審視傳統議題。閱讀是傳統學習的議題,但是加入數位學習的應用與分析之後,它就可以從全新的角度切入。

後續當然還有很多題目可以做。不過做一份研究的重點其實不是做大,而是小題大作。如何將眾多有趣的想法聚焦成為一個可以執行的計劃,這才是做研究最重要的起步。


後記 / Postscript

演講的過程比我想象中的還要順利。準備好的幾個笑話,同學們也很捧場。但最重要的是,同學針對我的演講問了很多很深入的問題。例如潛水者的處理方式、太多標註時候的混亂問題。這些問題在往年的研究中其實都有處理過,但還是很驚訝同學居然也發現到這個問題。淡江資圖系的學生真是前景可期啊!

(more...)

你是Word小博士嗎?來試試看這些題目你會不會? / A Microsoft Word 2013 Test

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你是Word小博士嗎?來試試看這些題目你會不會? / A Microsoft Word 2013 Test

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Microsoft Word是很昂貴的軟體,可是卻很多人都只把它當作打字工具,未免有些浪費。我最近在空大教授「Word專業文件排版」的課程中出了一些Microsoft Word 2013的考題,整理整理放在這邊讓大家來挑戰看看。看看下面的題目你會不會答呢?如果答不出來,太棒了,表示你又可以學到了Word的小技巧了喔。


選擇題 / Multiple Choice Question

Q1. 有關「尋找與取代」的功能,請問下列哪一個選項正確?
  1. 搜尋選項無法設定「類似音符(日文)」
  2. 尋找「功能變數」時必須要勾選萬用字元項
  3. 格式尋找包括「樣式」,例如「標題1」
  4. 以上皆不正確

(點此顯示答案)

答案:選項3是正確的,格式尋找包括「樣式」,例如「標題1」。

選項1是可以設定「類似音符(日文)」。選項2不需要勾選就可以尋找「功能變數」。選項1跟選項3都在請看下面的「進階尋找」對話視窗。

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Q2. 請問下列哪一個圖示是「比較文件」功能?
  1. clip_image002
  2. clip_image004
  3. clip_image006
  4. clip_image008

(點此顯示答案)

答案:選項1clip_image002

選項2clip_image004 是英文字典的同義字功能。

選項3clip_image006 是稿紙功能。

選項4clip_image008 是分隔設定。

Q3. 若資料來源內有一欄位為年齡,該欄位資料內容為18到90之間的數字,利用規則中哪項功能變數,可將44之前顯示為「青年」、45到59之間顯示為「中年」,60以上顯示為「老年」?
  1. If…Then…Else
  2. Next Record
  3. Merge Record#
  4. Ask

(點此顯示答案)

答案:選項1「If…Then…Else 」。這些都是合併列印的時候可以使用的功能變數。

選項1 「If…Then…Else」是可以根據資料來源中的某些條件來改變要顯示的內容。

選項2「Next Record」可以在一份合併列印文件中插入兩筆或更多資料。一般一份合併列印文件只會對應到一筆資料,但用「Next Record」就可以插入很多筆。

選項3「Merge Record #」是是顯示此合併記錄是資料來源中的第幾筆。

選項4「Ask」可以在建立合併列印時跳出對話視窗讓使用者手動輸入資料,例如套用在這次信函中的祝福語。

Q4. 如何從其他的Word檔案匯入樣式到現在編輯的Word檔案?
  1. 開啟樣式工作窗格,管理樣式→匯入/匯出,在左側開啟欲匯入樣式的文件,在右側開啟匯出樣式的文件,選取欲匯入的樣式→複製。
  2. 開啟樣式工作窗格,管理樣式→匯入/匯出。
  3. 開啟樣式工作窗格,將欲匯入之樣式直接拖曳至目標文件。
  4. 開啟樣式工作窗格,管理樣式→匯入/匯出,在右側開啟欲匯入樣式的文件,在左側開啟匯出樣式的文件,選取欲匯入的樣式→複製。

(點此顯示答案)

答案:選項4。

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雖然操作很複雜,但這其實是很好用的功能,可以在新的文件中繼承之前設定的樣式,值得一學。

Q5. 有一個 word 長文件,文件內容包含多個章節,編輯者希望利用各個章節的標題,快速輕鬆的製作文件的目錄。為達此目的,以下那個選項是製作文件的目錄前必須要先操作的動作?
  1. 各個章節的標題須套用項目符號
  2. 先將標題樣式套用至各個章節的標題
  3. 各個章節的標題須套用交互參照。
  4. 各個章節的標題須套用編號設定。

(點此顯示答案)

答案:選項2「先將標題樣式套用至各個章節的標題」。

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「標題」樣式在「常用」索引標籤中。我建議以「標題1」、「標題2」等不同層次套用。這招在寫論文的時候特別重要!

Q6. 請問下列哪一個圖示是「封面頁」功能?
  1. clip_image010
  2. clip_image012
  3. clip_image014
  4. clip_image016

(點此顯示答案)

答案:選項4clip_image016

選項1clip_image010是「空白頁」。

選項2clip_image012是「快速組件」。這功能一般人比較少用,可用來插入「標題」、「作者」等設在文件上的文件摘要資訊,以及其他功能變數。

選項3clip_image014是「註解」。

Q7. 請問「尋找」的鍵盤快速鍵是什麼?
  1. Ctrl + H
  2. Ctrl + B
  3. Ctrl + F
  4. F9

(點此顯示答案)

答案:選項3「Ctrl + F」。

選項1「Ctrl + H」是取代的快速鍵。

選項2「Ctrl + B」是粗體字。

選項4「F9」是更新選取欄位。


問答題 / Free Response

Q8. 請問「追蹤修訂」是怎樣的功能?請描述一個可以使用追蹤修訂的情境。

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追蹤校訂可以記錄該文件變更的過程,像是新增、刪除文字、修改格式等等。

例如我可以將Word檔案寄給指導教授,並請指導教授修改。這時候可以開啟追蹤修訂功能,記錄教授修改論文的地方。收到教授寄回的論文時,就可以看到自己的論文到底被修改了那些地方。

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以前我也介紹過這個功能喔。

Q9. 請問「合併列印」是怎樣的功能?請描述一個可以使用「追蹤修訂」的情境。

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合併列印是利用Excel做為資料來源,Word 做為讀取和輸出之用途。可用於薪資條、學員成績單、員工考核結果、個人績效表、邀請函、信封(收件人和地址)、畢結業證書等等。

某百貨公司宣傳部門的員工,剛好有個活動即將展開,為了讓公司會員得知該活動訊息,於是要將宣傳單寄送給會員,會員的地址與收件人的電子檔資料也都有了,寄送宣傳單給眾多的會員時,就可以利用 word 軟體中合併列印,以輕鬆快速的方式將會員姓名與地址資料連續列印到個別的宣傳信封上,而且不需要在電腦上逐次修改收件者。

Q10. 請列舉Word中可以插入的物件檔案,至少3種。

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主要是Microsoft Office系列的檔案,例如Microsoft Word、Microsoft Excel跟Microsoft Power Point。

Q11. 如果要同時選取全文件都套用「標題1」的文字,請問應該如何操作?

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在「樣式」工作窗格中,在指定的樣式上按 滑鼠右鍵 ,選擇「全選: (無資料)」或「選取相同設定」,便可選取文件中相同樣式的文字。

Q12. 如果長文件在編輯之後有更改章節的標題,但回過頭來發現目錄的標題跟實際標題不符合,請問應該如何操作?

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在目錄上選取「更新目錄」。

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然後選擇「更新整個目錄」即可。

Q13. 請說明「文字換行分隔符號」、「分頁符號」與「分節符號」之間的差別。

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文字換行分隔符號也就是常用的Shift + Enter,是用來為同一段落的文字強制換行,但是仍然套用同一段的格式。常常用於清單功能中。

分頁符號則是Ctrl + Enter,是強制換頁,但是不同頁之間仍保持在同一節。

分節符號是用來將長文件區分章節,分節之後可以為各節設定版面配置與頁首、頁尾與頁碼。

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